BPO Times

業務効率化は作業のムダの可視化とマニュアル作成がおすすめ!

2019年8月30日 15:00 カテゴリー : BPO Times

人材不足が叫ばれる昨今、業務効率化してより生産性を高くしたいと考える企業も多いでしょう。しかし、何から始めたらよいかわからないと情報を集めている方は少なくないのではないでしょうか?

業務効率化するためには、業務の可視化とマニュアルの作成を行うことがおすすめです。 業務の可視化で、ムダな作業や属人化した問題のある業務を洗い出し、作業時間が減るようにフローを再編成します。
そのフローをマニュアルに落とし込むことで、誰でも効率の良い方法で作業できるようになるのです。

この記事では、業務効率化の必要性、業務効率化する方法、可視化・マニュアル作成の目的と理由、マニュアルの運用方法、マニュアル作成のポイントをまとめています。 最後におすすめの外部委託先をご紹介します。

業務効率化の必要性

業務効率化とは、現在の業務をより効率的にするために、不要な手順を省きコスト削減をすることです。
はじめに業務効率化の必要性について見ていきます。

業務のムダを見つけてコストを下げる

実際の業務を行っていくなかで、「既に作業が終わっているのに他の人が知らずに同じ作業を行ってしまう」、「業務内容が分からなくなるたびに他の人に聞きに行く」などのことが起こります。

そのような問題の解決策は、業務フローやマニュアルを整備することです。
誰がいつどのような方法で作業するのかが明確になるため、今まで業務にかかっていたムダな時間を削減でき、その結果コストも下がります。

属人化をなくしてより生産的に

複雑な判断分岐をする作業はベテラン社員が行っていることが多いでしょう。
そのような作業の中には、業務の作業を動作レベルまで可視化することで、誰でも行うことができる業務も隠れています。

そのような作業をマニュアル化し引継ぎ・分散することで、今までの担当者はより生産性の高い仕事をすることができるようになります。

担当者の負担が減少し時間的余裕が生まれる

業務の可視化をすると、今まで意識せずに行っていた非効率な作業も洗い出され、効率のよい業務フローになおすことができます。最適化された業務フローをマニュアル化することで、誰でも効率のよい方法で作業ができるようになるのです。

そのため、担当者の負担が減り時間的な余裕が生まれ、コア業務に集中できるようになるでしょう。 
【関連記事】「業務プロセスの可視化で中小企業の生産性を向上」 https://mamabpo.jp/blog/8299/

業務効率化する方法

つぎに、業務効率化する方法について触れていきます。

業務の可視化

業務効率化する際に、はじめに業務の可視化を行うとよいです。
業務の可視化とは、業務がどのような流れで行われているかをフローチャートやグラフなどを用いて、目に見える状態にしておくことです。

業務の可視化をすると、業務のムダが目に見える形となるため、業務効率化の基礎になります。

マニュアルの作成

業務の可視化と共に、マニュアルの作成も行うとよいです。
マニュアルを作成することで、手順を考える手間やムダな作業が省けるため、コストや時間の削減が期待できるのです。

また、マニュアルを用意しておくことで、多くの社員は指導係の社員から説明をほとんど受けずに仕事のやり方を学ぶことができます。
どうしてもわからない点だけを指導係に聞く状況であれば、効率的に仕事を進めることができるでしょう。

可視化・マニュアル作成のメリットと注意点

業務の可視化やマニュアルを作成する目的は、業務のフローや手順を決め、ミスやムダをなくすことです。ここでは、業務の可視化とマニュアルを作成するメリットと注意点について説明します。

可視化・マニュアル作成のメリット

業務を可視化すると、重複する作業や手順が洗い出され作業時間の短縮につながります。 マニュアルを作成すると、業務フローが最適化されているため、業務を進めている最中に作業手順について迷う時間が大幅に軽減され作業時間が短縮されるのです。

また、一人の社員しか業務内容を知らない、他の人が代わりに行うことができないなど属人化した業務が社内に潜んでいる場合もあります。
マニュアルを整備してあれば、その業務をこなせる唯一の人材が休んだり、突然退職してしまう場合にも対応することができるのです。

可視化・マニュアル作成時の注意点

可視化・マニュアル作成するときにはどのようなことに注意する必要があるのでしょうか? 業務の可視化では、「目的に沿ったデータを正確にとる」ことに注意する必要があります。

例えば、作業時間を削減するために可視化をしても、個々の作業時間をデータにするだけでは意味がありません。
なぜ作業時間に時間がかかっているか、作業フローを可視化して分析することが必要です。

マニュアル作成では、「使いやすい内容になっているか気を配る」ことが必要です。情報量が多く使いにくい、表現が難しく読みにくいといった問題が起こり、最悪の場合せっかく作成したにも関わらず使われなくなってしまうこともあります。 

可視化・マニュアル作成後の運用

業務を可視化しマニュアルの作成を行った後、最大限に効果を発揮するためには、正しく運用することが大切です。
運用するうえで気を付けるべきポイントについてご紹介します。

マニュアルを使って第三者に作業させる

マニュアルを作成した後、今まで業務を行ったことがない第三者にマニュアルを渡し、その手順に沿って業務を行ってもらうよう依頼しましょう。
無事終えることができれば、誰でも簡単に業務を行うことができるようになったということです。

手順が変更された際にアップデートする

マニュアルを実際に運用していく中で、マニュアルを変更したい要望が出てくる場合があります。その際には、都度マニュアルや業務フローもアップデートが必要です。 アップデートを怠ると、マニュアルは古い内容のままであるため、実際の業務と異なりミスが発生してしまいます。

運用体制を決めておく

業務フローを可視化し、マニュアルを作成しても、担当者がその後の運用まで考慮していないことがあります。
このような場合に、いざ運用しようとしてもマニュアルがどこにあるのか分からない、マニュアルがバージョンアップされていないなどの問題が起き、時間がとられてしまうケースがあります。

これらの問題を未然に防ぐために、事前にマニュアルの整備方法・保管場所・更新するタイミングなどを決めておくとよいです。

マニュアル作成のポイント

誰でもミスなく効率的に作業できるマニュアルにするための作成ポイントをご紹介します。

マニュアルを作る前に業務を見直す

効率の悪い業務手順のままマニュアルを作成すると、作業する度に余計な時間とコストが発生してしまいます。
そのため、マニュアルを作成する前に、業務の中で効率化できるところがないか見直すことは必須です。

誰でも理解しやすい記述方法にする

文章がただ並んでいるだけのマニュアルは当然ながら読みにくく、業務担当者の理解度が下がります。そうならないためにも、表現方法を工夫することが大切です。

マニュアルには、「誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どうやって」の5W1Hを載せることで、わかりやすい内容になります。
また、マニュアルの全ページのデザインに統一感を持たせることで、どの部分を見ると必要な情報が載っているかがわかるようになります。

自社で作成が難しい際には外部委託を利用する

自社でマニュアルを作ることも可能ですが、業務が複雑でマニュアル化が難しい、わかりにくいマニュアルになってしまうといった悩みを持つ企業も多いでしょう。

このような場合は、業務効率化のプロに外部委託することがおすすめです。
外部委託を行っている企業では、業務効率化のプロが業務をヒアリングし、専門のライター、デザイナーがマニュアルを作成するので短時間で高品質なマニュアルを得ることができます。

外部委託おすすめ企業

業務の可視化、マニュアル作成のおすすめ企業をご紹介します。

Mamasan&Company株式会社

https://mamabpo.jp/ 
Mamasan&Company株式会社は、国内外の優秀なクラウドワーカーが在籍するBPO企業です。実務を担当するワーカーは子育て中のママさんが多いため働く時間が限られており、時間もバラバラです。

しかし、徹底的に業務フローを細分化しマニュアル化することで、効率よく業務を行うことに成功しているため、業務効率化には定評があります。
値段もリーズナブルです。

株式会社フィンテックス

https://www.fintecs.co.jp/
株式会社フィンテックスは、マニュアル作成専門の企業で、「つい読んでしまうマニュアル作成」をモットーにしています。制作実績が豊富であるため、安心して業務を依頼することができます。

紙媒体やPDF以外に、HTMLのマニュアルも作成可能であるため、紙媒体が多く整理したい、動画を埋め込みたいなどの要望に対応できます。
また、マンガや動画のマニュアル作成も可能です。

YAMAGATA INTECH株式会社

https://www.how2work.jp/
YAMAGATA INTECH株式会社では、業務マニュアルの作成をサポートする「はたらきかたマニュアル」サービスを提供しています。
専門のライターがクライアントの会社に合わせマニュアルを作成するため、マニュアルの作成方法がわからない場合にも対応可能です。

また、多言語のマニュアルも作成可能であるため、グローバル展開を行いたいケースでおすすめです。

まとめ

業務を行っていくなかでは、ムダな作業や属人的な業務が生じてきます。
そのようなムダを可視化し、作業を効率的に誰でも行えるようにマニュアル化することで、コストの削減につながります。

しかし、「どうしたら業務が効率化するのか判断が難しい」、「マニュアル作成の人員を割くことができない」、「わかりやすく書くことが難しい」といった場合には、一度業務効率化の専門家に外部委託を検討してみるのがおすすめです。

業務効率化のプロが作業工数のかかっている業務の可視化を行い、専門のライターやデザイナーがマニュアルを制作するため、短時間で高い効果の業務効率化が可能となるでしょう。