従業員の立替経費の精算は、申請者・承認者・経理担当者・経営者それぞれに細かい作業が必要で、手間も時間もかかる業務なのではないでしょうか。
「経費精算業務に時間がかかってしかたがない」「社員が申請ルールを守ってくれない」といった経理担当者の悩みを解決する方法として、経費精算業務をアウトソーシングする企業が増えています。なぜなら、昨今のクラウドサービスの普及によって、導入時のコストや手間を減らすことが可能だからです。
ここでは、経費精算業務の効率化を図るために様々な企業が導入し、国内導入シェアナンバーワンの「楽楽精算」の特徴と、アウトソーシングのメリットを中心に、事例としてMamasan&Companyについてご紹介します。
楽楽精算って？
楽楽精算とは、経費・交通費・出張費・旅費・交際費など、お金に関わる全ての処理を一元管理できるクラウド型の交通費・経費精算システムです。
申請者と経理担当者が普段から経費管理データを共有できるため、業務の簡素化が期待できます。
楽楽精算を利用する場面
例えば、営業担当者が交通費などの精算を行う場面は多くの企業によくあることです。
会社に戻り、紙の清算書に手書きをして印鑑を押し、上司に提出するといった作業を今でも必要としていることもあるでしょう。
楽楽精算では、外出先からスマートフォンやタブレットを使って、交通費などの経費管理や申請処理ができます。つまり、移動時間などを利用して、日々手続きができるようになります。
経理担当から見れば、交通費の申請処理が月末や期末に集中せずに分散されるだけでなく、経費管理情報がデータ化されているため、経費情報を会計システムに手入力することなく取り込むことも可能です。
楽楽精算の導入によって経理担当の負担を軽減することはもちろん、申請者など全ての社員の負担を軽減することができます。
楽楽精算の特徴
楽楽精算は、経費精算時に手入力を減らす機能や仕訳・支払いなどの経理処理を簡単にする機能が豊富です。
担当者のモチベーション低下に繋がるような業務の手間をなくし、間違えが発生しない仕組みを作ることができるため、経費の申請・精算・処理までの工程をすべて効率化できます。
また、楽楽精算を利用する従業員数に応じて月額料金が変動するため、無駄なコストをなくすことも可能です。
ここでは、経費精算業務を簡単にする機能を詳しく見ていきましょう。
領収書読み取り機能
AI機能が搭載された領収書読み取り専用のアプリで領収書を写真撮影すると、領収書の金額や受領日などの内容を自動で読み取りデータ化されるため、手入力の手間や誤りを削減できます。
電子帳簿保存法にも対応しており、外出先からの経費精算を簡潔します。同時に、申請内容確認業務の改善も図ることができるでしょう。
承認フローの設定と自動仕訳機能
楽楽精算では、各企業の運用に合わせて承認フロー（ワークフロー）を自由に設定することが可能です。部署や等級による個人ごとの設定だけでなく、同一社員でも申請内容や金額などの条件によって承認ポイントを分けるなど柔軟に設定し、既存の運用ルールをそのままシステムに移行することができます。
また担当者が不在でも、代理申請・承認もできるため支払の遅れなどもなくせるでしょう。
さらに、申請する項目に勘定科目と税区分が紐付いているため、申請時点で自動的に仕訳が完了します。現在使用している会計ソフトに合わせたデータを作ることが可能で、面倒な仕訳と会計ソフトへの入力作業をなくすことができます。
規定違反チェック機能
あらかじめ設定した自社の経費精算規定に沿わない申請がされた際に、申請できないようにしたり、警告が出るようにしたりできます。
例えば交通費精算で「必要項目の入力が抜けていると警告が出る」などと設定し、申請前に間違いを防ぎ止めることが可能です。これにより、差し戻しの手間も、規定に関する教育も減らすことができ、内部統制強化にも繋がるでしょう。
楽楽精算の評判は？
楽楽精算は、従業員が10人程の中小企業から1000人を超えるような大規模企業まで、幅広い企業が導入しています。
これまでに導入した企業からの評判を見ていきましょう。
操作が簡単で使いやすい
経費精算に関わる細かい部分まで行き届いた豊富な機能と、誰でも直感的に使える簡単な操作性が好評です。特定の人しか使えないといった難しい操作を要すると、いくら便利な機能であっても、従業員への教育コストが増えてしまい元も子もありません。導入と活用をスムーズに進めるためには重要なポイントといえるでしょう。
また、これまでの利用企業からの意見や要望をもとに、ブラッシュアップとバージョンアップを重ね続けられている点も安心です。
コスト削減効果
経費精算に関わる従業員の業務時間を短縮し、さらに電子化によってペーパーレス化されるため、業務コストと資源コストが削減できます。
例えば従業員100名の企業で、申請者50名、承認者17名、経理2名で試算した場合、業務コストが大幅に削減されると出ています。システムの導入・維持コストにかかる費用を合わせてもトータル的には高いコスト削減効果が実現され、年間約63％もコストの削減が可能です。
【参考】「楽楽精算」
高いセキュリティ性
クラウド型システムを利用する際に懸念されがちなのが、情報漏えいのリスクです。楽楽精算のセキュリティサーバーは、防災性能の高い国内屈指のデータセンターに設置されています。さらに、24時間365日監視体制の下、二重化されたファイヤーウォールに守られています。
また、IPアドレスによるアクセス制限や、SSL暗号化通信などのセキュリティ機能も万全です。
楽楽精算でアウトソーシング
経費精算業務では、関わる全ての従業員が多くの時間と労力をかけなければなりませんが、その分をより専門的な業務に費やすことで、生産性の向上が期待できます。
人的リソースが確保できるのであれば、楽楽精算のようなシステム導入のみで生産性向上が叶いますが、社内対応だけでは追いつけない場合などに、アウトソーシングを選択するケースが増えています。
とはいえ、楽楽精算の導入かアウトソーシングか悩むケースが多いのも事実です。
そのような悩みを解決できるのが、楽楽精算とアウトソーシングを組み合わせるという方法です。具体的に、どのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。
アウトソーシングでルールの徹底ができる
社内対応ではいい加減になりがちな、申請ルールや締日を徹底できます。また、担当者が変わる等の事情でも業務が滞らない点も大きなメリットでしょう。
システム導入でスピード化をカバー
アウトソーシングだけでは処理時間のタイムラグが生じやすいため、楽楽精算の導入によって申請や承認のスピード化をカバーできます。さらに、社内で運用することによる安心感もシステム導入のメリットと言えます。
双方の良い所取りができる
単純作業ながら時間のかかる経費精算業務を大幅に削減するためには、システム導入とアウトソーシングそれぞれのメリットを最大限に取り込むことが重要です。それは、楽楽精算とアウトソーシングをセットにすることで実現可能です。
Mamasan&Companyと楽楽精算のタッグ
https://mama-sun.com/jp/rakuraku_s/
世界中のテレワーカーが働き、給与計算や経理業務、採用代行などのバックオフィス業務を2008年から10年以上にわたり請け負ってきたMamasan&Company株式会社は、楽楽精算を活用して企業の経費精算業務をトータルで代行するサービスを提供しています。
サービス内容
確かな実績の多いMamasan&Companyだからこそ、個々の企業にふさわしいフローの作成から、楽楽精算による経費管理で使用する会計ソフトやサービスとの連携など、柔軟に対応できます。もちろん、設定代行も含めてサポートするため、導入もスムーズです。
特に経理の業務フローは、非効率であっても「これまでこのようにやってきたから」という理由だけで採用されている企業も多くあります。しかし、アウトソーシングで社外の異なる視点が入ると業務プロセスが整理され、劇的に効率化が進みます。
楽楽精算を導入し、手間のかかる経費精算業務はMamasan&Companyのきめ細やかなアウトソーシングに任せ、より生産性の高い業務に集中する環境を整えることができます。
まとめ
楽楽精算を導入すると、経費精算の処理を一元管理できます。その上、経費の申請者と承認者、そして経理担当者も面倒な決まりきった業務から解放されます。
経理処理を簡単にする機能に特化した楽楽精算を最大限に活用するためには、全ての経費精算業務を社内でまかなうのではなく、豊富な実績を持つ外部の企業へのアウトソーシングと組み合わせると、より効果的です。
社員がコア業務に集中して成長し続ける企業であるために、楽楽精算の導入とアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。
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