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業務プロセスの効率化の鍵は業務の可視化!そのポイントは?

2021年11月25日 14:00 カテゴリー : BPO Times

業務プロセス効率化の重要性が認識されるようになり、多くの企業が業務の効率化や見える化に力を入れるようになってきました。三菱UFJリサーチ&コンサルティングの調査によれば平成29年度の段階で、業務プロセスの可視化を行っている会社は製造業で48.2%、非製造業で35.4%と多くの企業が取り組んでいるのが伺えます。業務プロセス効率化のメリットは、単に人件費や経費の削減だけではありません。

効率化によって業務の精度があがり、全体における業務品質の向上や安定的な企業活動を可能にする点でも、企業に多くの利益をもたらします。そして、業務プロセス効率化を成功させる重要な鍵となるのが、「業務プロセスの可視化」といえます。業務プロセスが表す意味を理解し、プロセス可視化の方法や効率化がもたらす効果について学んでいきましょう。

【出典】「平成29年度人手不足下における中小企業の生産性向上に関する調査に係る委託事業_三菱UFJリサーチ&コンサルティング(株)」

業務プロセスとは

業務の効率化を目指す際、必ずと言っていいほど「業務プロセス」という言葉がでてきます。この業務プロセスとは、そもそも何なのか、この言葉がさす意味を認識し、業務効率化のために明らかにすべき業務の流れについての知識を深めましょう。

「業務プロセス」の意味合い

会社で行われる仕事のことを、一般的に「業務」と呼びます。そして一連の仕事の流れを「業務プロセス」といいます。さらにいえば、会社の利益の追求を目的とした各部門をまたいだインプットからアウトプットまでの一連の大きな流れも「業務プロセス」と呼びます。

大きな「業務プロセス」と小さな「業務プロセス」

購買から製造、販売までの企業活動全体の一連の大きな単位の業務プロセスがあると同時に、購買や製造、販売を円滑に行うための小さな業務プロセスも多数存在します。企業活動たるプロジェクトを行ううえで大小さまざまな業務プロセスが混在しますが、いずれも会社の利益の追求を目的とした大きな業務プロセスの一部をになっているのです。

業務プロセスに問題が起こるとき

業務プロセスが円滑に行われない場合、業務が滞り利益が損なわれるとともに、社員にも負担を強いることとなります。不適切な業務プロセスに起こりうる問題についての理解を深め、課題を解決するためのソリューションを手に入れましょう。

業務の属人化

業務のブラックボックス化とも言い換えられる「業務の属人化」は、業務プロセスの可視化を妨げ、何をしているかが分からない、担当者がいないとわからないといった具合に業務が滞る恐れが生まれます。また、関係者以外の人の目が入りにくいため、外から業務の内容が把握できず、改善や効率化が行いにくい点も問題です。

慣例や伝統による弊害

「昔からこうしている」と今までのやり方を踏襲するあまり、不要な業務や非効率的な手順が改善されず、いつまでも無駄な業務を繰り返します。当たり前に行われていることに今一度疑問を持ち、必要かどうか、より効率的な方法がないかどうかを見直す必要があります。また、新しいやり方に拒否感を示す社員に対しても適宜教育を行い、業務効率化に対する意識を深め、取り組みを浸透させていくことが重要です。

部門間の隔たり

部門化がなされ、それぞれに役割と目的が与えられることによって、前後に接する部門同士に利害の対立、方針の不一致が発生することはある程度仕方のないことです。そのまま部門や部署の間の連携がうまくいかないと、情報の共有が正しく行えず、業務の遅延やミスが起こりやすくなります。大きな業務プロセスを意識した十分なコミュニケーションを図り、各部門が協力し合えるプロセスの構築が大切です。

業務負担の偏り

業務負担に偏りがあり、特定の業務が滞ることで全体の業務プロセスを効率的に機能させることが難しくなります。一部の業務だけに負担が偏らないよう、必要に応じて部門や部署をまたいだ人員の再配置や業務の移行などが必要となります。

業務プロセス可視化のメリット

業務プロセスの可視化は、効率化のための大切な下準備と言えます。プロセスの中で、問題が起こりやすい業務や効率が悪い業務の洗い出しを行うためには、まず現状把握が必要不可欠だからです。それでは、可視化によってもたらされるメリットについて触れていきましょう。

業務プロセス可視化で現状を把握できる

可視化を行うにあたっての基本は業務の細分化です。業務プロセスが業務の一連の流れであるのに対し、一つひとつの業務を細分化し、業務フローを作成することによって、どの段階で業務の流れが滞っているのかが正確に分かるようになります。また、部門をまたいで重複している無駄な作業や必要のない確認承認といった段取りの悪いフローが見つけやすくなるなど、効率化を行っていく上での重要な判断材料としての役割を果たすことが可能です。

プロセス間の連携がしやすくなる

業務プロセスの可視化を行うためには、前項で挙げた業務の細分化を行うとともに、全体の業務プロセスの流れをきちんと認識し、個々の業務プロセス間の連携を円滑にする必要があります。部門をまたいだ際に、業務プロセスが円滑に進むかどうかは、全体の流れを意識したプロセス間の連携に左右されます。全体の業務プロセスを一人ひとりが理解することで、自分が担当する業務が全体の中で果たす役割や前後の業務に与える影響について把握することができるようになるでしょう。

作業の標準化ができる

ベテラン社員のノウハウをマニュアル化し情報を共有することで、個々人の能力による作業品質の差を抑えることができます。新入社員や経験の浅い社員でも、作業手順にしたがって業務を行うことで大きな失敗を防ぎ、ある程度の品質を維持することが可能です。

ミスやトラブルを減らすことができる

業務を標準化することで経験差によるミスを減らすことができます。また、業務プロセスを改善することで、工程が簡素化され余分な業務が減り、ミスを起こす機会を軽減することも可能です。さらに、ミスやトラブルが起こりやすい工程を見直したり、予防するための方策を取りやすくなるため、問題を最小限に抑えることができるようになります。

業務可視化は自社か委託か

業務可視化の進め方には、社内の人員を活用するか社外のBPO企業に委託するかの2つの方法があります。それぞれにメリット・デメリットがあるため、それらを踏まえて可視化をどのように進めていくかを検討していきましょう。

マニュアル作成で業務プロセス可視化 _ Mamasan&Company

自社で行うメリット・デメリット

業務の可視化を社内で行う場合、ある程度業務の流れについて既に認識しているため、少ない聞き取り時間で済む利点があげられます。また、自社の人員を活用するのでBPO企業に委託するよりはコストも抑えることができるでしょう。しかし、社員によるヒアリングや改善は、社内のしがらみや忖度で思うように進まない恐れや知っているがゆえに社内常識に関する情報が明文化されない、日常の業務が忙しく可視化業務にまで手が回らないといった事態も考えられます。

委託するメリット・デメリット

社外に業務の可視化や改善を委託する場合は、社内で進めていくよりもコストがかかるうえに、社内の情報をオープンにすることに対して忌避感を持つ経営者もいるでしょう。しかし、社内にしがらみを持たない外部の人間が業務の可視化や改善を行ったほうがスムーズに進む場合があります。さらに、業務改善に関する様々なノウハウや客観的な視点を持つBPO企業が効率化を進めることで、社内の人員だけでは思いつかない課題の解決策にも期待ができます。

おススメの業務可視化サービス

BPOを利用すれば、外部の目が入り社内だけでは徹底できない業務の洗い出しや効率化が期待できます。業務プロセス可視化、効率化の手助けになるBPO業者をご紹介いたします。

Mamasan&Company

<特長>4つの可視化
Mamasan&Companyでは、業務プロセスの可視化サービスを行っており、「ルールの可視化」「実績の可視化」「プロセス負荷の可視化」「アウトプットの可視化」の4つの可視化を委託することが可能です。
フローチャート、鳥瞰図、業務マニュアルの作成に始まり、それらに基づいた実績や負荷、アウトプットを算出することで、業務プロセス可視化及び改善の手助けとなります。

オージス総研

https://www.ogis-ri.co.jp/product/a-02-01.html

<特長>自社に合わせたスモールスタート
業務可視化のためのワークフロー作成から、マニュアル整備、その先の業務改善までトータルに支援が受けられます。また、金融機関、製造業を中心とした豊富な実績をもち、業務とシステム両面からのサポートがあるのも魅力です。導入方法も、自社に合わせた柔軟な対応が受けられるので、スモールスタートから始めることも可能でしょう。

Sun Planning Systems

<特長>可視化ツールを利用した柔軟なサービス
Sun Planning Systemsが提供する可視化サービスは効率的な可視化ツールを活用し、自社の要望に合わせた精度で、効率良く必要なポイントを押さえた現場業務の可視化が可能です。
業務の詳細を伺いながら同時に業務フローを作成し、具体的なイメージを形にしながらヒアリングを実施します。ぶれのないヒアリングを行うことで、手戻りを防ぎ、現場担当者を必要以上に拘束すること無く業務プロセスを可視化できます。

まとめ

業務プロセスの改善を行うことは、企業活動に大きな利益をもたらすことが期待できます。また、業務プロセスを整えることによって、作業手順の徹底、情報の共有がなされ、誰がその業務を行ってもある程度の品質維持が可能です。その結果として、個人の能力や資質に左右されにくい安定した業務の実現にもつながります。

業務プロセスの改善を行うには、業務プロセスの可視化が必要不可欠です。しかし、可視化のための業務には、部門間の連携が必要となるうえ、手間や時間がかかります。

社内で行うのが難しいようならBPO業者を利用するのも一つの手段です。外部の客観的な視点を持ち、専門知識と経験を持つBPOを利用して、より効果的な業務プロセスの改善を行っていきましょう。