本来は会社が負担すべき経費を、社員が一時的に立て替えて支払うことはよくあることです。この場合に発生するのが経費の立替精算で、金額や件数によっては経理担当者の大きな負担となります。
こういった負担を減らすために、業務そのものを代行してくれるサービスを活用してみてはいかがでしょうか。
業務量が減ることで負担が軽減され、人件費削減や今まで立替精算に使っていた時間をコア業務へ充てるなどの業務改善が実現します。
今回は、経理業務のアウトソーシングサービスを検討する際に知っておきたいメリットや選定の注意点を見ていきましょう。さらに、アウトソーシングおすすめ企業5選も合わせて紹介します。
経費の立替精算は代行を活用しよう
まず、代行してくれるサービスを活用するメリットについて、立替精算の大変さをふまえて見ていきましょう。
意外と大変な経費の立替精算業務
立替精算の業務の中には、不正を防ぐための厳密な確認や、その都度発生する仕訳作業など労力のかかる細かい作業があります。煩雑になるほど、二重払いや支払い漏れなどの不手際も起こりやすく注意が必要です。
日々これらの業務に追われ、本来やらなくてはならないコア業務に手が回らないことも珍しくありません。
では、これらの作業を代行してもらうと、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
代行を活用するメリット
今まで立替精算に費やしていた時間や労力を、集中したいコア業務へ充てることができます。さらに、これまで手が回らなった業務に取り掛かることができ、残業の削減から人件費を抑えることが可能です。
また、責任ある業務だからこそ感じるストレスや、煩わしい作業からくる疲労など、経理担当者の負担を大幅に解消することができます。それにより個々のパフォーマンス向上や業務全体の効率化も期待できるでしょう。
このように、ルーチンワークをぐっと減らすことで得られるメリットは大きく、代行を活用する企業は年々増加しています。
代行企業を選ぶ注意点
では、実際に立替精算業務を代行してくれる企業を選定するには、どういった点に気を付けなければならないのでしょうか。選定の注意点を抑えておきましょう。
費用対効果を精査する
数ある代行企業の中には、専門的な知識のいらない単純作業のみ請け負う企業や、最低限のサービスのみ提供する企業が存在します。
安価であればあるほどコストは抑えられますが、サポート体制が低いために連携や引継ぎがうまくいかず余計な業務が増えるケースも起こり得ます。
費用対効果を精査し、代行を導入して本当に効果が得られるのか注意が必要になるでしょう。
信頼できるセキュリティ対策
経理とは単にお金を管理するだけでなく、売上拡大や技術の発展など企業が目標達成のため、組織を円滑に動かす重要な役割を担っている部署です。
たとえ単純作業のみの代行であっても、経理部の情報を外部に出すリスクについて注意しておかなければなりません。
代行する企業のセキュリティ対策については管理方法や保障など厳密な確認が必要です。
これら注意点をふまえ、自社のニーズに合う代行企業を選定していきましょう。
Mamasan&Company
https://mama-sun.com/jp/rakuraku_s/
世界中の在宅ワーカーにより、経理を含むバックオフィス業務をBPOで請け負うMamasan&Companyは、業務開始前に必ず業務プロセスを可視化することで業務フローの作成を徹底しています。
また、すでに使用中の会計ソフトやサービスなどがあれば連携可能で、代行導入の負担をなるべく抑えることができるでしょう。
また、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」正規代理店のMamasan&Companyでは、設定代行も含めトータルで外注できるため、これから導入を検討している企業におすすめです。
気になる費用は？
価格は業務のボリュームや内容により変動しますが、3つのプランから選ぶことができます。
1．【ライトプラン】業務プロセスの可視化から業務の見直しをした上で経理業務の一部代行（￥50,000～/月）
2．【スタンダードプラン】業務プロセスを可視化し経理スタッフ1名分の業務をローコストで代行（￥200,000～/月）
3．【カスタムプラン】業務プロセスを可視化し経理スタッフ2名以上の業務のボリュームをローコストで代行（￥400,000～/月）
おすすめポイント
業務プロセスの可視化により、今まで自社だけでは気付かなかった、無駄や非効率な部分を極力排除することが可能です。このようなバックアップ体制で企業の抱える問題や悩みの解決にも柔軟に対応してくれます。
さらに、サーバーに全ての業務環境を集約した高セキュリティな業務体制を取り入れることで、大企業からの信頼も高い安心の企業です。
メリービズ
少し手を貸してほしいときに手軽で便利な経理代行から本格的なものまで、顧客のニーズに合わせた幅広いサービス体制が魅力の経理代行企業です。
個人事業主や中小企業も利用しやすく、選りすぐりの経理のプロがチームとなってサポートする「バーチャル経理アシスタント」を提供しています。
気になる費用は？
業務に合わせて料金が変動しますが、いくつか料金事例を紹介します。
・【20～50名規模の小売・店舗】月次仕訳入力代行（￥100,000～150,000/月）
・【50～150名規模の家庭用エネルギー事業】月次決算業務の90％代行（￥200,000～300,000/月）
・【150名以上の飲食・FC事業】手書きの売上伝票主集計（￥100,000～￥200,000/月）
おすすめポイント
ずっと頼れるパートナーとして、顧客の体制や業務フローの変化などにも合わせた柔軟な対応が可能です。多種多様な経理の悩みも、かゆいところに手が届きカスタマイズできるので、必要な時に必要な分だけ経理業務を外注することができます。
NOCアウトソーシング＆コンサルティング
初めて代行を活用する企業にも安心な、丁寧な事前のヒアリングや数年後の予測など顧客に寄り添ったサービスを提供しています。
業務改善においては、30年以上にも渡り1,000社以上を手がけた実績と信頼のある企業です。
気になる費用は？
整備支援やコンサルティングなど、経理の代行以外にも様々なサービスを展開し、見積もりで顧客に寄り添った料金提案をしています。さらに、公式サイトでは費用の目安など価格に関する記事も紹介されています。
おすすめポイント
業務改善の実績を生かしたコンサルティングや業務設計も行っているので、代行してもらいながら経理のノウハウを得たい企業におすすめです。また、経理担当者の育成やツールの導入など、経理業務にかかわる環境の改善も引き受けてくれます。
LIXIL住生活ソリューション
直接企業を訪問して経理作業を行う「訪問型プラン」と、資料を転送してBPOセンターにて経理作業を行う「センター型プラン」の2つのパターンから、自社のニーズに合わせて選ぶことができます。
気になる費用は？
初回のみヒアリングなどの初期設定料金が発生し、それ以降は業務内容やボリュームによって月額固定制の料金体系です。また、契約が締結されるまでの費用は一切かからず、見積り・業務分析・調査を無料で行っています。
おすすめポイント
訪問型は、レスポンスが早く経理書類の持ち出しがないので情報管理の上で安心できるプランです。センター型は、作業領域を確保する必要がなくスピーディーな大量処理を得意とするプランになります。
代行は活用したいけれど、情報セキュリティの面でどうしても不安があるという方におすすめです。
オンワードアカウンティング
スタッフ全員が有資格者という経理のプロが、迅速で高品質かつ丁寧なサービスを提供しています。ボリュームのある立替精算も、語学力が必要な難しい業務も、強力なバックアップが期待できます。
気になる費用は？
相談や見積もりに費用はかからず、顧客の要望に応じたオーダーメイド型の料金体系です。また、言語の壁から照合が難しい中国語・韓国語・英語の伝票処理も追加料金なしで対応してくれます。
おすすめポイント
経理のプロが対応するからこその自身のある品質とスピードで、立替経費処理など一部業務の代行は最短3営業日で納品できるケースもあります。
また、語学力を要する業務も安心して任せることができるので、海外出張が多い企業におすすめです。
まとめ
大変な立替精算はアウトソーシングすることで、新しい働き方が見つかるなど得られるメリットは企業にとって大きいものです。
ですが、代行する企業を間違えてしまうと、思っていた以上に費用がかさんだり効果が得られずに失敗するケースも起こります。
代行してもらう目的を明確にし、選定の注意点をおさえておくことで、自社ニーズに合う最適な外注企業を見つけてください。
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