BPO Times

「楽楽精算」を使った外注サービスで経費精算業務の負担を激減させよう!

2020年3月31日 10:00 カテゴリー : BPO Times

経費精算はどの会社にとっても、非常に重要かつ不可欠な業務です。
しかし、経理部門の担当者はもちろん、申請者においても毎月大量に発生する経費精算業務に頭を悩ませているのではないでしょうか。

近年、多くの企業が従来の紙ベースの作業から、経費精算システムを利用したデジタルなスタイルに切り替えています。また、経費精算システムを使ったBPOサービスを利用し業務軽減を図っている企業も多くなってきました。

大量で煩雑な業務を効率よくスムーズに処理できることや、丁寧なフォロー体制のもと安心して導入・活用できることに加え、人件費を抑えられるなどといった多くのメリットが見込めます。

今回は経費精算の外注を考えている企業の方に、現在評価の高い経費精算システム「楽楽清算」をご紹介します。
さらに「楽楽精算」を使ったBPOサービスの外注可能な業務内容と外注の際の注意点、おすすめBPO企業などについても見ていきましょう。

「楽楽精算」とは?

近年経費精算作業をペーパレスでおこなうために、さまざまな経費精算システムやソフトが開発されています。その中でも人気が高く、多くの企業で導入されている「楽楽精算」という経費精算システムについてご紹介します。

楽楽精算って?

さまざまな経費の精算フローを、経理担当者はもちろん申請する社員も手間なく楽におこなえるようにしたシステムです。インターネットを使用したクラウド型の経費精算システムのため、ペーパーレスで環境にやさしく、非常に効率的かつ効果的に大量の処理が可能となっています。

楽楽精算で何ができるのか

大きな特徴として、申請・承認・経理処理が「楽楽精算」上ですべて完結させられます。また雑費、交通費、旅費、出張費、交際費、支払依頼といった多種多様な経費申請項目にも対応しています。

楽楽精算のメリット

インターネットに接続できる環境下であれば、時間や場所を問わずに使用することができます。また、パソコンだけではなく、スマートフォンにも対応しているのが魅力です。

経理担当者や申請者の作業効率が大幅に改善されるとともに、計算作業が自動化されているため必然的に人的ミスの削減にも効果があるでしょう。さらに、人の手による作業が減る分、人件費やコストの削減にも期待ができます。

楽楽精算のデメリット

インターネット環境が必須なため、ネット環境によっては従来の紙ベースの作業のほうがよい場合があるでしょう。また、新たに導入する場合、社員への周知や指導が必要となり、業務の変化によって都度対応しなければなりません。

楽楽精算の活用例

楽楽精算を導入し、毎月発生する煩雑なルーティン作業を自動化した某企業では、業務の大幅な効率化により、社員がよりコアな業務に集中し取り組める環境が作れるようになったという事例があります。さらに、残業なども軽減することが可能となり、結果的に人件費の削減にも繋がりました。

楽楽精算を使ったBPOサービス

楽楽精算を使った外注という方法も、近年注目度が高まっています。
BPOサービスを利用することで、楽楽精算という便利な経費精算システムとの相乗効果によって、さらに効率よくかつ効果的に活用することが可能となります。

楽楽精算×BPOでさらなる効率化

経費精算業務の負担を減らすためにおこなう対策として、アウトソーシングを利用する企業が増えています。また、現在はクラウド型のシステムの発展にともない、システムを導入し自社で処理するのが一般的になってきました。

しかし、それだけでは完全な効率化ができるとは言えず、BPOサービスと経費精算システムを同時に活用することにより、高い効率化と人的業務の負担軽減が叶えられるでしょう。

楽楽精算か、BPOサービスかどちらか1つを選択するよりも、両サービスを利用することで相乗効果が得られるのです。

互いの弱点を補い合う

BPOサービスの強みは、楽楽精算ではカバーしきれない、顧客からの問い合わせや申請時の人的ミスの対応などといった業務をおこなってくれることです。

経理担当者に負担やストレスがかかりやすい業務を外注することで、よりコアな業務に集中したり、社内の人間関係など煩わされずに済むでしょう。

また、楽楽精算の強みとして、BPOサービスでは実現できなかった入力業務の大幅な短縮、ICカード・クレジットカードなどとの連携による効率化ができるようになりました。互いの強みを活かし、また弱点を補い合うことができるのです。

どんな経費精算業務を外注できるのか

楽楽精算とBPOサービスの良いとこ取りで、経費精算における煩雑な業務を幅広く外注することが可能です。ニーズによってはコアな業務を発注することもできるでしょう。

・諸経費の申請・承認・経理処理
・問い合わせ対応
・人的ミスの対応
・イレギュラー対応

経費精算を外注する際のポイント

実際に外注をする際、気を付けたいポイントをご紹介します。
外注先選びは慎重に、自社にマッチした企業を選びましょう。

外注先選び

数多くの外注企業がある中で、自社にマッチした企業・サービスを選ぶのは労力がかかり大変なことです。費用やサービス内容も、選びきれないと感じるほどさまざまです。
自社のニーズを把握し必要に応じて適切な発注をすること、あらかじめ外注先と綿密な打ち合わせをおこなうことなどが重要でしょう。

ニーズを見極める

一言で外注すると言っても、さまざまな内容で依頼することができます。例えば、日々の煩雑なルーティン業務を外注するのか、コアな業務を外注するのか、総合的に全体の業務を発注するのかなど企業によって千差万別です。

ニーズに合った依頼をすることで、利用後も満足した結果が得られるでしょう。

導入支援サービスで安心

さまざまな外注企業がありますが、中には初めて利用する企業向けに導入サービスをおこなっている企業もあります。導入から、実際の利用時まで丁寧にフォロー、サポートをしてくれるため安心です。

自社の現状やニーズを見極め適切な導入をするためにも、どのような導入サービスをおこなっているか確認するといいでしょう。

おすすめ外注先3選

現在さまざまなBPO企業がありますが、今回は楽楽精算などの経費精算システム×BPOサービスを展開している企業を3社ピックアップして紹介します。

Mamasan&Company

https://mama-sun.com/jp/rakuraku_s/

世界中に在宅ワーカーが在籍するMamasan&Companyは、外注専門企業として、さまざまなBPOサービスを提供しています。楽楽精算とBPOサービスの連携で、面倒な経費精算業務を一部、または全てを任せることも可能です。

質が高く、迅速かつ丁寧な作業に定評があります。大きな特徴として導入サービスもおこなっていることが挙げられます。外注は心配だという方でも安心して利用することができるでしょう。

トランス・コスモス

BPOサービスに長け、顧客からの信頼も厚い企業です。ガバナンスの強化やコストの最適化などが可能なSAP Councurという経費精算システムとBPOを合体させたサービスで効率化を最大限に実現しています。

また、BPO企業として、質の高い人的サービスを提供しているのも大きな特徴であり、魅力でしょう。さらに、導入時の支援サービスもおこなっていますので、外注が初めてという方でも安心です。

オンワードアカウンティング

経費精算の外注に特化した企業です。豊富な経験を持った有資格者のスタッフが処理を担当するため、迅速で確実、かつ高品質なサービスが期待できます。独自の経費精算システムを利用していますが、紙やExcelベースなどにも対応してくれます。

また、中国語、韓国語、英語などの外国語の領収書に対しても、信ぴょう性を確認し処理が可能でしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
毎月発生する大量の経費精算業務を効率化させる手段を探している方も、多いのではないでしょうか。

そのような悩みを解決するために「楽楽精算」で業務をスピーディーにおこない、さらにBPOサービスを利用し経費精算システムだけではできない人的業務をカバーするという方法があります。
楽楽精算×BPOサービスの相乗効果により、大幅な業務の効率化や人件費の削減などが期待できるでしょう。

導入の際には、自社の現状やニーズ、そして外注先のサービス内容や費用を確認し、最適な外注先を選定しましょう。最適なシステムとBPOサービスの導入は、経理担当者の労力をコア業務に集中させ、ゆくゆくは会社全体の業績アップにつながることでしょう。

この機会に現在評価の高い「楽楽精算」と「BPOサービス」を問題解決の選択肢として、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。