経理業務は細かくて煩雑な業務が多く、手間と時間のかかる仕事です。 そのため、経理業務のアウトソーシングを行っている企業は増えてきています。経理業務のアウトソーシングサービスは、経費精算業務など一部を代行して行うものから、経理業務のすべてを一括で行うものまで幅広く存在し、それぞれの企業に沿ったサービスを展開しているBPO企業もあります。
しかし、自社の経理業務を外注するにあたって、どこまでの範囲をアウトソーシングするか悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。
今回は、アウトソーシングでの失敗事例を紹介しますので、同様の失敗に陥らないよう参考にして、より自社にあった外注を検討しましょう。
経理業務のアウトソーシングとは？
経理業務のアウトソーシングとは、会社の経理業務の一部、もしくは全部を代行するサービスで、多くの企業が展開しているサービスです。
経理業務は事業の規模によって業務量や内容も様々ですが、それぞれに合ったサービスを提供してくれるため、大企業から中小企業まで幅広く利用されています。
では実際にどのような業務をアウトソースできるのか、アウトソースするメリットは何かを確認していきましょう。
外注できる業務
経理業務は、主に毎日の業務、月次の業務、年次の業務の大きく3つに分かれます。その中でアウトソーシングとして利用しやすい業務を見ていきましょう。
毎日の業務は、日常的に発生する業務で、伝票などの記帳業務、受注・発注などの売上計算業務などが利用されています。月次の業務は、給料の支払い、取引先への請求書作成や支払業務、売掛金や買掛金の管理などが主な業務です。
年次の業務としては、年末調整、決算作業、税務申告作業などがあります。
よく言われているメリット
特に中小企業にとっては人員確保が大変で、本来の業務と兼任して行っていることも少なくありません。経理業務をアウトソースすることで、より重要な業務に集中することができます。
また、BPO企業は経理業務の専門的な知識を持った人が業務にあたることが多く、自社で経理専門の人材が必要ないことから、人員のコスト削減にも繋がるでしょう。
新たに人員を募集するには募集にかかるコストや新しい人材に対するコストが発生し、既存社員でまかなおうとすれば教育費用がかかります。予め専門性が高い人員が用意されているBPO企業に外注することにより、不要なコストが省くことが可能です。
その他にも、経理業務は属人化することが多いため、資金を着服したというケースが発生する場合があります。アウトソーシングを行うことで第三者の目が入ることから、不正防止の抑制ができます。
アウトソーシング先企業で注視すること
経理業務のアウトソーシングを行っているBPO企業は数多くあり、どのベンダーへアウトソーシングするか悩む企業も多いことでしょう。
外注先で注視すべきことは、まずセキュリティ対策がしっかり行われている企業かどうかです。経理業務は自社の機密事項にあたり、外部に漏えいされないよう十分注意が必要です。
そして、経理業務を外注するにあたり、外注先で業務可視化ができているかを確認しましょう。業務可視化が行われていない企業にアウトソースした場合、外注先で担当者の引き継ぎが行われないなど問題が発生する可能があります。自社の負担を減らすためにも、きちんとした業務可視化ができているBPO企業を選択することが得策です。
また、経理業務をアウトソーシングすることにより、自社で経理に関するノウハウが蓄積されないという声があります。アウトソーシングサービスの一環として、社員育成を行っている企業もありますので、経理業務の作業だけを外注するのではなく、今後の会社の方針に合わせたサービスを選んでいきましょう。
外注先の担当者変更による失敗事例
経理業務をアウトソーシングしたとしても、それが自社にあっていなければ問題が起きます。ここからは、外注することによってどのような失敗が発生しうるか紹介します。
失敗例から、より良いBPO企業を選ぶコツも見ていきましょう。
担当者変更に伴う引継ぎ不備
自社で人事異動や退職等があるように、BPO企業でも同様のケースが発生します。いくら専門的な知識をもっていたとしても、業務フローについて把握していなければ業務としてまわりません。最悪の場合、自社の窓口担当者が業務フローの引き継ぎを行うことになり、余計な手間が発生することでしょう。
業務可視化されているBPO企業を選ぼう
BPO企業の中には、フローチャートやマニュアルを整備し、担当変更があった場合でもスムーズに対応できるよう整備しているところがあります。
業務可視化ができていれば、BPO企業内での引継ぎが滞りなく行われるため、無駄な手間や時間を省くことができるでしょう。
経理業務をアウトソーシングする際は、その会社内できちんとした業務可視化ができているか確認することが大切です。
複雑なルールのまま外注した失敗事例
経理業務は細かい作業が多いため、業務フローが煩雑化するケースが多くあります。業務フローやマニュアルが整備されていない企業では、作業のボリュームが膨らみ複雑化することもあるでしょう。
煩雑化する作業をアウトソーシングを行うには、どのように行うと効率的かを確認していきましょう。
業務フローが複雑化するとBPO企業でも作業が困難
経理業務は、経費精算や伝票などの記帳・管理、年末調整、給与業務、請求書作成・回収など多岐に渡り、作業だけでなく業務フローも複雑化しているケースがあります。
業務が複雑化することにより、手間や作業時間が増えてしまうため、アウトソーシングを考えている会社も多いことでしょう。
複雑化した業務フローをそのまま外注すれば、外注先でも混乱し、結果として期限が間に合わず、作業ミスが発生する原因となります。
業務を小分けにして外注しよう
業務フローを見直してからアウトソーシングを行えば問題は解決しますが、複雑化した作業を一から見直すのは手間と時間がかかり大変な作業となります。
その対策として有効的なのは、業務を小出しにしてアウトソーシングすることです。
例えば、経費精算業務だけを外注したり、フローの中でも作業部分はアウトソーシングをし承認などは自社で行うなど、小出しにすることによりBPO企業でも混乱なく作業を行えるでしょう。
段階を踏むことによって、実際にどこまでアウトソーシングすればいいのかも必然的に見えてきます。
社内で外注のメリットが浸透しなかった失敗事例
経理業務のアウトソーシングは、実際の作業だけでなく業務フローやルール作成を行っているBPO企業があります。経理業務の知識があまりなく、煩雑化した作業を自社内でフローを作成することが難しい状況であれば、アウトソーシングは有効的な手段です。
しかしながら、自社の状況を踏まえず、やみくもにルール作成を行えば自社内の反発が起こる可能性があります。
新たに発生した作業への反発が起こりやすい
経理部門の力が弱い企業では、他の部門に無理を強いられ言われるがままに作業を行っているところがあります。そういった企業ほど、社内経理のルールやフローを構築するにあたり、アウトソーシングすることによって生じた新しい作業への反発が発生しやすいことが予想され、その結果アウトソーシングを止め自社に業務を戻すということにもなりかねません。
予め、社内でアウトソーシングによって作業の手間が省け、業務の正確性が高くなることを浸透させる必要があります。
経理部門以外にも目を向けよう
経理業務の中でも、経費精算は経理部門だけでなく、営業担当者など他の部門にも関係してくる業務です。いろいろな部門に関わる業務のルール作成をアウトソーシングに依頼した際に、経理部門以外の部門でもアウトソースのメリットを感じなければ社内で反発が起こるでしょう。
例えば、経費精算業務のアウトソースを依頼しルール設定をした場合、以前よりも申請書などの差し戻しが増え、作業時間が増えてしまうことが考えられます。
自社内の反発を防ぐには
自社内の反発を防ぐには、アウトソーシングを行うことで会社に利益が得られること、煩雑化している業務の手間が省けるということを他部門にも知ってもらう必要があります。
例えば、経費精算であれば、今まで伝票を紙ベースの申請書で貼り付けて行っていた作業をデータ化して手間を省くなど申請する側のメリットがあります。
この機会に標準化も考えながら、新しい業務フロー作成をBPO企業に依頼するのは有効的な手段の一つです。
Mamasan&Companyの経費業務サービス
2008年からBPOを行っているMamasan&Companyでは、経理業務を一括で代行する丸投げサービスがあります。
Mamasan&Companyは約400名以上の国内外のテレワーカーが在籍するため、経理業務に精通している人材を兼ね備えています。プロセスを可視化し、業務フロー作成を徹底していることから、業務の効率化とコスト削減に力をいれている実績のある企業です。
また顧客に沿ったサービスを行うので、経理業務の丸投げサービスだけでなく一部の業務を依頼することもできます。
では、Mamasan&Company経理業務の丸投げサービスについて紹介します。
サービスでできる業務
Mamasan&Companyは以下の経理業務全般を代行サービスで請け負ってくれます。
毎日の業務から年次の業務まで、幅広くアウトソーシングできるのが特徴です。
・領収書や請求書などのエビデンスの回収と管理
・決算書の作成
・残高試算表やBS/PL、資金繰り表、既存会員向けの資料など各種書類作成
・未回収の連絡を含めた入出金の管理
・金融機関の提出資料作成も備えた資金調達実務
・確定申告書などの税務申告の作成
コスト削減が可能
一般的に経理業務の専門的な知識のある人材を雇用した場合、コストは最低でも30万円はかかると言われています。毎月の給料だけでなく、採用にかかる費用、社内教育の費用など付随したコストが多いためです。
Mamasan&Companyの経理業務の丸投げサービスは、18万円と低価格で、およそ40％のコスト削減が可能なのも大きな魅力の一つでしょう。
サービス利用までの流れ
まずはMamasan&Companyへ問い合わせてみましょう。
問い合わせをすると、日程調整のヒアリングメールが届きます。ヒアリングはオンラインでも行うことができるため、遠距離の企業でも安心して相談が可能です。
また、ヒアリングでは自社の状況や要望なども聞いてくれるため、それぞれの会社に沿った業務を提案してくれるので、安心して外注ができる企業です。
困った時は丸投げサービスを利用しよう
経理業務のアウトソーシングは、自社の状況を把握し、どのサービスを利用するかポイントをしぼって進めることが大切です。外注は手間や時間の軽減、コスト削減など多くのメリットがありますが、利用の仕方を間違えると逆の効果となる可能性があります。
もし不安要素が多く、どの業務を外注するか事前準備に時間がかかるようであれば、経理業務を丸投げできるサービスを利用するのも一つの解決策です。
実績のあるBPO企業にアウトソーシングすることで、複雑な作業から解放され、企業にとって有意義な業務に専念でき、企業の利益にも繋がるでしょう。
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