企業の生産性向上には業務プロセス可視化が不可欠！その方法とは？

2020年4月29日 19:07 カテゴリー : BPO Times

働き方改革が施行され始め、どの企業も優秀な人材確保に悩む今「生産性向上」は重要な課題のひとつです。

企業の生産性を向上させるためには、まず業務プロセスを可視化することが大切です。プロセスをすべて洗い出すことで、無駄な作業や改善ポイントを見つけることが可能になります。その他にも、業務プロセス可視化による多くのメリットがあるでしょう。

今回は生産性向上に業務プロセス可視化がなぜ不可欠なのか、どんなメリットがあるのか、そして業務プロセス可視化のための方法をいくつか紹介していきます。

生産性向上とは?

「生産性向上」とはよく使われる言葉ですが、実際には生産性をどのように算出し、どのように向上させていくのでしょうか。まず言葉の意味を正確に理解することで、より効果的な取り組み方も見えてくるでしょう。

「生産性」の算出要素

「生産性」とは、投入した資源に対してどれだけの成果を産み出したかを指します。
投入した資源に対して産み出された成果の割合が大きいほど生産性が高く、少ないほど生産性が低くなります。

投入資源としてまず考えられるのは労働力ですが、機械設備や会社の建物、土地なども資源として考えることができます。労働力以外の資源を「資本」と呼びます。

生産性の算出方法

投入した労働力に対してどれだけの成果を出せたかを「労働生産性」といいます。その算出方法には「付加価値労働生産性」と「物的労働生産性」の二通りがあります。「付加価値労働生産性」とは「付加価値（利益）」で生産性をはかる方法で、「物的労働生産性」とは、成果物の数量で生産性をはかる方法です。

また、投入した資本に対しての成果の割合を「資本生産性」といいます。

生産性向上とは

「生産性向上」とは何らかの施策を実行して、成果の割合を増やすことをいいます。或いは投入する資源の量を減らして、相対的に生産性を高めることも可能です。しかし労働力を減らしてより大きな成果を得ることは簡単ではありません。従業員がより効率良く働ける環境を整えることが、まず最初に取り掛かるポイントの一つといえるでしょう。

生産性向上の必要性

同じ労働力、同じ資源を投入するならば、成果はより大きい方が良いのは当然のことですが、なぜ今「生産性向上」が企業の目下の課題として注目を集めているのでしょうか。
その背景には、日本が抱える様々な問題があります。

日本の労働人口の長期的な減少

総務省統計局によると日本の労働人口自体は、ここ数年少しずつ増えています。それは女性や高齢者の就業者数が増えたためで、今後少子高齢化が進んでいくことには変わりありません。

2017年に出されたみずほ総合研究所の調査によると、2016年の労働人口は6648万人でしたが、2065年の労働人口は4000万人弱と約4割減少する見込みです。

これからはただ労働力を投入することで生産量を増やすのではなく、限られた人員の中で最大限の成果を出すことが重要となります。また子育て中の女性など、限られた労働時間内で生産性を向上させるための環境づくりも急務と言えるでしょう。

【参考】「総務省統計局_労働力調査2019」
【参考】「みずほ総合研究所_みずほインサイト2017/5/31」

市場のグローバル化

「労働生産性の国際比較2019」によると、日本の労働生産性は「1人あたり」「時間あたり」ともに、先進国の中で最下位という状態が20年以上続いています。

市場がグローバル化していく中で、これからはどんな企業でも国際競争力を求められていくことになるでしょう。製品の質を落とさず、より安価に国際市場に流通させる必要があります。企業の生産性を向上させることが、避けて通れない課題のひとつであることは間違いありません。

【参考】「公益財団法人日本生産性本部_労働生産性の国際比較2019」

ポイントは「業務プロセスの可視化」

企業の生産性を向上させるための第一歩は「業務プロセスの可視化」です。
「業務プロセスの可視化」とは、従業員一人ひとりが現在行っている業務、そして従業員同士の業務フローを明らかにすることです。そこにはどんなメリットがあるでしょうか？

問題点や改善点を見つけることができる

業務フローを作り、マニュアルを整備することで、それぞれの業務内容が明確になります。その結果どの部分に負担がかかっているのか、どこに問題や改善点があるのかを発見できるでしょう。無駄な作業の撤廃や、見直しにもつながります。

共通認識を持つことができる

他部署の業務内容や仕事の流れを共有することで、企業全体の業務プロセスも把握できるようになります。その結果、よりマクロな視点からの業務改善がしやすくなることも大きなメリットです。

また、これまであまり関わりのなかった部門や部署の業務が、実は関連していることに気づくことができます。お互いの業務を理解し合うことで、それぞれの部門や部署が連携し、よりスムーズに業務を進めることが可能となるでしょう。

業務の標準化ができる

これまで特定の社員だけが長い間担当し、その人がいないと他の誰もわからない、という業務が存在することがよくあります。その場合も業務をマニュアル化することで属人性が排除され、他の社員でもスムーズに作業を引き継ぐことができるようになります。

業務プロセス可視化の方法

「可視化」とは、本来見えないものを目に見える状態にすることを指します。普段行っている業務の一つひとつを明文化して、その流れを誰もが等しく理解できるように図解するのが「業務プロセスの可視化」です。業務プロセス可視化の方法について見てみましょう。

ツールを活用し現場で取り組む

まずは、現場で業務を明文化していく方法です。共通したルールをもとに業務フローを作成していきます。日本能率コンサルティングで紹介されているツールや、国際基準BPMN（ビジネスプロセスモデル表記）などを利用するのもおすすめでしょう。

この場合、普段の業務以外に大きな負担がかかることが予想されます。また同じルールを適用しているとはいえ、現場ごとにクオリティの差が出ないよう注意が必要です。

BPMシステムを導入する

BPMシステムの導入により、現場担当者がよりスムーズにフローを作成できます。BPM（ビジネスプロセス・マネジメント）システムとは、ビジネスプロセスの実行や管理を支援するシステムです。これによりIT管理を行うことで、現在どの部門がどのような状態なのかをリアルタイムに把握することが可能になります。全体の業務を俯瞰し、滞りがないかチェックすることもでるでしょう。