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プロジェクトマネージャーに必要なスキルと資質やその役割とは?【後編】

2021年9月13日 10:00 カテゴリー : BPO Times

企業がプロジェクトを実行する際、上手く進まない、人手が足らないなど悩みを抱えることはありませんか。プロジェクトにおける成功ポイントのひとつは、優秀なプロジェクトマネージャーによるマネジメントを行うことです。プロジェクトマネージャーには「コミュニケーション」「管理」「テクニカル」「分析・課題解決」「教育」といった5つのスキルが必要とされています。さらに、知識や素質だけでなく、プロジェクトマネージャーとしての経験を活かしてマネジメントする力も大切です。そのような人材を、自社で選定または教育することが難しい場合は、外部委託の活用によって解決するケースもあるでしょう。

この記事では、プロジェクトマネージャーの仕事、アウトソーシングのメリット・デメリットと合わせて、委託する際のポイントや委託企業について紹介します。

プロジェクトマネージャーのスキルをおさらい

プロジェクトマネージャーの役割とは、プロジェクトが円滑に進むようマネジメントすることです。具体的な業務や必要なスキルについて確認してみましょう。

プロジェクトマネージャーの業務

プロジェクト開始時にシステムの目的や役割などをまとめたプロジェクトの取り決めが作成され、その後プロジェクトマネージャーが任命されます。最初に行うプロジェクトマネージャーの業務は、プロジェクトのマネジメント方法やスケジュールについて計画することです。

クライアントと要件定義を行う際、考えられるタスクの洗い出しを細部まで行い、クライアント・プロジェクトマネージャー・プロジェクトチームメンバーぞれぞれの役割を文書化します。文字に残しておくことで、社内でやるべき作業とクライアントへ任せる作業に線引きすることができ、役割の誤認識によるトラブル回避へつながるでしょう。

設計段階においては、プロジェクトを実行するチームを構成し、チームごとにリーダーを任命します。各要件の細かい対応について、誰に聞くべきか明確化しておくことで、確認作業がスムーズにできるでしょう。

運用段階では、完成したプロジェクトが問題なく稼働するかどうか一つひとつテストを行います。テストで問題が発生した場合は、内容を分析、解決できるようコントロールしましょう。全てのテストにおいて基準に達することができたら、実際にシステムの運用を始められます。

プロジェクト開始後、実績や進捗状況を定期的に測定し、計画とのズレがないか確認する業務もプロジェクトマネージャーの大切な役割です。プロジェクトの終わりには評価を行い、全てのプロセスや情報をまとめた報告書を作成し、今後のプロジェクトに活かすノウハウとして保管します。

プロジェクトマネージャーの5つのスキル

また、スケジュールや予算を管理する能力、システムやプログラミングなどのテクニカルな知識も求められます。さらに、問題が発生した場合、課題を迅速に分析し解決へ導く力もプロジェクトマネージャーの大切なスキルです。

最後に、プロジェクト成功の秘訣は、チームのメンバーが自発的に意欲を持って行動することにあります。そのために、プロジェクトマネージャーは、メンバーの長所を生かした配置や目標設定を実施し、積極的にプロジェクトへ参加できる教育を行うことがポイントです。

プロジェクトマネージャーに向いている人

プロジェクトマネージャーになる人材は、豊富な知識だけでなく、適性を持つことも重要なポイントです。どのような人が向いているのか確認してみましょう。

調整力・行動力がある

プロジェクトマネージャーにおいて大切な役割のひとつは、決められた期限までにプロジェクトを達成することです。そのため、常にプロジェクトの進捗状況を把握し、プロジェクトを進行するうえで先読みしてトラブルを回避できる管理能力があり、トラブルが起きた場合に臨機応変に対応できる人材が、プロジェクトマネージャーに向いているといえます。

また、顧客やチーム内で意見が分かれた場合、双方の言い分を尊重しスムーズに妥協案を出すことも重要です。さらに、プロジェクトマネージャーはチーム内の調整や顧客との交渉業務もあるため、相手によってコミュニケーションの方法を変えられる力が必要になるでしょう。

クライアント目線で対応できる

プロジェクトマネージャーは、社内でプロジェクトをまとめることがメイン業務ですが、クライアントにとっても身近な存在となるポジションです。そのため、社内の都合のみを考えてプロジェクトを進めるのではなく、クライアントの目線に寄り添って対応できる人材が向いています。

マルチタスクができる

プロジェクトマネージャーは、同時に複数のプロジェクトを管理するケースも珍しくありません。目の前の仕事を単にこなすだけではなく、優先順位を明確化しつつ、それぞれのプロジェクトに対する納期を意識して行動することが大切になるでしょう。そのため、時間や労力などのリソース以上にタスクが重なる場合に備え、より効率的に作業を進められるマルチタスク処理能力が必要です。

具体化思考を持っている

クライアントの中には、テクニカルな技術に詳しくない人もいるため、抽象的な要望を受けることもあるでしょう。そのような場合も、プロジェクトマネージャーは、具体化思考を持って理解し、現場スタッフへ分かりやすい言葉で指示を出せる人材が向いています。

仕事が幅広いPM人材の確保

プロジェクトマネージャーは、資質を持ち幅広い業務をこなせる人材が向いています。ハイレベルな役割であるため、人材の確保に苦戦している企業はアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。

人材の確保: 社内

社内でプロジェクトマネージャーになれる人材がいれば幸運ですが、一から育成することは困難といえます。

なぜなら、ITの技術が豊富な人材が、必ずしもマネジメント能力があるとは限らないからです。反対に、コミュニケーション能力や管理能力があっても、技術的な思考が足りない場合は現場が混乱してしまう恐れがあるでしょう。

また、プロジェクトマネージャーは、ある程度経験が必要であり、資質による向き・不向きが明確な職種です。そのため、単に社員を教育するだけで、すぐさま優秀なプロジェクトマネージャーになれるとは言い切れないでしょう。

人材の確保: 社外

社内から無理にプロジェクトマネージャーを選定しても、本人やチームメンバー、顧客にとって生産性が高い仕事ができるとはいえず、円滑なプロジェクトの運用に支障をきたす恐れもあるでしょう。社内でプロジェクトマネージャーに適した人材が確保できない場合は、アウトソーシングの活用も解決方法のひとつです。

外部へプロジェクトを委託するメリット

外部へプロジェクトを委託するメリットは、社内の人的リソースを消費することなく、経験豊富なプロジェクトマネージャーを確保できることです。また、社外の人材ならではの客観的な視点でマネジメントすることが、プロジェクト成功につながる場合もあります。

さらに、社内のメンバーはプロジェクト管理の負担を抱えることなく、コア業務に集中できるようになるでしょう。

業者によっては、次なるプロジェクトマネージャー育成のサポートを請け負う場合もあります。実際にプロジェクトを進行するなかで社員がマネジメントについて学べる環境があれば、より実用的なスキルの獲得も期待できるでしょう。

外部へプロジェクトを委託するデメリット

プロジェクトマネージャーは、職業柄プロジェクトを実施する社員に指示を出したり、ときには行動を催促しなければならないこともあります。そのような場合、親しい間柄の社員同士であれば角が立たずに済むかもしれませんが、外部のプロジェクトマネージャーが現場スタッフとの信頼関係を築けていなければ、衝突することにもなりかねないでしょう。また、社内にプロジェクトマネジメントに関するノウハウが蓄積しづらいという点も、懸念事項のひとつです。

外注する前に!注意するべきポイント

プロジェクトマネジメント業務をアウトソーシングする場合、委託業者の得意ジャンルをリサーチし、自社に合う企業を選定しましょう。

また、プロジェクトマネジメントの業務は、プロジェクトの計画やスケジュール管理、プロジェクトを行う人材確保など様々な工程があります。依頼の範囲によって見積金額は大きく変化するため、あらかじめ自社と業者の対応範囲の切り分けを行いましょう。

さらに、プロジェクトを円滑に進めるためにプロジェクトマネージャーとの信頼関係は大切なポイントです。依頼するプロジェクトマネージャーの知識やノウハウの有無だけでなく、仕事を任せられる人柄であるかどうかも見極めましょう。

お勧めのBPO企業

プロジェクトマネジメントの業務を受託している企業について、おすすめの3社を紹介します。それぞれの特徴を確認し、自社に合う業者へ委託しましょう。

Mamasan&Company株式会社

Mamasan&Company株式会社では、技術を持ったオペレーターが世界中からテレワークによって集結し、経理や給与業務、コールセンター、Webデザインやマーケティングなど様々なバックオフィス業務を請け負っています。

システム開発サービスもそのひとつであり、プロジェクトマネージャーの配置やマニュアル作成業務なども依頼することが可能です。特に開発業務では、大規模なシステム開発に携わってきたスタッフが、これまで培った知識やノウハウを活かして対応します。また、開発業務のみでなく、保守やトラブル対応などのアフターフォローまで、一括して依頼できることも魅力な企業です。

【参照】「Mamasan&Company システム開発サービス」

株式会社クロト

株式会社クロトは、ITやWeb業界に特化してプロジェクトマネージャー業務を受託し、案件ごとに最適な人材を配置しています。主な業務委託内容としては、プロジェクトの運営、管理、進行、渉外などです。

取り分け、渉外業務については、大型案件を獲得した確かな実績のある企業といえます。プロジェクトマネージャーがいないことで、営業の機会を失っている企業は一度依頼してみてはいかがでしょうか。

【参照】「プロジェクトマネージャー業務委託 webマーケティング 株式会社クロトへ」

株式会社クラウドワークス

株式会社クラウドワークスは、業務委託の仕事をマッチングサイト上にて発注または受注することができる、日本最大級のクラウドソーシングサービスです。2020年9月時点で410万人のワーカーが登録し、エンジニアやデザイナーの業務なども請け負っています。プロジェクトマネジメント業務においては、情報システムの開発におけるプロジェクト計画書の作成、テスト管理の業務などの委託が可能です。

登録ワーカーはフリーランスが多く、費用を抑えたい場合はおすすめでしょう。しかし、フリーランスのワーカーはスキルに差があるため、事前に実績の確認を行うことが大切です。

【参照】「Crowdworks プロジェクトマネジメント・要件定義 の仕事・求人を探す」

まとめ

プロジェクトマネージャーは、主な役割としてプロジェクトを計画・管理し、納期までに達成することが求められます。

プロジェクトマネージャーは、システム的な知識だけでなく、コミュニケーション能力や管理能力など様々なスキルが必要です。また、問題が発生した場合スムーズに対応でき、マルチタスクが可能な人材が向いているといえます。

しかし、プロジェクトマネージャーとして、高スキルを持つ人材が豊富な企業は多くはないでしょう。また、スキル取得のために社員を教育することはできても、本質的な資質を変えることは困難です。そこで、プロジェクトマネージャーの人材確保や教育が難しい企業は、アウトソーシングの活用がおすすめでしょう。既存スタッフへ負担をかけず、ノウハウを持ったプロにプロジェクトを進めてもらうことができます。

外部業者へ委託する場合は、依頼範囲や相手の人柄も見極めつつ、良きビジネスパートナーとなれるような人材を選びましょう。