昨今、働き方改革の推進や新型コロナウイルス流行により、テレワークを導入・検討する企業が増えています。テレワークを導入することで、多様な人材の確保や緊急時の事業継続など、様々なメリットが期待できるでしょう。しかし、テレワークは社員が「遠隔で業務を行う」という特性により、オフィス勤務と比べて業務管理の難しさが課題のひとつでもあります。
そこで、テレワークを導入する企業へおすすめしたいのは、業務プロセスの可視化です。業務プロセスの可視化を自社で行なうのが困難な企業は、専用システムやアウトソーシングの活用によって見える化を実現するこどができます。業務プロセスを見える化することによって、テレワーク運用の課題である「タスクの明確化」や「コミュニケーションの活性化」を実現し、さらにはエンゲージメントの向上にもつながるでしょう。
テレワークにおける業務管理の課題
テレワークを導入することで、通勤費や紙代などコストダウンの効果、ライフワークバランスの維持など様々なメリットがありますが、反対にデメリットが存在することも事実です。ここでは、テレワークの課題として様々な「業務管理の難しさ」に焦点を当て、確認してみましょう。
社員の時間管理が困難
在宅勤務では、オフィス勤務のように出退勤が目に見えないため、社員の勤務時間を把握することが困難となるでしょう。企業は、労働基準法により社員の労務管理を行う義務があるため、勤怠管理ツールなどの活用をおすすめします。また、発想を変えてみると、テレワークは時間や場所に囚われない働き方ができることが大きなメリットのひとつです。柔軟な働き方ができるテレワークのメリットを活かして、「何時間働いたか」だけでなく、「業務時間にどれだけタスクをこなしたか」を把握することが、企業の生産性アップにつながるといえます。テレワーク成功のためには、オフィス勤務とは視点を変えた管理を行うことがポイントです。
コミュニケーションが不足しがち
テレワークでコミュニケーションを取る手段は、電話やメール、社内チャットなどが主となります。このような方法は、オフィスで対面によって話す場合と比べて、会話のキャッチボールにタイムラグが発生したり、誤った自己解決をしてしまう懸念もあるでしょう。コミュニケーションが不足することによって、信頼関係の構築が困難になったり、認識のずれによるトラブルも招きかねません。また、コミュニケーションを取っていなければ、管理者は業務の進捗状況や、テレワーカーの成果を把握することが困難となる懸念もあります。このようなリスクを回避するために、意識してコミュニケーションを取ることができる仕組みの構築が大切でしょう。
タスク管理の必要性
在宅勤務では、オフィス勤務のように上司による監督下にないため、テレワーカーのタスク管理が困難となります。管理者が「誰が」「何を」行っているのか把握できる環境がなければ、タイムリーに適切なアドバイスや対策ができず、顧客とのトラブルにもつながりかねません。そこで、タスクを可視化し、社員ごとに進捗状況を管理する仕組み作りを行うことが大切です。また、タスクを見える化することによって、テレワーカー自身も、やるべき仕事を理解し、その目的を意識して業務に取り組むことが期待できます。
セキュリティの管理
社外で業務を行う場合、情報漏えいのリスクが発生します。情報漏えいは、会社の信用に関わる重大なリスクでしょう。テレワークの運用では、オフィスで勤務する場合とは異なるセキュリティのルールを定め、テレワーカーへの周知を徹底することが大切です。また、セキュアな回線を使って、リモートデスクトップやクラウドサービスなどを活用した技術的な対策も欠かせないでしょう。
業務プロセスの可視化が社員の行動管理につながる！？
遠隔での業務管理に悩む企業は、業務プロセスの可視化を行うことがおすすめです。業務プロセスを見える化することで、労務時間やタスクを管理することにつながり、さらにはテレワーカーの行動管理を徹底することも期待できるでしょう。
業務プロセスを可視化する方法
業務プロセスを可視化する方法としては、イラストを使って1枚の紙にまとめる鳥瞰図式や、業務の流れを図形で表すフローチャート式、マニュアルの作成などがあります。
これらを自社で作成することが困難な企業は、業務プロセス可視化アプリや、業務可視化のアウトソーシングサービスを活用してみて見るのもおすすめです。
業務内容を明確化するメリット
業務プロセスを可視化することで、業務の全体像や、各業務の繋がりを理解することができるでしょう。見える化されたデータの共有により、遠隔で業務するテレワーカーも含めて、社員全員で共通認識を持って業務へ取り組むことにつながります。
また、担当業務の目的を明確化することによって、社員は目的の達成に向けて業務に取り組むことができ、結果としてエンゲージメントを高めることにもつながるでしょう。
労務管理につなげることが可能
テレワークでは、社員ごとの時間管理が困難であるため、長時間労働や業務の怠慢を引き起こすリスクがあります。勤怠管理システムの導入により、ある程度の就業時間は把握できますが、テレワーカーの行動管理までは困難です。自己申告制の勤怠管理システムであれば、出社ボタンを押したあとにしばらく休憩していたり、退社ボタンを押した後に業務を続けていても、管理者は気付くことが厳しいでしょう。
そこで、業務プロセスを可視化することにより、各業務の遂行に対して「適正な作業時間」を見える化できるため、業務量と勤務時間のバランスを保つことにつながります。結果として、管理者はタスク消化に焦点を置くことで「行動管理」の観点から残業時間の超過や職務の怠慢に気付きやすくなるでしょう。
タスクの見える化が可能
業務プロセスの可視化により、社員ごと・業務ごとのタスクが見える化できます。それにより、管理者はタスクの進捗状況を確認することが可能となり、テレワーカーは、自分自身のやるべき業務について把握することにもつながるでしょう。
このように、テレワークの課題であるタスク管理は、業務プロセスの可視化によって解決することが期待できます。
タスクから生まれる気付きがコミュニケーションにつながる
タスクを明確化することにより、案件や社員ごとに業務の進捗状況が可視化されます。管理者は、タスク管理データをチェックすることで社員の変化に気付きやすくなり、適切な声かけができるでしょう。
テレワーク運用における、コミュニケーションのポイントについても説明します。
タスクの進捗状況を確認しやすい
タスクを明確化することで、業務の進捗状況が見える化されます。例えば、滞っている業務について上司が気付き、助言しやすい状況となるので「テレワーカーへ任せきりにしていたら、期限に間に合わなかった」というようなリスクを回避することが可能でしょう。
また、テレワーカーは、タスクの進捗状況を遠隔で監督されている状況であるため、期限を意識して業務を行うことも期待できます。
パフォーマンスの変化に気づきやすい
業務プロセスを可視化し、タスク管理を行うことによって、社員ごとのパフォーマンスについても把握しやすくなります。例えば、先月よりタスクの消化率が下がっている社員がいれば「最近稼働が下がっているけれど、何か困っていることはないですか？」と声をかけることができるでしょう。反対に、効率的にタスクを消化している社員へ「最近がんばっているね」とねぎらいの言葉をかけることも可能です。
顔を合わせることが少ないテレワークにおいても、社員の変化に気づいてコミュニケーションを取ることで、信頼関係の構築にもつながります。
ツールの活用により気軽にコミュニケーションが可能
テレワークにおけるコミュニケーション方法としては、オンラインミーティングツールや、ビジネス用のチャットツールの活用がおすすめです。オンラインミーティングツールを使って朝礼やオンライン会議を行うことにより、テレワークで問題視されている孤独感を排除することにつながります。
また、チャットツールではメールや電話よりも気軽にコミュニケーションを取ることが可能です。遠隔だからこそ、コミュニケーションを取りやすいツールの導入が大切でしょう。
エンゲージメントを高めるテレワーク運用とは？
エンゲージメントの向上は、離職率の低下や社員満足度のアップにつながる大切なポイントです。テレワークにおいては、柔軟な働き方ができる特性を活用することで、エンゲージメントの向上が期待できます。
ここでは、エンゲージメントを高められるテレワークの運用ポイントについて説明します。
タスクの明確化を徹底すること
業務プロセスを可視化し、タスクを明確にすることで、テレワーカーは「何を」「いつまでに」行うべきか、プロジェクトの達成に向けて意識して取り組みやすくなるでしょう。
上司に言われて仕方なく仕事を行うのではなく、自分自身でタスクについて考え、「主体性」を持って働くことでエンゲージメントの向上が期待できます。
適切な評価を行うこと
オフィス勤務の場合、社員の勤務態度や人柄など、数字で表せない事柄での評価が行われる場合があるでしょう。テレワークでは、それらを確認しにくい状況になるので、数字で表せる目標達成率、能力など「目に見える結果」に対して評価することが自然と増加します。それにより、「評価の公平性」が高くなるため、社員のエンゲージメント向上につながるでしょう。
ライフワークバランスの維持をサポート
多様な働き方ができるテレワークは、オフィス勤務の場合におこりうる課題の解決にもつながります。例えば、これまでは育児や介護、遠方への引っ越しにより退職を余儀なくされた社員も、テレワークという選択肢ができたことにより、離職の防止が期待できるでしょう。
また、自宅勤務であれば通勤時間が削減され、空いた時間をプライベートの時間として費やすことが可能となります。テレワーカーのライフワークバランスが取りやすくなることで、会社への信頼度がアップし、さらには貢献度の向上も期待できるでしょう。
コミュニケーションを活性化すること
社員同士のコミュニケーションが不足することで、テレワーカーは組織の一員として働く自覚が薄れていく恐れがあります。そのため、オンライン会議や朝礼などの場で会社の方針や、プロジェクトの目的を定期的に社員へ伝えることが大切です。
また、不明点や相談事項があれば、自己完結せず気軽にコンタクトを取れる環境を整えておくことで、社員同士の信頼関係を保つことができます。業務内容に関する話題だけでなく、あえて雑談の時間を設けることも効果的でしょう。社員一人ひとりが孤独感を払しょくし、チームの一員である自覚を持つことで、エンゲージメントの維持が可能となるのです。
テレワークの成功がエンゲージメントアップにつながる！？
働き方改革の推進や新型コロナウイルスが流行していることにより、テレワークを導入する企業が増えています。しかし、テレワークは「遠隔で働く」という特性により、業務管理の難しさに悩む企業が多いのではないでしょうか。
まずは、業務プロセスを可視化し、タスクを明確化してみましょう。それにより、管理者はテレワーカーの変化にいち早く気付くことができ、社員は主体性をもって業務に取り組むことが可能となります。
また、タスクの明確化は、テレワーカーがタスク消化を重視した働き方や公平な評価を受けることへの期待につながります。テレワーク運用のポイントをおさえて、社員のエンゲージメント向上につなげてみてはいかがでしょうか。
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