事業の継続や雇用の確保など、様々な目的から多くの企業がテレワークの導入を進めています。しかし、テレワークには大きなメリットがある反面、労務管理や環境の整備、コミュニケーションなど課題が多いのも事実です。これらの課題を解決するポイントとして、各種テレワークツールの整備と活用、就業規則を始めとしたテレワーク運用ルール制定や、コミュニケーション方法の工夫などがあげられます。
テレワーク導入のメリットや課題に対する理解を深め、テレワークを円滑にするツールを活用し、課題解決に向けてアクションを起こしましょう。
それでは、テレワーク導入のメリットと課題、解決のポイントをご紹介します。
知っておきたいテレワーク導入の5大メリット
テレワーク導入には、企業と社員双方にとって多くのメリットがあります。では、テレワーク導入が求められる背景、導入によって得られるメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。テレワークの主な5つのメリットをご紹介します。
雇用の確保
少子高齢化が進み、日本の生産年齢人口は減る一方です。さらに、核家族化の影響で、介護や育児の負担は働き盛りの世代に大きくのしかかっています。また、自らの心身の問題で出社スタイルの勤務が難しい社員も少なくないでしょう。企業にとって今後の事業継続のためにも、雇用の確保は重要な課題です。テレワークは、様々な事情を抱えた人材をすくい上げ、有能な人材の離職を防ぐための有効な手段となりえます。
通勤からの解放
テレワークの導入は、通勤からの解放ともいえます。特に首都圏では、通勤時間が40分を超えるオフィスワーカーが過半数を超え、通勤時間が長いほどストレスが顕著なのも注目すべき点でしょう。現在、コロナ流行による感染への不安もあり、通勤そのものへのストレスがあるため、テレワークへの移行は時間の有効活用やストレス軽減の面でも重要となります。
【参考】「ザイマックス創建_通勤ストレスがワーカーの満足度に与える影響」
オフィスコストの削減
一度に出社する社員を減らすことで、オフィスをよりコンパクトに集約できます。小さなオフィスに移転することで、オフィスの賃貸料やOA機器のリース費用、事務用品費や通信費、公共料金などオフィスに関わる様々なコストを削減することが可能です。
さらに、営業業務のテレワーク化が進めば、わざわざ都心部にオフィスを構える必要もなくなり、より賃料の低い郊外への移転も考えられます。
災害時の事業継続対策
現在のコロナ禍や、いつ起こるかわからない自然災害などの緊急事態の際に、継続して事業を行う方法としてもテレワークは有効です。業務を行うためのパソコンやタブレットが分散されるため損失リスクが軽減されるとともに、テレワークツールは安否確認手段としての流用も可能でしょう。
また、データを保管するストレージサービスの中には、顧客のデータを2拠点でバックアップを取るなどの対策をしているサービスもあるため、リスク分散という意味でも有用です。
生産性の向上
テレワーク導入の際に、今までの業務をそのままテレワーク化するのではなく、業務フローの見直しを行い効率化することで、生産性を向上させることができます。
また、テレワークの各種ツールを活用することで、業務の一部の自動化や情報一元化が実現できるため、業務効率化につながります。場所や時間を問わず、業務を行えることも効率化に大いに役立つでしょう。
事前に把握すべきテレワークの課題
テレワークをスムーズに導入するためには、事前の準備も重要です。準備を円滑にするため、テレワークを行う際の課題や注意点について見ていきましょう。
テレワーク環境の整備
テレワークを円滑に行うためには、勤怠管理ツールや情報共有ツール、コミュニケーションツールなどの様々なツールが必要です。各ツールを社員それぞれの端末に設定しなくてはならないうえ、各家庭で異なるネットワーク環境への配慮も重要となります。さらに、社員のツールに対する習熟も必須になるため、導入前に社内で一通りの研修を行っておいたほうが、スムーズにテレワークに移行できるでしょう。
労務管理の難しさ
一緒のオフィスで仕事をするときと比べ、テレワークは社員の動きが非常に見えにくくなります。また、子どもが在宅かどうか、介護者がいるかどうかといった環境の差や、性格的に在宅での働き方の向き不向きといった条件の違いもあります。テレワーク勤務を希望する社員に対して、家庭環境も含めた配慮が個別に必要になるため、ますます労務管理は難しくなりやすいと言えます。
人事評価への不満
オフィス内のようなコミュニケーションがとりづらいテレワークでは、業務を行う過程や意欲などは加味されにくく、評価の方法が成果主義に偏りがちです。特に、人事や営業の支援業務や研究職など、成果を数字に置き換えにくい職種は、評価を得にくく感じられる可能性もあり、人事評価への不満が起こりかねません。
コミュニケーションへの不安
互いにオフィスで働いていれば気軽に直接話せますが、テレワークではチャットやメールなどツールを通した形になり、コミュニケーションが不足しがちです。テレワークでのコミュニケーションがうまく取れない主な要因は、ツールに対する苦手意識、習熟不足なので、事前に社員全員のツールに対する習熟度を上げておく必要があるでしょう。
在宅勤務で押さえておきたい大切なポイント
テレワーク導入の流れで代表的なものが社員の在宅勤務化ですが、在宅勤務の導入をスムーズに行うためには、環境の整備と、ルールの制定が重要となります。在宅勤務を円滑に行うための、具体的なポイントを紹介します。
テレワークの試験的導入
テレワークを本格導入する前に、事前に試験的に在宅勤務を行ったほうが良いでしょう。理由は、実際の業務を行うことでテレワークのメリット、デメリットが明確となり、円滑に業務を行うために必要な取り決めやルールづくり、ネットワーク環境などに不備が無いかの確認もあわせて行えるためです。
また、事前に試験導入し社内研修を繰り返すことで、各種ツールの習熟がある程度できた状態で、テレワークの本格導入を行えることも大きな利点でしょう。
就業規則や各種ルールの制定
在宅勤務に対する労務管理や人事評定など様々な不安を軽減するために、テレワークのための就業規則を作ることも重要です。先に決めておかないと物議をかもしそうな事案、勤怠管理の方法や就業時間などに対して、あらかじめ取り決めしておくことで、在宅勤務に対する不安を抑えられます。
また、業務を行う上での決まり事、連絡や情報共有のルール、業務フローやマニュアルなどを決めておくとより円滑にテレワークが行えるでしょう。
ツールを活用してコミュニケーションを円滑に
チャットやメールでのやり取りには、場の雰囲気や言葉のニュアンスなどが読み取りにくく、誤解を生み意図しない解釈を相手がしてしまう恐れもあります。
誤解を生まないような上手なツールの活用や表現方法を、具体的に見ていきましょう。
チャットツールはテレワークコミュニケーションの基本
チャットツールを使うと、メールに比べてより気軽にやり取りができます。必要に応じて個人同士やグループ単位のチャットルームを使い分けることができ、事前の会話の流れが追いやすいのも魅力です。さらに、グループ内の個人あてにメンションを付けることもでき、太字や絵文字も使え、表現の幅が広がるため、気持ちを相手に伝えやすくなります。
WEB会議ツールで対面会議
テレワークが続くと誰とも顔をあわせない状態が多くなるため、一緒に業務を行ううえでも、対面でのコミュニケーションが大切です。Web会議ツールを活用すれば、場所に縛られずに会議に参加ができ、顔を見てリアルタイムでの話し合いもできます。また、社外とミーティングが開きやすい点も魅力です。
社員が報酬を送り合うピアボーナスツール
ピアボーナスとは、社員同士が互いに感謝の気持ちを送りあうためのツールです。英語の「Perr（仲間）」と「Bonus（特別手当）」を組み合わせた造語で、第三の給与とも言われています。テレワークでは、手助けしてくれた同僚へのちょっとしたお礼が難しいため、感謝の気持ちをボーナスで送りあうことができるツールはコミュニケーションにも有効でしょう。さらに、感謝の気持ちを得ることで、社員のモチベーション向上にも大いに期待できます。
テレワークツールの導入で課題を解決した事例を紹介
利用している、テレワークを行う上で便利なツールの活用事例を紹介します。これらのツールは、テレワーク導入時だけでなく、平素の業務効率化にも役立ちます。テレワークツールを導入し、テレワーク本格導入を見据えた準備を行っていきましょう。
オンラインストレージ活用で情報共有
情報の一元化、ノウハウの蓄積という点でオンラインストレージは有効です。社員全員で一つのストレージを利用することで情報の共有が円滑になり、マニュアルや議事録、作業進捗表などの最新情報が確認しやすくなります。また、書面による情報の共有が必要なくなるため、印刷や準備、管理のためのコストが削減可能です。
コミュニケーションツール活用でリアルタイムのやり取りを
前章で詳しく触れましたが、チャットツールやWEB会議ツールなどコミュニケーションを円滑にするツールは、テレワークに必要不可欠です。チャットツールは、業務案件ごとにグループを作ったり、作業の内容にあわせてスレッドやメンションを立て、必要な人に的確に情報が伝わるよう工夫します。コミュニケーション不足を防ぎ、情報共有や相談ごとなど大小さまざまなやり取りが可能となるため、全ての社員が使いこなせるようにしましょう。
カレンダーツール活用でお互いの動きを把握
カレンダーを共有することで社員が互いの業務状況を確認でき、オンライン会議の設定も対象メンバー全員に対して簡単に行えます。また、いつ・誰と・何のための会議が入っているか、業務に対応できる時間かどうかなどを相手のカレンダーから確認可能なため、スケジューリングが行いやすくなります。さらに、会議前にリマインダーを設定したり、スマホのアプリを利用して外出先から予定を確認したり、便利に使うことも可能です。
テレワークの課題解決は業務効率化にもつながる！
テレワークの課題解決は業務効率化にも作用します。むしろ、テレワーク導入は、業務効率化を目指し同時進行で行うことが望ましいでしょう。
ここでは、テレワークを行うことによって得られる効率化のメリットと、さらなる業務効率化を実現するためにテレワーク導入支援を利用する方法について紹介します。
本来の業務に集中できる
テレワークを行うことで、本来の業務に注力することが可能です。それは、オフィスで業務を行えば気軽にコミュニケーションが取れますが、その反面些細な問合せや雑談、電話や来客への対応などで、自分の本来の仕事が中断されることも多々あるためです。テレワークを行い、情報のやり取りをチャットなどで行うことで、度々行われる作業の中断を避け、自分の業務のタイミングで問合せへの対応ができます。
会議が減る・短くなる
オンライン会議の適正時間は、30～45分と言われています。これは人間の集中力の問題もありますが、オンライン会議では、対面での会議より空き時間や待ち時間が目立つため、より効率的な議事進行が求められる傾向にあるためです。
円滑な会議のため、開始時間の厳守はもちろんのこと、会議の目的や議題の事前共有、必要充分の参加者の選定などが行われるようになります。また、必要のない会議に出なくて済むようになったり、必要とされる人数に抑えることで、よりストレートな意見の交換が行えるようになるでしょう。
ツールを利用した業務の自動化
テレワークにも使われる勤怠管理ツールや経費精算ツール、情報共有ツールなどの多くのツールは業務効率化にもそのまま活用できます。入力ややり取りの自動化、フォーマット化が行えるため、社員が手作業で行う業務を減らすことができ、情報の共有・一元化も可能です。ペーパーレス化にも繋がり、煩わしい書類の管理も不要になるうえ、気づいたときに空いた時間で作業ができます。こうしたツールは、テレワークを行わない場合でも積極的に導入を検討してみるのもいいでしょう。
テレワーク導入支援を利用して更なる業務効率化を
テレワーク導入支援サービスを利用するのも、業務効率化を実現するための有効な手段です。Mamasan&Companyが提供するテレワーク導入支援サービスは、10年以上のテレワーク運用実績に基づく、より適切な業務効率化のアドバイスもあわせて受けられます。
テレワーク環境の準備や就業規則・運用ルールの制定や、業務フローやマニュアルの整備など社内だけでの導入に不安を感じる場合は、外部の専門業者に委託する選択もあります。
まとめ
テレワーク導入には多くの課題があります。しかし、慎重な対応は必要ですが、メリットも大きいため導入に対しては前向きに検討しましょう。ここで紹介したテレワークのための各種ツールは、普段の業務効率化にも充分役立つものばかりです。
まずは、ツールを導入し、社員のツール習熟を行ってから順次テレワークの本格導入を行うのも一つの方法となりえます。
テレワークの環境を整え、業務効率化も見据えたスムーズな導入を目指しましょう。
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