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テレワークを成功に導く!最適なツールの選び方

2020年5月29日 10:00 カテゴリー : BPO Times

テレワークを導入することで、企業は採用力の強化や生産性の向上が期待できるでしょう。しかし、コミュニケーション、労務管理、タスク管理などの分野でこれまでの組織管理方法では対応が難しいという側面も存在します。

その問題を解決するために、各メーカーからクラウドシステムを活用した様々なツールが提供されてます。自社にとって、最適なツールを選定することがテレワーク成功の鍵となるでしょう。

この記事では、テレワーク導入によって企業が期待できること、反対に課題となることを説明し、課題を解決するためのツールについて紹介します。

知りたい!テレワークの導入による期待と課題

テレワークは、働き方改革や新型コロナウイルスの影響で新しい働き方として導入・検討する企業が増えている一方、様々な課題があります。ここでは、テレワーク導入におけるメリット、デメリットと合わせて課題解決のための様々なツールを紹介します。

新しい働き方「テレワーク」が企業にもたらすメリット

テレワークの導入により、育児や介護、病気療養などで家を離れづらい社員の離職防止や、遠方に住む優秀な人材を雇用対象にすることが実現できます。また、オフィスに行き来する時間を削減したり、紙の保管や印刷、通勤や交通のコスト削減によって生産性の向上につながります。さらに、自然災害やパンデミックなどの非常時においても事業を継続することが可能となります。

メリットがある反面で注意すべきデメリットも

テレワークの導入には、メリットがある反面、注意すべきデメリットもあります。まずは、社員同士のコミュニケーションが少なくなり、スムーズな情報共有が難しくなることです。

また、社員がオフィスと異なる場所で勤務することになるため、どのぐらい業務を行ったのか労務実態を把握することが難しくなります。さらに「誰が」「何を」「どこまで」行っているのか、タスクの進捗状況を把握する難しさが考えられます。

課題を解決!テレワークを成功に導く様々なツール

テレワークの導入でありがちなコミュニケーション不足、労務管理、タスク管理といった課題を解決するために、導入の検討を勧めたいのが、クラウドシステムによるツールの活用です。

管理だけならExcelでも可能ですが、テレワークの特徴である「遠隔」で仕事をする場合においては、リアルタイムに状況が分かることがクラウドシステムによるツールの長所と言えます。

テレワークの成功に必要なツールとは

テレワークを成功させるために様々なツールを活用することで、遠隔にいる社員とのコミュニケーションや、労務管理、タスク管理をサポートし、業務の効率化につなげることができます。

チャットツール

無料通話アプリ「LINE」の普及とともに一般化してきたチャットは、ビジネスの場でも多く活用されています。チャットは、メールに比べて気軽に連絡が取れること、またツールによってはビデオ会議も可能なことから、テレワーカーにとって大切なコミュニケーションを活性化するためにおすすめのツールです。

労務管理ツール

企業は、テレワーク社員の労務実態を管理・監督しなければなりません。しかし、遠隔では実際に働いている状況を確認することは難しいでしょう。

そこでおすすめしたいのが、クラウド上で使用できる労務管理ツールの活用です。インターネット環境を利用して、場所や端末を選ばず、オフィスで働く場合と同じように打刻することができます。

打刻したデータは自動で集計されるため、労務実績や休暇、時間外労働の状況を一元管理して、企業は全体の労務状況を把握することが可能となります。システムは手動で変更が難しいため、Excelやタイムカードでありがちな誤魔化しや人為的なミスを防ぐことにも繋がるでしょう。

タスク管理ツール

タスク管理ツールを活用し、業務の進捗状況や期日などを管理することで、遠隔にいる社員の業務を把握することができます。また、業務の依頼や進行状況などもその都度項目を追加するなど管理を行うことで、伝達漏れやタスク漏れを防ぐことも可能でしょう。

タスクの可視化によって業務の優先順位を付け、情報共有を徹底することで、業務の効率化と生産性の向上に繋がります。

テレワーク成功の要!最適なツールの選定

テレワークを成功させるためのツールは、様々な種類があります。自社に合ったものを選択できるよう、ツールを選定する際のポイントと注意点を確認してみましょう。

遠隔でもコミュニケーション活性化!チャットツール

ビジネス用のチャットツールは、製品によってはチャットだけでなくビデオ通話やスケジュール管理など、さまざまな機能が搭載されています。自社のニーズに合わせて、必要な機能が備わっている製品を選ぶことが大切です。

また、チャットツールは業務上で使用するため、重要な顧客情報や取引情報もやり取りすることが考えられます。企業の情報漏えいを防ぐためにも、セキュリティ面が徹底して管理されているかどうか注意が必要です。

勤怠を自動で管理してくれる!労務管理ツール

まずは、最低限必要な機能として労働時間(始業時刻・終業時刻・休憩時間)を記録することです。記録の方法においては、予算によって異なりますが手動で打刻する方法や、パソコンを起動・シャットダウンした時間を自動で記録する方法などがあります。

また、テレワークをしている社員が実際に作業しているのかどうか知りたい場合、同社員のパソコンのスクリーンショットを記録したり、GPSでどこにいるのかなどを把握できる「プレゼンス機能」を搭載する製品もあります。しかし、このような機能は社員へ圧迫感を与える可能性があるため、活用するには注意が必要です。

仕事を効率よく行える!タスク管理ツール

管理したい項目をあらかじめ整理して、ツールを選択することが必要です。例えば「ToDoリスト」「プロジェクト管理」など、どのような機能が必要か検討します。

また、タスク管理ツールを習慣化させるためにも、実際に使う社員にとって操作性・利便性に優れているものでなければなりません。無料トライアル期間を設けているシステムも多いので、試しに色々操作をしてみるのもおすすめです。

テレワークで使えるおすすめツール

では、各ツールを選定する上でのポイントをおさえたところで、おすすめするツールを紹介します。

Google Chat

Google Chatとは、G Suite(Googleがサブスクリプション形式で提供しているクラウドコンピューティング生産性向上グループウェアツール)の一種です。個人で行うダイレクトメッセージから、グループの会話まで行うことができます。継続的なプロジェクトを補完する専用の仮想ルームと、スレッド化された会話によって、進捗状況やフォローアップ作業の管理が簡単に行えるようになります。

G Suiteのユーザーであればその料金内でGoogle Chatを使うことができます。ビジネス向けには1ユーザー月額1,360円のプランがおすすめです。大手チェーン飲食業やアパレル業においても導入されています。

ジョブカン勤怠管理

クラウド型勤怠管理システムでは業界ナンバーワン、導入実績5万社以上のシステムです。スマートフォンやタブレット操作が可能となっていること、また打刻はGPSやLINEなどで行える仕様になっているため、テレワーカーにおすすめのツールでしょう。また、企業はリアルタイムで社員の勤務状況を確認できます。さらに、時間外労働状況を一覧で確認でき、36協定の超過がある際はアラートで知らせてくれます。

30日間の無料トライアル期間が設けられており、利用機能数によって月額200円からの料金設定となります。

Asana

料金や機能面が平均的なタスク管理ツールで、企業で初めて導入する際におすすめです。大手航空会社、大手通信会社などを始め、世界中で7万以上の組織に導入されています。

特徴としては、追及されたユーザーインターフェースと操作性です。スプレッドシート形式に慣れていなくても、好みの方法で仕事を計画し、自身が使いやすいようにカスタムすることができます。また、Google Chromeと連携することで、時間管理ツール「Toggle」を使ってタスク消化に費やした時間を可視化することもできます。

料金は、Basic、Premium、Business、Enterpriseと4種類のコースに分かれています。Basicコースは無料で利用することができ、企業向けにおすすめなBusinessコースは月額2,700円です。

まとめ

テレワークは、時間とコストを削減し、企業の生産性を向上することが期待できます。一方で、テレワークの導入には社員間のコミュニケーション不足や、オフィス勤務と比べて様々な管理の難しさが課題となっています。

しかし、本記事で紹介したツールを活用することによって、課題を解決しテレワークの成功に導くことができます。また、ツールの導入効果を最大にするためには、企業の目的や導入の意図に沿える、自社に合った最適なツールを選択する必要があるでしょう。