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テレワーク導入は事前準備が大切!業務環境構築のポイント

2020年8月26日 09:00 カテゴリー : BPO Times

近年、働き方改革の推進や新型コロナウイルスの流行などによってテレワークを導入する会社が急増しています。テレワークは、時間や場所にとらわれない働き方ができるため、生産性向上など様々なメリットがあります。その一方で、社員間のコミュニケーション不足や管理の難しさなど課題も見逃せません。テレワークを成功させるためには、業務に集中できる環境を念入りに準備しておくことが大切です。この記事では、テレワークに成功した企業の事例や、事前準備のポイント、おすすめのアプリ・サービスについて紹介します。

テレワークを導入する会社が急増

2020年は新型コロナウイルスの流行により、テレワークの導入を余儀なくされる企業が急増しています。しかし、テレワークによって得られる効果は、新型コロナウイルス感染拡大のリスク回避だけではありません。具体的にどのようなメリットがあるのか確認してみましょう。

コスト削減

テレワークは社員が社屋に出社しなくても業務にあたれる働き方なので、通勤交通費をカットすることができます。また、業務で必要な書類や資料に関して電子ファイル化することで、紙の印刷コストを削減することも期待できるでしょう。さらに、永続的にテレワークを継続する場合、オフィスを廃止または縮小することで、家賃などの固定費を削減することにもつながります。

業務の効率化

テレワークは、予定外の打ち合わせや顧客の訪問などで業務を中断されることが比較的少なく、通勤時間も考慮しなくて済むでしょう。オフィス勤務と比べ隙間時間が発生しやすくなるため、タスクの消化や営業力の強化につなげ、結果として業務の効率化が期待できます。

多様な人材の確保

テレワークは、働く場所を選ばないことが強みといえます。育児や介護、病気療養などで自宅を離れられない社員の離職防止につながり、企業としては少子高齢化問題に取り組む姿勢をアピールできるので、イメージアップにもつながるでしょう。さらに、遠方に住む優秀な人材をリモートで確保することも可能となり、採用力の強化も期待できます。

非常時の事業継続

出勤の必要が絶対ではないテレワークは、自然災害の発生時などの緊急事態でも、状況によっては事業の継続を行うことが可能となるでしょう。また、感染症が流行した場合は、他人との接触を減らすことができるので、感染の拡大を抑えることにつながります。

ワークライフバランスの実現

テレワークは、満員電車などで通勤する負担がなく、自宅などの落ち着く場所でリラックスして仕事に取り組むことが可能です。これまでと比べ、スケジュールや働き方が自由になることで自分の趣味や家族との時間を作ることにもつながり、ワークライフバランスの実現も期待できるでしょう。

永続的にテレワークを導入した企業

コロナ禍での一時的なテレワークの導入ではなく、社員の机や会議室などの物理的なオフィスを廃止または縮小して、全社員をテレワークとする企業も現われています。実際、永続的にテレワークを導入した3つの企業を見てみましょう。

富士通株式会社の事例

富士通株式会社では、2020年7月6日に「2022年度末までにオフィスの規模を半減する」と発表しました。新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけとして永続的にテレワークを推進し、2020年7月時点でオフィスへの出勤率を約25%に抑えています。しかし、感染拡大に伴って生活様式や価値観が大きく変わったため、勤務制度、手当、福利厚生、IT環境を全面的に見直し、仕事内容や目的、ライフスタイルに応じた様々な働き方を取り入れる必要があるという見解を発表しています。

ヤフー株式会社の事例

「どこでもオフィス」という名称でテレワークを全社員対象で導入し、在宅に関わらずどこでも社員が希望する場所での勤務を可能とするなど、先進的な取り組みを行っています。リモートアクセス、コミュニケーションツール、貸与端末等、あらゆる面から利用環境を整えているほか、ペーパレス化も進んでおり、テレワーク実施時も通常のオフィス勤務時と同じ環境での業務を実現しているのです。

サイボウズ株式会社の事例

2010年より段階的にテレワークを導入し、現在では100人100通りの働き方を選択できるよう「午前中は常に在宅勤務をします」「水曜日は在宅勤務をします」などといった「働き方宣言制度」を運用しています。快適かつ安全なテレワークのために実践している主なポイントは、オンラインのオフィス環境を整えることです。具体的には、グループウェア、チャット、Web会議システムなどを活用して、情報はすべてオンライン上で見られる仕組みを作っています。

最適な環境をつくる!テレワーク準備のポイント

テレワークは多くのメリットがありますが、注意すべき課題もあります。テレワークを成功させるためには、予想される課題をクリアして、事前準備を念入りにしておくことが大切です。

テレワークの周知を徹底

テレワークという新しい働き方に対して、不安を抱える社員もいるでしょう。そのため、テレワークの目的を社員に周知し、必要に応じてテレワーカーとしての心構えや新しいツールの使い方などを教育する場を設けることをおすすめします。社員がテレワークの導入に向けて前向きに取り組めるような環境づくりが大切です。

管理体制の見直し

テレワークの導入に伴い、社員同士の直接のコミュニケーションが減り、スムーズな情報交換が困難となることが懸念されます。そこで、遠隔でのコミュニケーションの取り方を検討する必要があるでしょう。また、テレワーカーの就業時間を認識することも難しくなるので、打刻方法や勤務時間の報告方法などを整備しておく必要があります。労働時間の管理は法律で義務付けられているため、過剰に残業することがないよう管理体制を整えましょう。さらに、情報漏えいを防ぐためにセキュリティ対策についても検討することをおすすめします。

必要なツールや設備を検討

業務の管理体制を見直したうえで、次はソリューションにつながるツールを選定します。テレワークは社員がオフィス外で業務を行うため、ITツールの導入やパソコンなど端末の準備、インターネット回線の整備が必要です。ITツールの内容としては、チャットツールやWeb会議システム、勤怠管理ツール、タスク管理ツールなどが挙げられます。企業の意図に沿って、円滑に情報共有を行い、業務の生産性を向上できるITツールを選定することがポイントです。

仕事がはかどる!テレワークに欠かせない必須アプリ

テレワークの準備におけるポイントを押さえたところで、テレワークを実際に行う時におすすめのアプリについて紹介します。

Zoom

チャット機能はもちろんのこと、特にWeb会議ツールとして人気の「Zoom」は、パソコン・スマートフォン・タブレットなど端末を選ばず利用することが可能です。ブラウザまたはアプリをインストールして、遠隔でもコミュニケーションをとることができます。会議の場で言葉だけでは伝わりにくい場合には、共有の画面を使って「ホワイトボード機能」の活用がおすすめです。この機能では、オフィスでの会議のように、図や絵を描いてコミュニケーションをとることができます。さらに、すべてのミーティングに対する暗号化、パスワード保護など、テレワークにおいて懸念されるセキュリティの問題についても対策されています。サービスは無料でも利用できますが、小規模チーム向け・中小企業向け・大企業向けの有料プランや、教育向け・遠隔医療向けなど業種に特化したプランも選択することが可能です。

jinjer勤怠

「jinjer勤怠」は、導入社数約11,000社の人事管理システムです。多様な働き方に合わせて、パソコン・スマートフォンなど様々な打刻デバイスを使うことができます。スマートフォンでは、GPS機能で打刻した場所を確認できたり、範囲制限をかけて一定範囲内でしか打刻できない設定も可能です。打刻されたデータは自動集計され、担当者は勤務実績や勤務状況をリアルタイムで確認することができます。「勤怠管理」「労務管理」「給与計算」などプロダクトごとに1名300円から料金が設定されており、これらを組み合わせて利用することが可能です。導入前に無料トライアル期間を活用してみるのも良いでしょう。

Trello

「Trello」は、世界中のあらゆる規模や業種において愛用されているタスク管理ツールです。ボードの中に「To Do」「作業中」「完了」などのタスクを付箋のように追加します。タスクをクリックすると、期限・チェックリスト・コメントなどの詳細を追加することができ、「To Do」から「作業中」、「作業中」から「完了」へとリストの間を移動して進捗の明示が可能です。サービスは無料でも利用できますが、Business ClassやEnterpriseへアップグレードすることで、添付ファイルの容量アップやセキュリティ機能の強化をすることもできます。

Mamasan&Company「テレワーク導入支援」

テレワークを導入したくても、管理体制の整備などに不安を抱える企業については、Mamasan&Company株式会社の「テレワーク導入サポート」の活用がおすすめです。

セキュアな労働環境をクラウド上に構築

オリジナルのテレワーク管理システム「ママポータル」によって、ノウハウがない企業でも確実にテレワークを導入できるよう支援します。クラウド型の業務環境を構築・提供しているため、テレワーク導入の際に懸念されるセキュリティの問題についても安心です。ASW(Amazonが提供するクラウドコンピューティングサービス)によるテレワーク管理環境とASP(アプリケーションサービスプロバイダー)の活用により、在宅においてもオフィスと同じ環境で業務を行うことが可能となります。

労働環境の整備

専門家による勤怠管理方法のサポートや在宅環境の整備に関するアドバイス、就業規則や社内規定の整備を行います。10年以上の実績とノウハウを活かした、スムーズなテレワークの導入への環境整備が期待できるでしょう。

スタッフのコーチング

テレワーク導入後、問題なく運用できるのか不安を抱えている企業もいることでしょう。「テレワーク導入サポート」では、テレワーカーとしての働き方のコーチングを受けられるので、安心して取り組むことができます。在宅ワーカーの募集から組織作りまでトータルサポートを受けることが可能です。

まとめ

テレワークは、感染症流行や災害発生時といった緊急事態の際などに、リスク分散につながる働き方ができるため、多くの企業が導入を検討・推進しています。しかし、コミュニケーション不足や管理体制の難しさ、情報漏えいのリスクなどのデメリットもあります。テレワークをスムーズに導入・運用するためには、目的を明確化して社員に周知しておくことが大切です。そのうえで業務管理体制の見直しを行い、使用ツールを選定して事前に環境づくりを準備しておくことが、テレワーク成功のポイントとなるでしょう。