昨今では、さまざまな企業で「働き方改革」が推進されていることをご存知の方も多いでしょう。2016年8月に発足した第3次安倍内閣（第2次改造）が、一億総活躍社会実現に向けたチャレンジと位置付けた制度で、2019年4月1日から順次施行されています。
政府も働き方改革に関するWEBサイトを公開するなど、積極的な動きを見せています。
しかし経理部門では、月末や月初に業務が集中してしまうという特性から、残業が常習化しているのが現状です。仕事量も人員もそのままで、仕事の質を下げずに残業を削減するというのは難しいでしょう。
このような課題を解決するために、経理部門にも働き方改革を積極的に取り入れ、業務を外注することが可能です。
今回の記事では、経理における働き方改革と課題の解決方法や外注のメリットについて解説していきます。
働き方改革について
はじめに、働き方改革の基本的な概要と目的を確認していきましょう。
働き方改革は経理部門において、働き方の価値観の多様性や女性の復職にもおおいにつながる部分があります。
働き方改革とは
働き方改革は政府の重要政策のひとつとして位置づけられ、多様な働き方を可能にする社会を目指すという取り組みです。
日本の人口は2008年をピークに減少に転じており、人口が減れば少子高齢化が進み、自ずと人手不足になります。
この労働力不足を解消させるため、働き手を増やし出生率を上昇させ、労働生産性を向上させる必要があります。これを実施させようとする政策です。
なかでも経理部門は、専門知識を必要とするうえに、決算期や年末に業務が集中してしまうため、慢性的な人材不足と長時間労働による残業増加が問題となっています。
働き方改革の目的
働き方改革の目的は、個人の意思や能力、事情に応じた多様で柔軟な働き方を選択可能とする社会を追求し、「労働者にとっての働きやすさ」を実現していくことです。
個人にとって働きやすい環境を構築し、ライフステージに合った仕事の仕方を選択しやすくなると、国にとっては「労働者の増加に伴う税収増」、企業にとっては「労働力の確保と生産性向上」の達成に近づきます。
たとえば、経理事務所に勤務していたものの、出産を機に退職し、子育ての合間に短時間でもスキルを活かした経理の仕事を探している女性もいるでしょう。
働く意欲のある人が無理なく働けるようになることで、社会全体にとっても良い影響が期待できるといえます。
経理部門の課題
前述のとおり、少子高齢化社会が引き起こす深刻な人手不足は、経理部門にも大きな影響を与えているのが現状です。働き方改革の取り組みが重要視されるなか、経理業務の特性からどのような課題があるのか、具体的にみていきましょう。
専門知識のある人材の不足
経理業務において、特定の専門知識が必要になるのは周知の事実です。そのため、経理部門以外の従業員から見て、問題に気付きにくいということがあるでしょう。
少子高齢化から新卒・中途採用ともに売り手市場となり、さらに人手不足が拍車をかけ、経理業務が属人化しやすい状況になっています。
経理担当者の少なさも原因のひとつですが、会社によっては、担当者が一名のみの場合もあります。そのため、経理担当者が個人的に仕事を進めやすいように、オリジナルの方法で処理を行いがちです。そのようになってしまうと、どうしても他者からは業務内容が見えにくくなります。
特定期間における業務の集中
経理業務の特性から、月末などの締日や年末の繁忙期に処理が集中しやすく、業務が逼迫し、長時間労働をせざるを得ないといった傾向があります。
営利活動を行う企業の取引について、漏れなく正確に仕訳を計上しなければなりません。
また、会計システムの仕訳入力においてミスや漏れを防ぐため、金額などのチェックや入力に時間がかかり、慢性的な残業を避けられないという現状です。
属人化する会計システムの入力作業
経理業務のひとつに、会計システムへの入力があります。
この入力作業は、ただ機械的に入力しているだけでなく、帳簿・入出金管理の知識と意識も必要です。また、入力する作業者は一人のほうが、重複入力なども防ぐことができ、わかりやすいという場合もあるでしょう。このような特性から、入力作業そのものが特定の人しかできないという状況になりがちです。
そのため、業務の属人化によって、経理業務は業務内容が見えにくくなってしまい、問題が見つけにくいことから、業務効率化を図ろうとしても難しい場合があります。
課題解決の方法
では、上記の課題に対して、どのような解決策が効果的でしょうか。
従業員数が多いほど、自動的に経理業務も増えてきます。外注をはじめ、経理業務を社内で行い続けながらも改善していける方法がありますので、確認していきましょう。
経理業務の外注
専門性が高く煩雑な経理業務は、外注するのがもっとも手早く、効果的であるといえます。
給与計算、記帳業務、売掛金・買掛金の管理、決算書の作成、年末調整は、経理部門のおもな業務内容ですが、いずれもアウトソーシングが可能です。
たとえば給与計算のみ、年末の繁忙期のみなど、スポットで効率よく外注を活用することにより、大幅な業務削減にもつながります。専門知識をもったプロが業務をおこないますので、高いパフォーマンスが期待できるでしょう。社内業務の属人化回避にも効果的です。
まずは経理業務の全てを自社で対応する場合と、外注費用を比較してみることもおすすめです。
現状の把握と業務の洗い出し
経理業務を自社で対応する場合は、現状を把握するために業務の洗い出しをします。
現在行っている業務内容の所要時間、業務の発生頻度、作業量をリストに洗い出し、業務リストを作って「見える化」します。可能な限り細かく、個人ごとに洗い出すと、より詳細を把握することが可能です。
そして、洗い出した業務について、「誰でもできる単純業務」、「マニュアルがあればできる業務」「特定の人しかできない知識経験が必要な業務」の3つに分類します。
次に、洗い出した業務を業務フローに落とし込み、どの業務をどのタイミングで行っているかを把握します。どこに時間をかけるべきか、本当に必要な業務であるかを客観的に見極めることで、業務量の減少につながる場合もあるでしょう。
業務改善策の検討
洗い出しをすると効率化できるポイントが見えてくるため、次は具体的にどのように改善するのかを検討しましょう。下記の4つは効果的とされる対策ですので、積極的に取り入れてみることをおすすめします。
・転記や確認などの単純作業をシステム化する
・やり方が分かれば誰でもできる業務をマニュアル化する
・スキルに応じた業務配分を検討する
・簡単な業務は外注した方が効率が上がるのであれば、アウトソーシングする
経理外注のメリット
経理部門の人手不足や長時間労働といった問題を解決するためには、外注がおすすめです。コストはかかりますが、慢性的な残業の解消や人件費の削減が可能となります。
経理にかかる人件費を削減できる
正社員として経理担当者を雇った場合に比べ、経理代行を導入することで年間およそ数十万～数百万円ほどの人件費をカットすることも可能になります。代行サービス費用は発生しますが、常駐の担当者を雇うより遥かに安価となるでしょう。
たとえば、月内のある一定の期間で行ってほしい業務など、好きな時にスポットで依頼できるのも大きな魅力です。
コア業務に集中できる
前述のとおり、専門知識を持たない人が経理業務を担当するには多大な負担が伴います。
本来行うべき本業の片手間に時間を割かなければならない煩わしさから解放されることで、より業績アップにつながるための業務に集中できるのは、企業にとって大きなメリットであるといえるでしょう。また、単純作業を外注すると、今までその業務にかけていた時間がなくなるため、残業時間の減少にもつながります。
教育コストがかからない
経理業務を自社で行っている場合は、新入社員などが入ってきた際にゼロから内容を教えなければなりません。
もし経理担当者が退職すると、仕事内容を引き継ぐ必要があるうえに、業務マニュアルを作成する必要もあるでしょう。
このような手間を考えると、外注はスポットでも依頼でき、なおかつ専門性が高いプロが業務を行うため、最小限の指示で高いアウトプットを得ることができます。
【関連記事】「経理業務は社内？外注？経理BPOのメリットとデメリット」
Mamasan&Company株式会社
Mamasan&Company株式会社では、経理をはじめ、さまざまな業務の外注を請け負っています。
また、近年の時代の流れを受け、社内でも積極的に「働き方改革活動」を推進している企業です。クライアントの業務フローを可視化・見直し、各分野で経験豊富なリモートワーカーによって独自の業務環境・チーム体制を構築し、低価格でのサービス提供を実現しています。
テレワーカーとして復職する女性の活躍
結婚や出産、配偶者の転勤などを理由に、それまで勤めていた企業を退職せざるを得なかったという女性もいるでしょう。
Mamasan&Company株式会社では、育児やダブルワークなどの合間にテレワーカーとして復職した多くの女性が、日本国内だけでなく海外からも活躍しています。経理業務においては、専門知識のあるテレワーカーが窓口を担当するなど、安心して外注できるサポート体制が特徴です。
まとめ
売り手市場である昨今、経理部門が人材不足であることは確かですが、業界全体が人手不足なので、多忙になるのは自然な流れであるともいえます。
ただ、この人材不足を外注サービスの導入により、「職場環境を整える」という良いきっかけに考え方を変えることも可能です。
経理部門の残業時間を減らし、働き方改革を推進するためには、現状把握、改善点の発見、業務フローの見直しをした上で、適切な業務配分をする必要があるでしょう。
業務の「効率化」「標準化」を行うために外注をうまく活用するという方法も効果的ですので、働き方改革を推進したい場合は、ぜひ検討されてみてはいかがでしょうか。
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