経費精算業務はどの企業でも発生する仕事で、経理担当だけでなく申請者や承認者にとっても多くの時間と手間のかかる業務です。
経費精算システムを導入するにしても、従業員への教育や導入にかかるコストなど、導入から実際の運営までを考えるとなかなか導入に踏み出せず、立ち往生してしまっている企業も多いのではないでしょうか。
現在は経費精算業務の代行会社が増え、そのサービス内容は導入時のみならず実際の運営まで一括で代行が可能となっています。
今回は経費精算業務の現状を踏まえ、サービス内容を見ていきながら、経費精算業務の代行会社として実績のあるMamasan&Companyのおすすめサービスについて紹介します。
煩雑な経費精算業務の現状は？
経費精算とは、会社の営業活動などで必要になった費用を従業員が立て替え、申請をすることで会社が後日支払うことをいいます。
経費精算には大きく分けて小口精算、交通費精算、旅費精算があり、基本的な仕訳として旅費や交通費、通信費、接待交際費、消耗品費、事務用品費などが対象です。
現在は紙ベースで立替経費の精算作業を行っている企業が多く、申請者や承認者、経理担当者のどの部門でも煩雑な作業となっており、多くの手間や時間がかかっています。
では具体的に、経費精算業務の現状を見ていきましょう。
経費精算の流れ
まず最初に社員が業務上必要になった時に経費を立て替え、支払いの証明として領収書などを受け取ります。その後、申請書や精算書に必要事項を記入し押印の上、領収書を添付して承認者に承認を得ます。
承認者は内容を確認し、問題がなければ経理担当部門に申請書を回付します。記入漏れ、押印漏れなど内容に不備があった場合は申請者へ差し戻し、不備がなくなるまでこの作業を続けなければなりません。
経理担当部門は申請書の内容をチェックし、内容に問題がなければ費用科目の仕訳、会計システムの入力などを経て立て替えた社員に支払いをします。不備が見つかった時は、申請者に差し戻し、最初から作業のやり直しになるでしょう。
経費精算申請書は記載項目が多く、内容不備で差し戻しになるケースが多発しているため多くの時間と手間がかかっているのが現状です。
申請者や承認者の現状
営業活動が多い社員は経費を立て替えることが多く、領収書が溜まってしまう傾向にあります。会社によってはまとめて申請できないこともあり、都度申請書を作成しているケースも少なくないでしょう。
また外勤に出ていることが多く、申請書の作成や修正ができないなどなかなか承認者へ申請できない事態も頻繁に見られます。
承認者は申請に不備があっても申請者に連絡がとれず、承認までに時間がかかる場合があります。また承認までの期限が短く、詳細をチェックできずに経理部門へ回すことも多々あり、作業のやり直しが必要となるケースも少なくありません。
経理担当者の現状
経理担当者は、まず申請書の内容が適したものであるか、入力が正しいかのチェックをします。不備があった場合は申請者への差し戻しが必要です。
その後は、申請書に基づいて会計科目の仕訳と会計システムへの入力をし、さらには申請者への振込作業が発生します。
小口精算の場合は現金をあらかじめ手元に置き、申請内容に不備がなければその場で支払いをした上で記帳しなければなりません。
企業の規模が大きければ大きいほど、作業は煩雑化し大量に処理が発生します。
代行を活用するメリットとは？
煩雑な経費精算業務ですが、業務を代行会社に委託することで多くのメリットが生じます。業務を委託する企業は年々増加しており、経理体制の見直しを行っている企業も多くなりました。実際どのようなメリットがあるか、具体的に見ていきましょう。
手間や時間を削減できる
大きなメリットして、手間と時間を大幅に削減することが可能です。
代行会社は経費精算システムを導入している会社が多く、申請者は領収書を撮影するだけで申請書に入力される自動入力サービスや、交通系のICカードと連携されているサービスなどを利用することで入力ミスを減らすことができます。代行会社によっては、領収書の原本を送付するだけで実際の入力等も行ってくれるところもあるため、サービス内容をしっかりと確認し活用しましょう。
その後の内容チェック、会計科目の仕訳、会計システムへの記帳、社員への振込データの作成など代行会社が行うので、申請者も経理担当部門も必要以上の作業がなくなり大幅に手間や時間を削減できるでしょう。
コスト削減になる
経費精算業務の人件費が必要最低限で収まり、コスト削減になります。また代行会社は経理についての専門的な知識があるため、社内教育も必要がなくなり教育費のコスト削減にも繋がります。
代行会社によってシステムを導入するなど初期費用が発生しますが、導入も一括代行することで導入時の人件費はかからず、プロによるスムーズな導入が可能になるでしょう。
また従来の紙ベースからシステムになることで、事務用品費や消耗品費などの削減も期待できます。
リスク回避できる
代行会社に委託することで、様々なリスク回避が可能になるでしょう。
まず、人員不在による業務停滞を回避できます。経費精算業務の担当者が退職したり異動になっても、実際の作業は代行会社が行っているため、必要最低限の引継ぎで済むなど業務が停滞することはありません。
また経理業務に関する法改正については、常に最新の情報に備える必要がありますが、そうしたことも代行会社に任せることができます。
さらには代行会社を利用することで、不正申請や横領などの防止になり、金融犯罪のリスクも回避できるでしょう。
代行会社ができること
代行会社によって細かいサービス内容は異なりますが、基本的なサービスは同様です。では代行会社へどのようなことが依頼できるのか、詳しく見ていきましょう。
領収書の入力とチェック
大量に発生する領収書は原本を送付することで、経費精算システムへの入力を代行してくれます。申請者や承認者、経理担当者の行っていた領収書の入力から内容のチェックまで代行会社で行うことが可能です。
代行会社によって、入力は申請者が行う場合があるので、代行会社のサービスを詳しく確認するのが得策です。
会計システムデータの作成
経理担当者で行っている、経費の科目仕訳、会計システムデータの作成を依頼できます。大量にある領収書の科目仕訳を企業ごとに合わせて行い、会計システムに合わせてcsvデータを作成するので、企業側ではデータを取り込むだけの簡単な作業になるでしょう。
振込データの作成
大きな規模の企業ほど、社員一人一人に経費の支払いを行うのは大変な作業です。
代行会社では、振込データを作成するサービスがあるので振込も楽に行うことができるでしょう。チェック体制が充実している代行会社であれば、振込金額のチェック作業の手間が省け、大幅な作業軽減になります。
経費精算業務はMamasan&Companyにお任せ
Mamasan&Company株式会社は、2008年からBPOサービスを開始し、多くの実績をもつ企業です。経費精算業務をはじめとする経理・会計アウトソーシング業務のほか、採用代行、コールセンター、システム開発などBPO業務は多岐に渡っています。
Mamasan&Companyのサービス内容について、詳しく紹介しましょう。
楽楽精算を使ったサービス
Mamasan&Companyでは、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」を使用した経費精算業務を行っています。正規販売代理店なので、安心して業務を委託することができます。
楽楽精算は5000社で導入が進んでおり、様々なカスタマイズ設定ができるので自社にあったフォーマットやルールの設定が可能です。
企業でシステム導入を行わなくても、領収書の原本を送付することが可能なため、導入コストも削減できるでしょう。
設定代行も含めてのトータルサポートが充実しており、スムーズに業務委託ができるのも特徴の一つです。
細かいチェック体制
経理担当で最も手間のかかる、領収書や申請書のチェック体制が整っています。
領収書で漏れてしまいがちな、日付、用途から金額のチェックまで細心の注意を払い、Mamasan&Companyならではのチームで作業を行うため、チェック体制も充実しています。
また全銀連フォーマットの支払いデータの作成や、会計システムへの取込み可能な仕訳データの作成も行ってくれるので、経理担当者の負担軽減におおいに役立ちます。
その他の経理・会計サービス
https://mama-sun.com/jp/operating/bpo/accounting/
Mamasan&Companyでは、経費精算業務以外の経理・会計サービスも行っています。
給与計算や売上計上、納品書の入力から請求書の発行まであらゆる経理業務があり、企業に適したフローの提案をしてくれます。
自社の経理業務を見直し、経費精算業務以外の業務についても代行することでさらに経理部門のスマート化が図れるでしょう。
まとめ
煩雑な経費精算業務は、代行会社に委託することで大幅に改善ができます。
自社内での業務遂行にこだわらず、手間と時間のかかる作業は専門性の高い代行会社に委託し、より安全で正確な経費精算業務が行える体制を整えることも、企業の利益や生産性をあげる一つの方法です。
現在、立替経費の精算業務に頭を悩ませている、出張の数が増え経費精算業務が負担になってきた、経理に関連した業務を効率化したいといった企業は、経費精算業務を外部へ委託するという方法を検討してみるのがおすすめです。
トータルサポートが充実しているMamasan&Companyに経費精算業務を委託して、安定した経理体制を整えてみてはいかがでしょうか。
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