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煩雑な給与計算はアウトソーシングで費用も負担も軽くなる!

2019年8月30日 07:00 カテゴリー : BPO Times

毎月発生する事務作業で、ボリュームが多いもののひとつとして必ずあがる業務が、給与計算です。特に大人数の社員を抱える企業では、給与計算にかかる時間も手間も膨大なものになります。

専門知識が必要であり、近年の人手不足も相まって、常に業務に追われ余裕のない給与計算をおこなっている企業も多くあることでしょう。

そこで、給与計算の負担を軽くするためにおすすめしたいのが、アウトソーシングです。 近年、さまざまな分野でアウトソーシングを利用する企業が増えているのですが、実は給与計算も外部委託にぴったりの業務だとご存知でしたか?

毎月ルーティンの作業であり、正確な計算とチェックが求められる給与計算だからこそ、アウトソーシングに任せる意味は大きいのです。 
では、給与計算をアウトソーシングすることで、企業にとって一体どのようなメリットがあるのでしょうか。加えて、費用やアウトソーシング会社を選ぶポイント、おすすめの企業についてもお伝えします。

給与計算のアウトソーシングについて

まず最初に、給与計算のアウトソーシングについて知るために、詳しく説明しましょう。

給与計算アウトソーシングの普及率

「給与計算をアウトソーシング」といっても、ピンと来ない方もいるかもしれません。それもそのはずで、現状、日本国内の給与計算アウトソーシング普及率は約10%程度と低いからです。

しかし今後、経験豊富な人材が定年退職を迎え、労働人口の減少とともに、アウトソーシングを選択する企業はどんどん増えていくことが予想されています。

給与計算のどの業務をアウトソーシングできるのか

では、給与計算の中で、どの部分を外部に任せることができるのでしょうか。 給与計算には、大まかに以下のような業務があります。

・勤怠チェック
入社・出社時間や残業時間のチェックになります。
ICカードなどを利用し、オートメーション化している企業も多いですが、まだまだタイムカードでチェックが必要な企業も多数あります。

・給与計算
確定した勤怠データから、給与と残業代や通勤費などの各種手当を計算し、控除を行い給与額と支給額を算出します。

・振込及び納税代行
支給額が決定したら、振込を行います。その後、所得税や天引きをしている場合は住民税を納めます。

・年末調整
年末に社員一人一人の扶養控除や保険料、医療費控除などを計算し、源泉所得税の精算を行います。

・その他
他にも有給付与や残数の管理、給与明細や台帳の作成、労災や傷病が発生した際の労務処理といった業務もあります。

思った以上に業務は幅広く、ボリュームがありますね。
これらの業務のほぼすべてを、アウトソーシングすることができます。
社内で負担になっている部分のみを任せることもでき、うまく活用していくことでアウトソーシングは大きな助けとなってくれるでしょう。

【関連記事】「面倒で複雑な給与計算、いつまで自社で行いますか?」 https://mamabpo.jp/blog/8525/

自社作業とメリット・デメリットの比較

給与計算をアウトソーシングするのと、自社で行う場合とでは一体何が違ってくるのでしょうか。

給与計算をアウトソーシングするメリット

給与計算をアウトソーシングする場合、大きく3つのメリットがあります。

・コスト削減
アウトソーシングは業務にのみ費用が発生するため、福利厚生費・交通費といった人件費が抑えられ、業務の量が膨大でも残業費もかかりません。 
そのため、自社雇用に比べ毎月コストを絞って給与計算をおこなうことができ、経費の計上もしやすくなります。

・専門家による正しい計算
アウトソーシング会社には、様々な企業で給与計算の経験を積んだ人材をはじめ、社会保険労務士の資格を有するメンバーが在籍しているサービス企業も多数あります。 法改正にも即座に対応し、しっかりとWチェックも行われるため、豊かな経験と知識による正確な作業が望めます。

・繁忙期でもリソースが確保できる
給与計算といえば、年末調整や住民税確定時など、忙しい時期があります。
特に社員が多ければ多いほど、膨大な業務量になることでしょう。

しかしアウトソーシングを利用することで社員は業務に追われることがなくなり、繁忙期であってもコア業務のためのリソースを確保することができるようになります。

アウトソーシングのデメリット

良いことだらけのように見えるアウトソーシングですが、もちろんデメリットも存在します。自社で給与計算を行う際と比較して、一体どのようなデメリットがあるのでしょうか。

・ノウハウが社内に残らず、人材育成ができない
アウトソーシングは、給与計算をまるごと任せることもでき非常に便利ですが、その分社内にノウハウが蓄積せず、人材を育てることができません。 
有事の際に困りますので、社内でも人材育成の必要性があるのなら、どこまでアウトソーシングするのかを考える必要があります。

・急ぎの対応ができない場合がある
アウトソーシングの作業メンバーの多くはテレワーカーです。 それぞれが違う場所・時間で作業を行っているため、何かトラブルがあった際にどうしてもオンタイムで対応できないことがあります。
そこも踏まえたうえで、外部へ委託する業務の内容を決めましょう。

・情報漏洩リスクの上昇
アウトソーシングの性質上、会社のデータを外部へ持ち出しての作業となるため、どれだけ気を付けていても情報漏洩のリスクは社内で作業をするよりも上がります。

気になる場合は、アウトソーシングを依頼する前に、請負企業のセキュリティを確認する、重要な情報を扱う部分は社内で業務をおこなうなどの対策を検討しましょう。

メリット・デメリットを踏まえたうえで委託する作業を決める

このように、自社作業とアウトソーシングで、それぞれメリットとデメリットがあります。 両方をしっかりと把握し、将来的な展望も考えたうえで、どの部分をアウトソースするか吟味して業務を決めましょう。

アウトソーシング費用相場

給与計算をアウトソーシングした場合、一体どのくらいの費用がかかるのでしょうか。

基本の給与計算の場合

単純に給与計算だけなら、委託先や人数によって金額は違いますが、おおまかに600~1000円/1人くらいの金額設定の会社が多いです。 
しかしこれはあくまで一人あたりの給与計算の額で、ここに基本料金と、支払や年末調整といったオプション料金が加算されて金額が決定します。

社員が多いほどコストが低くなる

社員の人数によって金額は変わりますが、たとえば50人でも、大体月5~10万円で委託することができ、社員が増えれば増えるほどコスト削減に繋がります。 社内作業で給与計算をおこなった場合、時給換算した給与×時間×人数に加えて、福利厚生費や社会保険料、さらに通勤費などが上乗せされることを考えると、一人当たりの金額はアウトソーシングの方が随分と低くなっていることがわかります。

費用が上がるケースもあるので注意

ただしこれは単純な給与計算の場合で、勤怠が複雑・独自の難解なシステムを使用・就業規則がころころ変わるといった際には、当然上乗せ料金がかかります。
後で想定外の金額にならないよう、見積もり時にしっかりと業務内容と費用についても擦り合わせをおこなっておきましょう。

外注先を選ぶポイント

アウトソーシングを行う際に、どういったポイントを押さえて企業を選べば良いでしょうか。

依頼したい業務と企業のスキルがマッチしているか

たとえば、社会保険労務士など専門家の意見が欲しい場合や、経理と連携して記帳データまで作成してもらいたいなど、依頼側の希望と請負側のスキルが合致しているかを確認しておく必要があります。
見積もり時に、どのような業務を委託したいのか、どういった点に注意してほしいか、しっかりと打ち合わせておくと良いでしょう。

作業に費用が見合っているか

提示された金額が高すぎないか、また、アウトソーシングを依頼する会社のスキルに対して安すぎないか、依頼業務に対して金額がきちんと釣り合っているかを、事前によく確認・検討をしましょう。
特に安すぎる場合は、後から追加料金が発生するといった落とし穴も存在するため注意が必要です。

情報管理はしっかりしているか

アウトソーシングをおこなう場合、どうしても外部への情報漏洩リスクが上がります。 対策として、アウトソーシング先の企業がどのような対策をおこなっているか、確認しておく必要があります。

おすすめ企業

上記のポイントを踏まえたうえで、おすすめするアウトソーシング企業を紹介しましょう。

Mamasan&Company株式会社

優秀なスキルを持つテレワーカーが多数在籍するアウトソーシング専門の会社です。 給与計算の経験値が高いだけでなく、労務や経理など他業務もアウトソーシングでき、連携することも可能です。 行き届いたサービスと、予算や業務内容について細かな要望を聞き、対応してくれることが魅力です。

https://mamabpo.jp/

日立トリプルウィン株式会社

継続率97%、日立キャピタルグループのノウハウと独自のシステムを活かして、給与計算に限らず人事業務の総合的に委託することができます。 
また、マイナンバー制度にも対応しているため、給与と紐づけて管理したい場合にもおすすめです。 確かな運用と対応が人気の企業です。
https://www.hitachi-triplewin-payroll.jp/

東京 経理・給与代行センター

給与計算と経理の代行を専門でおこなう企業です。 
料金が「一人あたり+月額基本料金+オプション料金」でしっかり提示されているので、内訳が非常に解りやすく、予算も立てやすいです。
また、出張代行にも対応、特急での作業や、複数の締日・支給日に対応する便利なオプションも揃っています。
https://www.kokopelli-inc.jp/calculation/

まとめ

いかがでしたでしょうか。
毎月大変な給与計算も、アウトソーシングを上手く活用すれば、もっと楽になるはずです。 人手が足りない、毎月残業しながら給与計算をおこなっているといった場合には、アウトソーシングを取り入れてみてはいかがでしょう。

社員が多ければ多いほど給与計算のアウトソーシングは有効で、コストダウンとリソースの確保について明確な結果が出ることでしょう。
社員が多く給与計算が大変であったり、毎月残業しながら業務をおこなっていたりと、何か不便や問題を感じることがあるなら、ぜひ検討することをおすすめいたします。