毎月発生するバックオフィス業務で、負担になりがちな業務が給与計算です。業務が月末月初に偏るうえ、社員を多数抱える企業は給与計算にかかる時間や手間は膨大なになるでしょう。専門知識が必要であることに加え、近年の人手不足も相まって、人員を補填するのも容易ではありません。
そこで、給与計算の負担を軽くするためにおすすめしたいのが、アウトソーシングです。
近年、さまざまな分野でアウトソーシングを利用する企業が増えていますが、中でも給与計算は外部委託しやすい業務といえます。正確な計算とチェックの確実性、専門性が求められる一方、会社独自のフローが少ない毎月ルーティンワークだからです。
では、給与計算をアウトソーシングするメリット・デメリット、費用やアウトソーシング会社を選ぶポイントについて解説を交えながら「おすすめの企業」について紹介します。
給与計算のアウトソーシングについて
一口に給与計算といってもさまざまな業務に分けられます。
給与計算のアウトソーシングの実情や委託できる業務について見ていきましょう。
給与計算アウトソーシングの普及率
日本国内の給与計算アウトソーシング普及率は、約10％程度と欧米諸国と比較して低い水準に留まっています。そのため、給与計算をアウトソーシングすることに対して、抵抗や煩わしさ、不安を感じる人も少なくありません。
しかし今後、経験豊富な人材が定年退職を迎え、労働人口の減少とともに、アウトソーシングを選択する企業はどんどん増えていくことが予想されています。
給与計算のどの業務をアウトソーシングできるのか
給与計算を代行するアウトソーサーはそれぞれ特徴があり、さまざまなサービスを提供しています。
どこまで対応可能かは委託先によりますが、給与計算には次のような業務があります。
・勤怠チェック
入社・出社時間や残業時間のチェックになります。
ICカードなどを利用し、オートメーション化している企業も多いですが、まだまだタイムカードでチェックが必要な企業も多数あります。
・給与計算
確定した勤怠データから、給与と残業代や通勤費などの各種手当を計算し、控除を行い給与額と支給額を算出します。
・振込及び納税代行
支給額が決定したら、振込を行います。その後、所得税や天引きをしている場合は住民税を納めます。
・年末調整
年末に社員一人一人の扶養控除や保険料、医療費控除などを計算し、源泉所得税の精算を行います。
・その他
他にも有給付与や残数の管理、給与明細や台帳の作成、労災や傷病が発生した際の労務処理といった業務もあります。
業務は幅広くボリュームがありますが、これらの業務のほぼすべてをアウトソーシングすることができます。社内で負担になっている部分のみを任せることもでき、うまく活用していくことでアウトソーシングは大きな助けとなってくれるでしょう。
給与計算に必要な知識やスキルとは
給与計算は税法や社会保険制度に深くかかわってくるため、法律に則った対応が求められます。そのため、関連する法律についての知識や改定への対応、基本的な算出方法の習得や会社による各種手当の把握など幅広い知識が必要とされる専門業務といえます。
現在は勤怠管理と連動した給与計算ツールも充実しており、ツールによる知識のバックアップを受けることが可能になっていますが、まだまだ人の手に頼っている会社も多いでしょう。
さらに、社員の個人情報に深くかかわる内容に触れるため、情報管理に対する知識と情報保護を遵守するモラルを持っていることも非常に大切です。
アウトソーシングのメリット・デメリット
給与計算をアウトソーシングするのと、自社で行う場合とでは一体何が違ってくるのでしょうか。
給与計算をアウトソーシングするメリット
給与計算をアウトソーシングする場合、大きく３つのメリットがあります。
・人件費削減
アウトソーシングは業務に対して費用が発生するため、福利厚生費・交通費といった固定費としての人件費を抑えられ、繁忙期における残業代の軽減も実現可能です。また、自社で人材を確保する必要がなくなるため、採用コストや教育コストもかかりません。
・専門の担当者による正しい計算
アウトソーサーの多くは、給与計算などのバックオフィス経験があるスタッフや社会保険労務士の資格を持つ人員を配置しています。給与計算の経験や知識も担保されているため、法改正に対する迅速な対応や的確なWチェックにも期待ができるでしょう。
・繁忙期でもリソースが確保できる
給与計算といえば、年末調整や住民税確定時など、忙しい時期があります。特に社員が多ければ多いほど、膨大な業務量になることでしょう。
しかしアウトソーシングを利用することで社員は業務に追われることがなくなり、繁忙期であってもコア業務のためのリソースを確保することができるようになります。
アウトソーシングのデメリット
アウトソーシングはメリットばかりではありません。デメリットを認識し適切な方法を取り、メリットを最大限に引き出しましょう。
・ノウハウが社内に残らず、人材育成ができない
アウトソーシングは、給与計算をまるごと任せることもでき非常に便利ですが、その分社内にノウハウが蓄積せず人材を育てることができません。必要に応じて業務フローやマニュアルを委託先と共有し、ノウハウの喪失を防ぎましょう。
・急ぎの対応ができない場合がある
アウトソーサーに在籍する多くの作業スタッフはテレワーカーです。それぞれが違う場所・時間で作業を行っているため、何かトラブルがあった際にどうしてもオンタイムで対応できないことがあります。そちらも踏まえたうえで、外部へ委託する業務の内容を決めましょう。
・情報漏洩リスクの上昇
アウトソーシングの性質上、会社のデータを外部へ持ち出しての作業となるため、どれだけ気を付けていても情報漏洩のリスクは社内で作業をするよりも上がります。
気になる場合は、アウトソーシングを依頼する前に、請負企業のセキュリティを確認する、重要な情報を扱う部分は社内で業務をおこなうなどの対策を検討しましょう。
メリット・デメリットを踏まえたうえで委託する作業を決める
このように、自社作業とアウトソーシングで、それぞれメリットとデメリットがあります。 両方をしっかりと把握し、将来的な展望も考えたうえで、どの部分をアウトソースするか吟味して業務を決めましょう。
アウトソーシング費用相場
給与計算をアウトソーシングした場合、一体どのくらいの費用がかかるのでしょうか。
基本的な給与計算の場合
委託先や人数によって金額は違いますが、単純な給与計算だけなら一人当たり600～1,000円くらいが費用相場です。しかしこれはあくまで一人あたりの給与計算の額で、ここに基本料金と、支払や年末調整といったオプション料金が加算されて金額が決定します。
社員が多いほどコストが低くなる
社員の人数によって金額は変わりますが、たとえば50人でも、大体月5～10万円で委託することができ、社員が増えれば増えるほどコスト削減に繋がります。 社内作業で給与計算をおこなった場合、時給換算した給与×時間×人数に加えて、福利厚生費や社会保険料、さらに通勤費などが上乗せされることを考えると、一人当たりの金額はアウトソーシングの方が随分と低くなっていることがわかります。
費用が上がるケースもあるので注意
ただしこれは単純な給与計算の場合で、勤怠が複雑・独自の難解なシステムを使用・就業規則がころころ変わるといった際には、当然上乗せ料金がかかります。
後で想定外の金額にならないよう、見積もり時にしっかりと業務内容と費用についても擦り合わせをおこなっておきましょう。
外注先を選定するための比較ポイント
アウトソーサーが提供するサービスは会社によって異なるため、自社の要望に合った委託先を選定する必要があります。選定するために比較するポイントを見ていきましょう。
依頼したい業務に対して委託先のスキルが適切か
社会保険労務士など専門家にコンサルティングをして欲しい場合や、経理と連携して記帳データまで作成してもらいたいなど、自社の要望と委託先のスキルが合致しているかを確認しておく必要があります。
見積もり時にどのような業務を委託したいのか、どういった点に注意してほしいか、しっかりと打ち合わせておくと良いでしょう。
作業に費用が見合っているか
料金を比較するために数社に見積もりを取ることも必要です。また、各々のサービス内容は委託先によって異なるため、基本料金を見るだけでなくサービス内容を踏まえた比較検討をしましょう。こちらの要望に即したサービスプランがあれば良いですが、ない場合はオプション対応など追加料金が必要になることがあります。
情報管理はしっかりしているか
アウトソーシングをおこなう場合、どうしても外部への情報漏洩リスクが上がります。 対策として、アウトソーシング先の企業がどのような対策をおこなっているか、確認しておく必要があります。
アウトソーシングでおすすめ企業を紹介！
上記のポイントを踏まえたうえで、おすすめするアウトソーシング企業を紹介しましょう。
Mamasan&Company株式会社
優秀なスキルを持つテレワーカーが多数在籍するアウトソーシング専門の会社です。 給与計算の経験値が高いだけでなく、労務や経理など他業務もアウトソーシングでき、連携することも可能です。 行き届いたサービスと、予算や業務内容について細かな要望を聞き、対応してくれることが魅力です。
日立トリプルウィン株式会社
継続率97％、日立キャピタルグループのノウハウと独自のシステムを活かして、給与計算に限らず人事業務の総合的に委託することができます。
また、マイナンバー制度にも対応しているため、給与と紐づけて管理したい場合にもおすすめです。 確かな運用と対応が人気の企業です。
https://www.hitachi-triplewin-payroll.jp/
東京 経理・給与代行センター
給与計算と経理の代行を専門でおこなう企業です。
料金が「一人あたり+月額基本料金+オプション料金」でしっかり提示されているので、内訳が非常に解りやすく、予算も立てやすいです。
また、出張代行にも対応、特急での作業や、複数の締日・支給日に対応する便利なオプションも揃っています。
https://www.kokopelli-inc.jp/calculation/
まとめ
毎月大変な給与計算も、アウトソーシングを上手く活用すれば負担の軽減が可能です。
人手が足りない、毎月残業しながら給与計算をおこなっている場合は、アウトソーシングの導入をおすすめします。社員が多ければ多いほど給与計算のアウトソーシングは有効で、コストダウンとリソースの確保について明確な結果にも期待できます。
煩雑で手間のかかる給与計算業務をアウトソーシングに委託し、空いたリソースをビジネスを加速するためのコア業務に注ぎましょう。
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