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中小企業の給与計算はアウトソーシングで業務課題を解決!

2021年9月30日 15:00 カテゴリー : BPO Times

給与計算はどの企業でも必ず発生するノンコア業務でありながら、毎月発生する給与の支払いだけでなく税や社会保険料計算、賞与計算、年末調整、退職金計算など多岐にわたる業務です。これらが正確に計算できていないと、労務リスクや税務リスクが起こり、企業としての評判が落ちるのみならず、社員のモチベーションも低下してしまうことでしょう。

特に中小企業においては人手不足や属人化するケースが多く見られ、時間外労働や業務量の増加により担当者への負担が大きくなっています。

この問題の解決策として有効的なのは、業務をアウトソーシングすることです。以前は大手企業や外資企業が中心になっていましたが、クラウドサービスの普及によって中小企業でも利用するケースが増えてきました。

今回は、中小企業における給与計算業務について実情を踏まえながら、誰にでもおすすめできるMamasan&Companyのアウトソーシングサービスを紹介します。

中小企業の給与計算の実情

給与計算は単純作業に見えがちですが、業務は想像以上に煩雑で手間がかかります。更には法律の改正などで、帳票や役所に提出する様式変更も頻繁に行われているのが現状です。

中でも従業員300名前後の中小企業では、給与計算業務の部署が小規模のところがほとんどで、業務の負担が大きくなっています。

そのため、給与計算に詳しい人材の確保や、システムなどの導入によって効率化を図っている企業が多いでしょう。

給与計算業務に詳しい人材を確保する難しさ

社内で給与計算業務を行う場合、突発的な問題が起きた時にも臨機応変な対応が可能です。しかし、そのためには業務のノウハウを持った人材を確保しておく必要があります。一から人材を育てていくには業務の幅が広く、手間と時間を考えると経験者を採用することが有効的な手段でしょう。

給与計算はどの業種も根本的な考え方は同じであるため、就業した業種を限定する必要がなく、比較的経験者を採用しやすい部門といえます。

給与計算システムの未導入

給与計算をシステム化すると効率化を図ることができるだけでなく、社会保険や税制改正など法令改正へのスムーズな対応が可能になります。しかし、従業員数が少ない企業では、未だに帳簿を手書きで記帳したり、Excelを用いて計算しているなど手作業で行っているケースも少なくありません。

新しいシステムの導入にはコストや労力が必要になるうえ、新システムに対する社員の忌避感も考えられるため、導入が進まない現状があります。

中小企業の給与計算の課題

従業員が少ない中小企業は、給与計算業務に割り当てられる人数が限られているため、いかにコストをかけず効率化できるかが大切になります。

また、給与計算は会社のみならず、社員の個人情報も管理することからセキュリティ対策を万全にしなければいけません。

それでは、中小企業が抱えている課題を見ていきましょう。

採用や育成のコストがかかる

社内の給与担当者を確保するため、人材を採用するにはコストがかかります。それに加え、経験者で専門性が高い人材ほど人件費は高くなるでしょう。採用せずに社内で人材を考えるのであれば育てていく必要があり、育成に必要な教材や講師などのコストが発生し、実際に業務に就けるには時間が必要です。

また、給与計算は年末調整や賞与計算などの対応が必要な繁忙期と通常月では、仕事量が何倍も異なります。忙しい時期を見越して人材配置をすると無駄なコストが発生し、最低限の人数だと繁忙期は乗り越えることが厳しいため、人選が難しいでしょう。

システム導入コストがかかる

システムには「インストール型」と「クラウド型」の2種類に分けられます。

インストール型は従来から使用されているシステムで信頼性は高いですが、バージョンアップや他のソフトとの連携に弱いこと、インストールしたパソコンが故障してしまうと使用できないというデメリットがあります。コスト面では、ランニングコストがかからず、ソフトを購入費用のみで低価格で導入できる点が魅力ですが、バージョンアップの際は再度ソフトを購入しなければいけません。また、インストールしたパソコンしか使用できないため、データのバックアップをとっておくことが大切です。社内のパソコンを使用するため、セキュリティは自社で管理する必要があるでしょう。

クラウド型は、インターネットの環境があればどこでも業務が可能です。自動でバージョンアップがされるため、最新のシステムを使用することができます。保守サポートがされているサービスが多いので、セキュリティ対策もしっかりと行われているでしょう。コスト面では月額制や使用人数による課金制が多く、自社の人数にあわせたコスト設定が可能です。毎月ランニングコストが発生するため、予め予算で組むなど年間通してある程度準備をしておくことが大切でしょう。クラウド上のセキュリティについては、サービス提供会社で行ってくれることが多いですが、IDやパスワードの管理などは自社で行う必要があります。

システム導入には、メリットやデメリットそれぞれを持ち合わせていますが、給与計算は利益が発生しないノンコア業務のため、中小企業では導入の検討自体が後回しになりがちな傾向にあるでしょう。

担当者が属人化する

中小企業では人件費削減のため、給与計算の担当者が限定されることが多く属人化する傾向があります。その結果、繁忙期には担当者の負担が大きくなり残業せざるを得ないことが多いでしょう。

業務が属人化することで、担当者が退職や休職してしまうと誰もわからない状況に陥り、業務が回らなくなる可能性もあります。

給与計算の課題はアウトソーシングで解決できる

給与計算をアウトソーシングしている中小企業は増えており、アウトソーシング会社のサービスも業務を一括して請け負うものから一部のみを行うものまで幅広くなっています。

人件費や教育費、システムに関わる全体的なコストを考えても、将来的に見たらアウトソーシングをした方が安く済むケースも多いことでしょう。

自社のどの業務を委託するかを明確にし、自社にあったサービスを利用することが得策です。解決できる課題について見ていきましょう。

人材確保の必要がない

アウトソーシング会社では、専門性の高い人材がすでにそろっているため、自社での育成や新規採用の手間や時間がかかりません。特に、給与計算サービスの実績がある会社ではノウハウが蓄積されているため、安心して委託することができるでしょう。

また、年末調整や賞与計算だけでなく、法改正などによる変更も随時対応してくれるので、繁忙期に人員が足りないということもなくなります。

コア業務に専念できる

給与計算は毎月発生するもので、部門で占める業務割合が大きいことから、業務を一括でアウトソーシングすれば、今まで割いてた人員を他の業務に割り振ることが可能となるでしょう。

手間と時間がかかる給与計算をアウトソーシングすることにより、業務負担が減るだけでなく、他のコア業務に専念することができるのです。

システム導入の必要がない

アウトソーシング先では、すでに給与計算システムを備えている会社が多く、自社で導入する必要がないケースがほとんどです。そのため初期費用やランニングコストがかからず、システムのセキュリティも確保されているため社内で管理をする必要がありません。

ただし、成果物の授受方法については情報漏えいの可能性が心配されるため、アウトソーシング先とあらかじめ相談し明確にしておきしょう。

経営戦略としてのアウトソーシング

アウトソーシングの導入率において、世界では7割を超えていると言われる中、日本の導入率は3割にも届いていません。世界的には、アウトソーシングはただ業務を委託するだけではなく、コア業務に集中するための経営戦略として考えられています。

世界的なパンデミックにより、日本でも在宅ワークが進められることで今まで以上にインターネットが普及し、あらゆるビジネスが変化するスピードも加速しています。中小企業の限られた経営リソースを補うため、柔軟な対応を持ってアウトソーシングを選択する経営戦略が必要になってくる時代になるでしょう。

Mamasan&CompanyのバックオフィスBPOサービスが選ばれる理由

Mamasan&Companyは、2008年からBPOサービスを行っている企業です。在籍人数は約400名おり、日本のみならず世界中のリモートワーカーが活躍しています。

企業のコンセプトは、顧客の目的に沿って高いクオリティを提供し、スピーディーに業務の効率化を実現するだけでなく、顧客の人材コストを削減することです。

実績のあるMamasan&CompanyのバックオフィスBPOサービスについて紹介します。

Mamasan&Companyの魅力

子育てなどですぐに社会復帰が難しい人でも、スキルが高く様々なノウハウを持った人材は多くいます。Mamasan&Companyのリモートワーカーはそういった人材が集まり、さらには、子育てなどで磨き抜かれた「精神的・肉体的のタフさ」「予期せぬ事態への対応能力」「細やかな気遣い」は他社では見られない魅力でしょう。

また、リモートワーカーがマネジメントチームとクライアントごとのオペレーションチームといったふたつの組織に属するチーム体制も大きな魅力の一つです。ふたつの組織により、高い帰属意識を持つことができる環境を構築し、リモートワーカー同士が空間共有と情報共有による繋がりを大切にしているため、クオリティの高い仕事環境が整っています。

Mamasan&Companyの要となる「業務効率化」

顧客の業務を開始する際は、業務を可視化し、フローチャートを作成することで今まで気付けなかった必要のない部分を排除しながら、業務の効率化とコスト削減を行っているのが特徴です。

また、業務は必ずマニュアルを作成して行うため、作業担当者が変更になっても業務が止まることはありません。

給与計算サービス

バックオフィスBPOサービスの中には、手間と時間のかかる給与計算があります。

Mamasan&Companyは、大手企業から中小企業まで、多数の実績があるため安心してお任せすることが可能です。給与計算の業務プロセスを可視化し、手順をマニュアル化することで効率的な給与計算を行っています。

毎月発生する給与計算では、残業代や手当、社会保険料、所得税や住民税の計算から給与明細書の作成、さらには給与振込データの作成など給与計算にかかわる一括の業務を委託することができます。

豊富なバックオフィスBPOサービス

Mamasan&Companyでは、給与計算を含め経理や会計、データ入力などのバックオフィス業務をBPOで請け負っています。

その他、経理・会計サービス以外にも、採用代行業務、データ入力などがあり、どのサービスもノウハウをもった人材が業務を遂行し、依頼した企業に寄り添ったサービスを提供してくれるでしょう。

まとめ

手間と時間のかかる給与計算は、従業員の少ない中小企業では大変な作業です。社内で業務の負担を減らし効率化を行うためには、人材確保やシステム導入が方法として考えられます。しかし、人員の補充や新システムの導入にはコストがかかるため、ノンコア業務の給与計算にまで回せない企業が多いことでしょう。

その解決策として、業務のアウトソーシングが有効的です。

アウトソーシングは、専門性が高くノウハウを持った人材がすでに在籍していることに加え、システム導入の必要がないことから社内でセキュリティ管理の必要もなくなります。

これからアウトソーシング先を検討するのであれば、実績が多数あるMamasan&CompanyのバックオフィスBPOサービスを検討してみてはいかがでしょうか。