給与計算は従業員を抱える企業が避けては通れない重要な業務の1つであり、社員の給与に関するため間違いがあってはいけない、気を遣う業務と言えるでしょう。
しかし、給与計算業務を行うためには経理の知識はもちろんのこと、法令や税制、自社の就業規則の改定があるたびに対応が必要となるうえ、月末月初、年末といった特定の時期に業務が集中し、業務量が安定しません。
実はこういった業務こそアウトソーシングに適していると言えます。
給与計算がアウトソーシングに適している理由と、おすすめの委託先企業について説明します。
給与計算業務はバックオフィスの総合商社
給与計算は、毎月発生する事務作業の中でも特に煩雑な業務の1つと言えます。給与計算業務には、従業員の雇用条件や昇給・賞与、入退社などの人事情報が含まれ、情報の取扱いに注意を要するだけでなく、税法や社会保険など頻繁に改正される法律への知識も必要とされる非常に難度の高い業務です。
特に大人数の社員を抱える企業では、毎月の給与計算にかかる時間も手間も膨大になるでしょう。
給与計算とは
給与計算は、まず雇用契約や就業規則・勤怠状況などの集計データから基本給に手当などを含めて計算し、給与の総支給額を求めます。
次に健康保険料や厚生年金保険料、雇用保険料などの社会保険料や、所得税、住民税などの税金を差し引き、最終的な手取り額を算出します。
国や市区町村とのやり取りを従業員の代わりに行う
毎月、給与から差し引いた所得税や市民税・社会保険料などを、事業主負担分とともに国や地方公共団体に納付することも給与計算担当者の大切な業務です。また会社に所属していない人は、自分で確定申告などの手続きをしますが、会社は年末調整として、この手続きを従業員に代わって行います。
給与計算担当者には従業員と国や市区町村などとのやり取りを代行するという、重要な責務があると言えるでしょう。
従業員の情報を取り扱う重要な業務
給与計算担当者は、従業員の昇格による昇給や賞与など、人事情報をもとに給与を計算します。また従業員の被扶養者に異動があった時や、引越しなどによる交通費の変更、入退社に伴う日割り計算や雇用保険・社会保険の手続きなども給与計算担当者の業務です。
従業員の個人情報、会社の雇用契約などの機密情報に対する取扱いには常に注意する必要があります。
給与は社員のモチベーション
給与は会社で働く従業員・スタッフに対する報酬であり、労働の対価をきちんと支払うことは会社が果たすべき義務です。給与計算業務は、従業員の組織への信頼とモチベーションを保つための重要な業務と言えます。給与をミスなく、遅れなく支払うことがどれだけ重要かを見てみましょう。
支払の遅れやミスは許されない
従業員にとっては生活がかかっているため、給与の支払が遅れることは絶対に許されません。万が一、給与計算でミスをしたまま放置すれば、入社時に交わした会社と従業員との契約を反故にすることになり、会社に対する不信感を従業員に与えてしまいます。
さらに税金や社会保険料など、公的機関に納付する金額に影響を与える場合もあり、税金の計算ミスは最悪の場合、追徴課税がかかるおそれもあるでしょう。
給与は会社の機密情報
給与計算は従業員のプライベートにも関わりが深く、給与金額だけでなく従業員の住所や異動などの機密情報も取り扱うことがあります。
もし従業員の個人的な情報を漏えいしてしまうと、当事者となった従業員との信頼問題になるだけでなく、他の従業員のモチベーション低下にも影響を与えかねません。
給与計算業務に必要なスキルは？
給与計算は、ただ正確に速く計算ができるだけでなく、法律に基づいた残業代の計算や保険料の計算なども考慮しなければなりません。給与計算の業務を滞りなく実施するには、自社の就業規則の内容を頭に入れておくことはもちろん、労働基準法、所得税法や地方税など多岐にわたる知識が必要になります。
給与計算業務に求められるスキルには、どのようなものがあるでしょうか。
正確性と速さ
まず第一に、正確性と速さが求められます。給与計算は決まった期間のうちに終わらせなければなりません。従業員が多い場合はそれだけ多くの給与計算を短期間で行うことになります。いくら数が多くても間違うことは許されないため、速さと正確性の両方が重要になるでしょう。
法律の知識
給与計算担当者は、労働基準法・雇用保険法・健康保険法・厚生年金保険法・税法などの様々な法律を理解する必要があります。こうした法律を理解しておかないと、社員に不利な給与を支給することにもなりかねないからです。また、これらの法律は頻繁に税制改正などで変更があるため、常に最新の知識をアップデートする必要があります。
秘密を守る
給与計算の担当者には社員の個人情報が集まってくるため、口が堅く他人の秘密を守ることができる点も重要といえます。センシティブな情報を目にすることもありますが、それらを他人に漏らしてしまうようでは担当者失格です。重要な機密事項を扱っているという意識を持って業務にあたる必要があるでしょう。
繊細な業務こそ業務委託が有効
給与計算の業務内容は、毎月おこなう月間業務のほかに年間業務も含めるとかなりのボリュームになります。正確にデータを入力・管理したうえで、法改正や税制改正の情報を逐一アップデートすることは容易ではありません。
最近は、自社のコア業務に人材を集中させるため、BPOを活用する企業が増えています。毎月のルーティン作業であり、正確な計算とチェックが求められる給与計算だからこそ、アウトソーシングに向いていると言えるでしょう。おすすめの理由をまとめました。
コストが削減できる
給与計算に特化した専門チームに依頼すれば、正確で素早い処理が期待できます。優秀で専門知識を持つ人材の採用費や教育コスト、システム・ソフトウェアにかかるコストなどを削減できるうえ、担当者が突然退職するという心配もありません。
また、給与計算業務には繁忙期と閑散期の波があり、自社でまかなうためには繁忙期のために多くの人的コストを確保する必要があります。その点、アウトソーシングに委託すれば、コストを必要最低限にコントロールすることが可能です。
法改正への対応がスムーズ
労務関連法規や税制、社会保険の制度は毎年のように変更があるため、人事担当者や経理担当者は常に専門知識のアップデートが必要です。 また、変更に合わせたシステムメンテナンスも必要となる場合があるでしょう。
法改正などに伴う会社の対応は最重要項目であり、後回しにはできません。プロにアウトソーシングすれば、対応の負荷や漏れを心配せず安心して任せることができます。
間接業務をアウトソーシングしてコア業務に集中
株式会社矢野経済研究所が2020年6月に発表した「人事・総務関連業務アウトソーシング市場に関する調査」によると、2018年度の人事・総務関連業務アウトソーシング市場は6.6％増のプラス成長をしています。その理由として、就労人口の減少で人材確保が難しくなり、貴重な社内人材をコア業務に集中させる流れが生まれていることがあげられています。
特に間接業務である人事・総務系業務を外部委託する流れが強まり、アウトソーシング需要が拡大している状況にあると言えるでしょう。
【参考】「人事・総務関連業務アウトソーシング市場に関する調査を実施（2020年）」
Mamasan & Companyの給与計算サービス
Mamasan&Companyは、2008年よりBPOサービスを提供してきたため、経験や実績に基づいた真に生産性の高いBPOサービスを得意としています。業務プロセスを可視化しフローをマニュアル化することで、効率的な給与計算のアウトソーシングが可能です。
チームで取り組み業務を可視化・効率化
Mamasan&Companyではクライアントごとに一つのチームを構成し、財務経理や給与計算・労務事務などのバックオフィス業務をはじめとした業務プロセスの一部を請け負うBPO事業を展開しています。
徹底した研修をはじめ、業務プロセスを詳細にマニュアル化することによって可視化と効率化を実現している企業です。またセキュリティ面では考えられる限りのリスクを排除する一方、ルールや業務成果を出すためのプロセスがきっちりと決められています。
ブラックボックス化しがちな業務はアウトソーシングに向いている
経理・会計や人事などの業務は情報漏えいを心配するあまり、少数の担当者に業務が属人化してしまうだけでなく、ブラックボックス化してしまうおそれがあります。
Mamasan&CompanyにBPOを委託して業務フローを可視化・標準化することで、不透明な業務や非効率な業務を排除することができます。
手間と時間のかかる給与計算はMamasan&Companyにお任せ！
給与計算は機密性の高い管理業務ですが、Mamasan&Companyは大手企業の実績も多数あり、高い信頼を獲得しています。月次の給与計算処理はもちろん、残業代の計算や振込データの作成などトータルで任せることが可能です。自社の規模や要望に合わせて業務に適したコスト削減・生産性向上のためのフローを提案してくれるでしょう。
まとめ
給与計算は速く正確な計算はもとより税法などの法律知識を求められるうえ、会社の経理情報や従業員の個人情報も取り扱う、非常に気を使う業務の1つです。そのため、情報漏えいを心配するあまり属人化やブラックボックス化してしまうおそれもあるでしょう。
しかし、実は給与計算業務は法規に則った定型業務が多いため、アウトソーシングに適していると言えます。
さらに、アウトソーシングすれば、税法改正などのアップデートにも対応してもらえる上、自社の業務量に合わせてコストをコントロールすることも可能です。
プロの委託先に給与計算業務をアウトソーシングして、自社の優秀な人材はコア業務に集中さ無駄のない企業運営を実現させましょう。
この記事は役に立ちましたか？
ご不明点がございましたら、
以下のフォームにてお気軽にお問合せください！
記事についてのご質問
この記事について、あなたの「もっと知りたい！」にお答えします
