人材をコア事業に集中させるために、給与計算業務をアウトソーシングする企業が増えてきています。
実際に経理業務を受託することが業務となる会計事務所にとって、顧客である各企業の給与計算の煩雑さは悩ましい問題ではないでしょうか。閑散期と繁忙期の業務量の差が大きくなりがちな会計事務所では、繁忙期の負担を軽減させることも必要です。
1番の解決方法は、給与計算業務のアウトソーシングです。
会計事務所が給与計算業務の一部をアウトソーシングするメリットや注意点について解説します。
負担が大きい給与計算の頻雑さ
一口で給与計算業務といっても、その範囲は広く、企業ごとのルールやイレギュラーもあり処理は煩雑です。
毎月の給与計算
毎月必ずある業務が給与計算です。固定残業代制を採用しているところもありますが、基本的には残業代や社会保険料の計算が必要です。そのほか、雇用保険料や所得税の計算もあります。企業によっては、タイムカードの集計といった勤怠管理を行う必要もあるでしょう。
企業が従業員の給与計算を自社で行うのと違い、会計事務所の場合は契約している企業の従業員の人数分、給与計算を行わなければなりません。
給与の振込データの作成
給与額が決定したら、企業が従業員それぞれに振り込むためのネットバンキング用の振込データを作ります。この業務も、契約している企業の従業員数によっては、会計事務所にとってかなりの負担となるでしょう。
給与明細書の作成
毎月の給料を振り込んだらそれで終わり、というわけではありません。給与の振り込みと同じくらいの時期には、給与明細を従業員に配布する必要があります。給与明細の作成と、契約内容によっては印刷や郵送といった業務も発生するでしょう。
不定期に発生する処理
給与計算は従業員に対して発生する処理のため、入退社という予期せぬタイミングで業務量が増えることもあります。また、定期的な賞与のほかに、業績に応じた決算賞与や臨時手当が発生することがあるかもしれません。業務量の増加が読めない不定期処理は、繁忙期といったタイミングであれば本来の業務を圧迫する可能性もあるでしょう。
年に一度の処理が重なる繁忙期
年末に行う年末調整や源泉徴収票の作成は、年に一度のことです。しかし、同時期に複数企業の処理を行う必要があるため、契約している企業数によっては膨大な処理量となるでしょう。3月決算の企業が多いこともあり、年末処理から3月決算の税務申告が終わるまでは会計事務所にとっての繁忙期となります。
給与計算アウトソーシング増加の背景
給与計算は、従業員を雇用する企業であれば必ず発生する業務です。そして、少しのミスが従業員の生活基盤に直結してしまう、難しく重要な業務でもあります。その重要な業務をアウトソーシングするのには、どのような背景があるのでしょうか。
人材確保が難しい、一般企業の給与計算
給与計算業務自体は、企業にとっての利益を生み出す業務ではありません。いわゆるバックオフィス業務であり、専任の担当者の雇用が難しいこともあるでしょう。給与計算業務自体に知識が必要なこともあり、専任者を雇用しても属人化しやすい傾向にあります。
また、給与計算業務には明確な繁忙期が存在します。その時期にきちんと人材を確保しておくというのは、企業規模によっては難しいこともあるでしょう。
業務を圧迫する、会計事務所の給与計算
実際に、決算処理や日々の記帳といった会計処理だけでなく、給与計算も含めて会計事務所へ依頼するケースが増えてきているのではないでしょうか。加えて、煩雑な処理を含む給与計算業務が、会計事務所が本来注力したい業務への時間を圧迫してしまっているかもしれません。その場合、給与計算業務の一部を外注化するという解決策があります。
会計事務所が給与計算をアウトソーシングするメリット
給与計算業務のアウトソーサーである会計事務所にも、給与計算を外注するメリットはあります。一部業務のアウトソーシングであっても生じるメリットについて、詳しく見ていきましょう。
コア事業に集中できる環境作り
会計事務所は企業の経理業務を請け負うことが仕事ですが、その中にも優先順位があります。経理業務全般を請け負っていても、税務相談や決算処理などがコア事業だというケースもあるでしょう。
給与計算業務には煩雑な処理が多くあります。精度が求められるため、ミスがないように気を遣う業務でもあります。しかし、給与計算は誰が行っても同じ結果にならなければなりません。ルーティン業務ということもあり、経理業務の中でも作業という側面が強い部分もあります。タイムカードの集計や振込データの作成、給与明細書の作成といった、会計士や税理士以外でも行える業務を外注化することで、業務負担はかなり軽減されるでしょう。そうすることで、コア事業に集中でき、より強みを活かした経営戦略を行えるようになります。
スタッフの成長につながる業務分担
一般企業が給与計算をアウトソーシングする際のデメリットとして、自社に業務に関するノウハウを蓄積できないことが挙げられます。業務を外注化していると、業務に関する知識や法改正といった情報にどうしても疎くなってしまうからです。
しかし、知識も情報も集まってくる会計事務所であれば、その心配は必要ありません。給与明細書の発行や振込データの作成といった単純作業に掛ける時間が減れば、その分コア事業の業務を任せるなどして効率的にスタッフの教育を行うことができます。
アウトソーサーが給与計算を外注化する際の注意点
給与計算業務のアウトソーサーである会計事務所が、その業務の一部を外注化する場合に注意することは何でしょうか。注意点はいくつかありますが、どれも信頼できるアウトソーシング先を見つけることで解決できます。
情報漏えいに対するリスク
当然ながら、給与計算で使用するデータは個人情報です。会計事務所では、情報漏えいリスクに対して備え、セキュリティ対策も行っていることでしょう。
しかし、アウトソーシング先は同様の対策が行われているとは限りません。外注化する際には、顧客のデータを渡す必要があるため、アウトソーシング先のセキュリティ対策やデータの取り扱いについては事前にしっかり確認しておきましょう。
対応範囲と追加料金を確認
給与計算の一部業務をアウトソーシングする際に、コスト高になってしまっては意味がありません。アウトソーシング先の選定において、自社で行うよりもコストを抑えられる価格設定かどうかはかなり重要な部分です。
また、価格帯が低くても、対応範囲が狭い場合があります。一部業務だけを外注化するといっても、あまりにも任せられる範囲が狭くては、自社の業務負担の軽減にはつながらないでしょう。
そして、給与計算業務は顧客の就業規則の見直しなどによって、給与計算のルールが変更になることもあります。その都度、追加料金が必要なアウトソーシング先だとコストがかさんでしまいます。アウトソーシング先が予算内で対応できる範囲を前もって把握しておきましょう。
可視化とマニュアル化のMamasan&Company
Mamasan&Companyは大手企業のアウトソーサーとして実績が多数あり、給与計算業務をトータルで任せられる企業です。給与計算の一連を全て任せられるからこそ、一部業務のみの外注となった際にもフレキシブルに対応可能です。
業務を目に見える形に【可視化】
Mamasan&Companyは、煩雑な処理であっても最初に業務プロセスをしっかりと可視化します。まずは鳥瞰図で大枠を把握してからフローチャートを作成します。
可視化するのは業務の流れだけではありません。コスト増の原因となる不要なプロセスや負荷なども対象です。
細かな部分までしっかり可視化することで、より状況に合わせたアウトソーシングが可能となります。
誰がやっても効率の良い【マニュアル化】
可視化したフローは、きちんとしたマニュアルとして落とし込みます。マクロとミクロ両方の視点から流れを把握してマニュアル化するため、「正しい進め方」「効率の良い進め方」「ミスのない進め方」の共有が可能です。
そのため、誰がやっても同じ結果が求められる給与計算を効率よく行うことができるのです。
効率的な業務遂行力と多数のワーカーが揃ったMamasan&Companyなら、給与計算業務や繁忙期の負担軽減のための強い味方となってくれるでしょう。
まとめ
煩雑な処理を含む給与計算業務は、一部であってもアウトソーシングすることで大きな費用対効果が期待できます。給与計算業務のアウトソーサーである会計事務所だからこそ、アウトソーシング先の選定には厳しい目を持っていることでしょう。しかし、希望に沿ったアウトソーシング先が見つかれば、より効率的に業務を行えるようになります。
顧客が増えるごとに煩雑な処理に追われたり、閑散期と繁忙期の業務量の差が大きかったりするなどの、会計事務所ならではの悩みを解決できるのは、信頼できるアウトソーシング会社との出会いではないでしょうか。
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