労働人口の減少を受け、企業は雇用の確保が困難になっています。さらに日本の景気の鈍化による経営圧迫もあり、より厳しいコスト削減が求めらるようになりました。それによって、少ない労働力でも滞りなく仕事を行うため、業務の効率化によって生産性向上を成功させる企業が増えています。
業務効率化を実現するためには様々な方法がありますが、いずれの手段を取るにしろ、一番最初に行うことは業務の可視化です。業務を見える化させることにより、業務フローの改善やマニュアルを作成することは業務効率化の大きな一歩となるでしょう。
この記事では、業務効率化の鍵となる「可視化」と「マニュアル作成」について解説していきます。様々な取り組みについて理解を深め、会社の業務改善を目指しましょう。
業務効率化はなぜ必要？日本企業を取り巻く環境
業務効率化とは、現在の業務負担やコストを抑えるために、フローの簡略化、様々なツールの機能を活用した業務の自動化、業務の外部委託化などを行うことです。業務効率化が企業に今、特に必要される理由に触れていきましょう。
日本経済の鈍化、コストの削減がより必要に
日本経済の成長が鈍化するに従って企業は利益を上げにくくなりました。特に現在は、新型コロナウイルスの流行による不安や世界的な経済状況の悪化もあるため、今後も経営を安定させていくためにも業務の無駄やコストの削減といった業務効率化が求められています。業務可視化は業務効率化を実現するための第一歩です。業務フローを見直すことで作業工程やトラブルを減らし、コストを削減することが可能となります。
また、ビジネスシーンで活用できる様々な無料ツールや、経費精算システム、会計ソフトなどの活用、さらにはアウトソーシングの導入によって、人件費そのものを抑えることができるでしょう。
生産年齢人口の減少、難しい雇用の確保
日本の少子高齢化の影響を受け、生産年齢人口は1995年をピークに減少の一途をたどっています。今後の労働者の確保がますます困難になることが予想され、企業は少ない労働力で今までと同じ業務の量と品質を維持していかなければなりません。そのため、業務の効率化や介護や育児などで休職中の社員をすくい上げるワークシェアリングの活用などが必要となります。
確かにマニュアル作成は手間がかかりますが、マニュアルを作ることによって業務をシェアし、属人化を防ぎ、業務の品質を安定させることができるため積極的に取り入れたいところです。
業務効率化は可視化から
前項でも少し触れましたが、業務の効率化は、まず業務の可視化から行います。可視化することで、社内の様々な業務の流れが明らかとなり、業務フローの改善や今後のマニュアル作成が容易になるためです。可視化を行うメリットや具体的な方法を見ていきましょう。
業務を可視化するメリット
業務を可視化することで、重複する無駄な作業や手順を省略できるため、コストの削減が可能になります。また、業務の可視化に伴い業務フローが明確になるので、業務の前工程や後工程との関わりが認識できるようになるでしょう。可視化することによって業務の流れの中での改善点が見つけやすくなります。業務フローの可視化による構築は、業務内容によって分断された各部署の関係を見直すことにもつながりるでしょう。
業務可視化の手順
業務を可視化するために最も行いやすい具体的な方法は、業務の流れ、業務フローを図で表したフローチャートを作成することです。フローチャート作成する際は、常に左から右へ上から下へ要素を配置することや各ステップに適した図記号を使うなど、いくつか注意点があります。可視化を目的として、しっかりと基本を抑えてしまえば誰でも作成することができるでしょう。さらに各部署のフローチャートを組み合わせ、会社全体の大きなフローチャートを作成することで、部署をまたいだ一連の業務における各部署の役割が可視化され、内部統制の整備や運用が行いやすくなるでしょう。
業務可視化を行う時の注意点
可視化の具体的な目的には、業務の効率化のための現状把握、問題の原因を探るための調査的意味合い、自動化もしくはアウトソーシング化に向けた業務フロー構築などがあります。「目的に沿ったデータを正確にとる」ことが可視化するうえでの重要なポイントです。
例えば、作業時間を削減するために可視化をしても、個々の作業時間をデータにするだけでは意味がありません。なぜ作業時間に時間がかかっているか、作業フローを可視化して分析することが必要です。
マニュアル作成で可視化！業務品質を向上
業務の可視化やマニュアルを作成する目的の一つは、業務のフローや手順を決め、ミスや無駄を減らし業務品質を向上させることです。マニュアルを作成し可視化するメリット、運用の注意点について触れていきましょう。
可視化・マニュアル作成のメリット
可視化を背景として、マニュアルを作る目的はいくつもあります。まずは、ベテラン社員の手順をマニュアルとして可視化することで、未経験の社員でもある程度の品質を維持した業務を行うことができる点です。もちろん、すぐに技能が向上するわけではありませんが、可視化されたマニュアルに準じて業務を行うことで、致命的なミスを防げ、新人教育の資料としての役割も担うことが可能になるでしょう。さらに、これは業務の属人化を防ぐという点でも重要です。業務内容をオープンにすることで、担当者が急な休職や退職を与儀なくされた場合でも、業務をスムーズに引き継ぐことができます。
また、業務量が増え担当社員だけでは対応が難しい場合も、可視化されていることにより周囲のフォローを受けやすくなるでしょう。そして、マニュアル作成による業務の可視化は、無駄な工程を見つけやすくすることで業務の効率化にもつながります。
生きたマニュアルにするために
可視化をおこない作成したマニュアルは、その後の運用がより重要となってきます。社内環境などの変化に伴いマニュアルの変更が求められたり、業務のさらなる改善のために業務フローを変更していく際、適宜新たに可視化しマニュアルに反映させる必要があります。
また、マニュアルの保管方法や保管場所、更新するタイミングを社内で共有しておくとよいでしょう。
特に、マニュアルの更新が密に行われる場合は、最新のマニュアルの保管場所を明確にする必要があります。せっかく可視化にエネルギーを使いフローを構築しても、新旧のマニュアルが混在することで、業務の混乱を生み、時間や労力を浪費することにもなりかねなません。
管理方法の例としては、電子文書による管理が挙げられます。文書管理ツールやマニュアル作成ツールを利用するのも良いでしょう。とにかく、最新のマニュアルを電子文書で一元管理し、必要に応じて閲覧する方式を取れば古いマニュアルが使われることが防げます。
何より作業者が使いやすく、作業者の声が反映させやすいマニュアル運用の体制作りを行うことが大切です。
マニュアル作成は難しい？作成のポイントとは
誰でもミスなく効率的に作業できるマニュアルにするための作成ポイントを紹介します。
まずは可視化！事前に業務フローや手順を見直す
業務の可視化を行う際には、現状をそのままフローやマニュアルに落とし込むだけでなく、より良い業務フローへの改善を行いましょう。
可視化することで、効率の悪い業務手順を洗い出し、改善点を明確にすることができます。可視化しても効率が悪いままマニュアルを作成すると、作業する度に余計な時間とコストが発生してしまうため、しっかりとした見直しが必要でしょう。
5W1Hを意識して作成する
業務を可視化し、フローを見直したら、実際にマニュアルの作成です。
マニュアルには、「誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どうやって」の5W1Hを載せることで、誰が見てもわかりやすい内容になります。
また、せっかく業務フローを可視化しても、ただ文章が並んでいるだけのマニュアルでは読みにくいので、適宜、画像や図、写真などをあわせて記載するといった表現方法を工夫することが大切です。さらに、社内マニュアルのデザインを統一することで、どの部分を見ると必要な情報が載っているかがわかるようになるため、マニュアルのテンプレートも用意すると良いでしょう。
マニュアルを使って第三者に作業させる
マニュアルを作成した後は、業務未経験の第三者がマニュアルを見て業務を行えるかどうか確認しましょう。何も知らない第三者が業務を行うことで、作業するうえで暗黙の了解になっている部分や感覚的に行っている部分が浮き彫りになるため、マニュアルに足りない記載事項が明らかにできます。
困ったときは外部委託も活用
自社でマニュアルを作ることも可能ですが、業務が複雑でマニュアル化が難しい、わかりやすいマニュアルが作れないといった悩みを持つ企業も多いでしょう。
このような場合は業務効率化のプロに外部委託することがおすすめです。業務効率化のプロが専門的ならではの、知識や経験に基づく業務効率化のアドバイスも受けられますし、より品質の高いマニュアル作成が可能となります。
マニュアルの外部委託におすすめの企業は？
業務の可視化やマニュアル作成に時間や手間が割けない場合や、第三者によるチェックが必要だと感じる際は、外部委託も視野に入れると良いでしょう。業務の可視化、マニュアル作成できるおすすめ企業を紹介します。
Mamasan&Company株式会社
Mamasan&Company株式会社は、国内外の優秀なクラウドワーカーが在籍するBPO企業です。実務を担当するワーカーは、能力がありながら出社が難しい子育て中のママさんが多いことが特長です。業務フローを細分化しマニュアル化することで、業務効率化やコストの削減を実現し、リーズナブルなマニュアル作成支援サービスを提供しています。
株式会社フィンテックス
株式会社フィンテックスは、マニュアル作成専門の企業で、「つい読んでしまうマニュアル作成」をモットーに質の高いマニュアル作成サービスを提供しています。制作実績が豊富なため安心して業務を依頼することができます。紙媒体やPDF以外に、HTMLのマニュアルも作成可能であるため、紙媒体が多く整理したい、動画を埋め込みたいなどの要望に対応できます。また、マンガや動画のマニュアル作成も可能です。
YAMAGATA INTECH株式会社
YAMAGATA INTECH株式会社では、業務マニュアルの作成をサポートする「はたらきかたマニュアル」サービスを提供しています。
専門のライターがクライアントの会社に合わせマニュアルを作成するため、マニュアルの作成方法がわからない場合にも対応可能です。また、多言語のマニュアルも作成可能であるため、グローバル展開を行いたいケースでおすすめです。
マニュアル運用で業務効率化を
世界情勢により、会社や周囲を取り巻く環境が大きく変化していくなか、企業は益々のコスト削減と生産性向上が求められています。景気が好調な時は、見ないふりをされていた業務の無駄や属人化も、今や早急に改善すべき課題として議題に上がるようになりました。
「どうしたら業務が効率化できるのか判断が難しい」、「マニュアル作成の人員を割くことができない」、「わかりやすく書くことが難しい」といった場合には、業務フローやマニュアル作成が可能な業務効率化の専門家に、外部委託を活用するのも一つの方法です。専門性の高い外注業者を活用することで、運用を見据えた適切なマニュアルの作成が期待できますし、第三者の目が入ることで、より厳しく業務フローの改善を行うことができるでしょう。
業務の可視化やマニュアル作成は業務効率化の第一歩です。ぜひこの機会に、業務フローやマニュアルの整備を行い業務効率の向上方法を検討してみてはいかがでしょうか。
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