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会社の業務を圧迫?あなどれない社員の立替経費の精算

2020年5月22日 23:53 カテゴリー : BPO Times

社員が立て替えた経費の精算業務は時間とコストがかかる割に生産性が低く、社員との信頼関係にもかかわる社内業務のひとつです。社員が経費の申請するまでのフローも多く、出張が多い社員には経済的な負担にもなり、出張後は申請書類のためだけに残業をせざるをえないこともあるでしょう。

意外にも社員の負担が大きい立替経費の精算業務を軽減する方法はあるのでしょうか?近年、活用が急増しているアウトソーシングや身近に使えるアプリまで、さまざまな方法で精算業務の改善に成功している企業も増えています。それらの企業がどのような方法で効率的な精算業務をおこなっているのか、いくつかの方法を紹介しましょう。

意外と知られてない社員の負担?立替経費の精算業務

立替経費は経理処理の中でも量が多い業務の1つです。経理担当はもちろん立替する社員の負担も軽視できません。内容が細かいためチェックに時間がかかり、特に海外出張などは内容が理解しづらいこともあるため、経費申請に不備が多く社員同士の信頼関係を損なうことも少なくありません。

立替経費とは?

本来は会社が負担すべき経費を、一時的に社員が立て替えた経費のことを立替経費といいます。社員が支払った費用は立替経費として、後日経費精算されます。例えば、会社で購入すべき「文房具」や「交通費」などは、「立替金」という勘定科目を使い「消耗品」や「交通費」として経理処理をします。立替経費は「立替購買」とも呼ばれています。

経理担当者の負担

立替経費は旅費、通信費、接待交際費と消耗品費が多く、特に出張費での経理処理は多くのフローが発生します。出張でかかった費用を証明するための領収書や日付のチェックなども重要で特に仕訳の日付に注意する必要があり、決算をまたいで立替金処理が発生するときは処理方法が異なる場合もあるでしょう。また、社員の立替経費の負担額が大きくならないような対策も必要ですので、経理の負担は少なくありません。

立替する社員の負担

2019年に株式会社pringが300名を対象に「会社員の経費申請」に関する調査を行った結果、「経費申請せずに“経費自腹”をしたことがある」という回答が64.4%あり、うち約2割が『申請フロー』『申請時の雰囲気』において「申請しにくい」と感じていると回答しました。

「経費立て替えにより生活が圧迫された経験がある」の回答が2割もあり、特に出張などの多い営業職は経済的にも負担が大きくなります。また、申請に必要な書類も多く細かいチェックも重要になるため、本来の業務に集中できずモチベーションの低下にも繋がるでしょう。

【参考】「株式会社pring_経費の立替で社員の生活を圧迫?!経費ハラスメントの実態について調べてみました。」

立替経費の手間を減らすには?

会社の業務で必ず発生する立替経費業務は、件数や金額が増えるにつれ各担当者の負担も大きくなり、作業にかかる時間や担当者の負担に多くの企業が悩まされてきました。そんな企業のネックとも言える立替精算業務の手間を減らす具体的な方法について紹介していきます。

社内のワークフローを効率化

立替金の支払いが多くなる営業担当などには、法人用クレジットカードを持たせることで経済的負担が軽減されますし、経理業務の負担を減らすことができます。また、精算の期日を設け精算した差額を給与と一緒に給与口座に振り込むことで、給与の振込と立替精算を一括できるので作業の負担軽減が期待できるでしょう。

経費精算アプリを活用

アプリを利用することで、申請する側は時間や場所に制限されず経費清算ができます。領収書はアプリで写メを撮ったり、現金取引の入力もアプリ内で申請できるためPCを開く必要もありません。経費精算の申請や承認もアプリのみで完結します。アプリによってはサポートもあるので困った時でも安心でしょう。

アウトソーシングの活用

外部の業者に経理業務を依頼するアウトソーシングは、簡単な入力業務から専門的な知識の提供まで経理といっても業務内容は多岐にわたります。殆どの代行会社が企業のニーズに合わせてサービスを行っていますので、立替経費業務だけのピンポイント依頼から、経理全般まで企業の意向に合わせてサービスを提供してくれます。出向社員として自社内で作業してくれる人材を提供してくれる代行会社もあるでしょう。

各担当によって異なるアウトソーシングのメリットは?

現在、経理のアウトソーシングを活用している企業が急増しています。固定の人件費を抑えられること以外にどのようなメリットからアウトソーシングの需要が伸びているのか、各担当立場でのメリットを紹介します。

経理担当者にとってのメリット

単純作業をアウトソーシングすることにより、能力のある人員は重要度の高い業務に集中することができます。アウトソーシングする方が経理担当者を1名雇うよりも費用が安く済むことが多く、残業が減ることで人件費削減も可能となります。また、社員の満足度向上も期待できるでしょう。

社員にとってのメリット

本来の業務に専念できるのはもちろんですが、面倒な申請フローがなくなることで「時間と手間をかけて手続きをするよりも自腹を切ることを選ぶ。」「少額なため会社に申請しにくい」などの精神的な負担も減らすことができます。社員が健全な精神状態で仕事に専念できる時間が増えるでしょう。

経営者にとってのメリット

経理部の負担が大きく軽減されることで人件費の削減はもちろん、人材不足の解消、業務フローの改善や効率化を実現します。社員の負担が減ることで個人のモチベーションにも影響がでるため、パフォーマンスにも繋がり生産性のアップも見込めるでしょう。

実績のあるおすすめ企業3社

企業の運営において欠かせない重要業務でもある経理をアウトソーシングするためには、依頼する企業の選択がとても大切になります。また、実際に経理業務の手間が減るのかどうかをしっかりと検証する必要があるでしょう。実績のある3つの企業を紹介します。

Mamasan&Company

https://mama-sun.com/jp/rakuraku_s/

Mamasan&Companyは、複数の会計ソフトやサービスにも柔軟に対応しており、さまざまなバックオフィス業務を請け負うBPOサービスを提供している会社です。

経理経験者が外注先の仕訳ルールをしっかり理解して対応し、すべてを一元管理できるシステムの導入なども提供しています。また、楽楽精算の正規販売代理店でもあり、楽楽精算を活用した経費精算業務を全て任せられる「経費精算代行サービス」も開始しました。

質が高く、迅速かつ丁寧な作業で特に経費精算業務では多くの実績があります。外注を初めて利用される方でも安心して相談することができるでしょう。

トランス・コスモス

https://www.trans-cosmos.co.jp/special/bpo/concur.html

トランス・コスモスは、あらゆる分野のアウトソーシングの実績を持ち、経費処理に関しては全ての業務をフルアウトソーシングできます。

経理やシステム部門で発生する負荷を軽減することを目的に、業務調査や分析により、経費処理業務の適正工数、コストを可視化することも重要としています。独自のシステムとサービスで生産性の高い業務プロセスの提供を期待できるでしょう。

オンワードアカウンティング

http://www.onward-ac.jp/lp/keihiseisan/pc/

オンワードアカウンティングでは、豊富な経験を持った有資格者のスタッフが処理を担当するので、迅速な対応が可能です。

企業ごとに独自に管理されている紙媒体や、Excelベースなどで管理されているものにも柔軟に対応しています。

また、海外の領収書も信ぴょう性を確認した処理が可能なため、海外出張の多い企業にはとても心強い内容のサービスがあるでしょう。

まとめ

経費精算業務を見直すことにより、経理担当のみならず各担当社が本来集中するべき業務に時間を使えるため、業績の向上に繋がります。経理代行サービスを利用する場合、委託するべきことと自社で行うべきことをしっかり分類し、自社にとってベストな方法でアウトソーシングすることが大切です。

営業の利益だけでなく、業務を効率化することで生まれる利益を見直すことも、会社にとってはとても大切なことです。
社内でも一度検討してみてはいかがでしょうか。