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電子帳簿保存法改正のポイントは?頼りになる代行サービスをご紹介!

2021年11月30日 10:00 カテゴリー : BPO Times

2022年1月1日以後、電子帳簿保存法(電帳法)が改正されます。日々の業務におけるさまざまな資料を電子データとして保存できれば、紙の書類を減らせるだけでなく、経費精算業務のプロセスそのものの効率化が期待できるでしょう。

しかし、データ保存において注意するポイントや、どのようなシステムが必要なのか、よくわからないまま業務を続けてしまうと、不正とみなされペナルティが科されてしまう恐れもあります。

今回は、電子帳簿保存法の改正について解説し、電子データの保存をスムーズに行うために必要なシステムや、経理業務そのものを委託できるおすすめの代行サービスを紹介します。

そもそも電子帳簿保存法ってなに?

ここでは、そもそも電子帳簿保存法とはどのような法律で、いつごろどのようにできたのか、また電帳法で3種類に分類される書類の保存方法と、今までどのように改正されてきたかについて説明します。

電子帳簿法のはじまり

電子帳簿保存法は1998年に制定された法律です。原則的には紙の保存を義務付けられている国税関係帳簿書類について、一定の要件を満たす場合に電子データで保存することを認めると同時に、電子データで授受した取引情報の保存義務等を定めています。

それまでは、取引において基本的に紙の書類を受け取る必要があり、税務上の保存期間が7年と義務付けられているので、保管スペースを確保するだけでも大変でした。電帳法でも電子データの保存期間は7年ですが、ペーパーレス化を図ることができるため書類の保管に頭を悩ませずに済むようになりました。

電子データで作成した国税関係帳簿類

法律が作られた当初は、データで作成した国税関係帳簿や書類だけが対象でした。税務署に提出するための帳簿や書類をデータで作成した場合、わざわざ印刷して紙で保存しなくても、データで保存してあれば良いと認められたのです。

ただし、電子データでの保存を行うためには、データ保存を始める3ヶ月前までに税務署への申請が必要でした。

紙で発行・受領した書類のデータ保存

2005年の改正では、紙で発行や受領した書類も、スキャンしてデータ保存することが認められました。ただし金額が3万円未満のものに限られ、電子署名が必要でした。

2015年の改正では金額が3万円以上のものも対象となり、電子署名は不要とされた一方で、タイムスタンプや定期検査、相互牽制(複数人で書類の作成や保存を行うこと)が必要となりました。2016年の改正以降は、デジカメやスマートフォン等で撮影したデータも認められています。

※タイムスタンプ…付与した時間に電子データが実在していて、それ以降改ざんがされていないことを証明するための技術。国税庁によって認められている第三者のタイムスタンプサービスを利用する必要がある。

電子取引

電子取引とは、ECサイトでの売買やインターネットバンキングのWeb明細、クラウド受発注システムでやりとりした請求書など、電子で完結した取引を指します。

2020年の法改正後、これらの電子取引のデータそのものが税務上の証拠として認められるようになり、条件として電子データを改ざんできない状態で保存することが義務付けられました。

2022年電子帳簿保存法改正の5つのポイント

今回の法改正は主に「国税関連帳簿のデータ保存に関する要件緩和」と「電子取引に関するデータ保存の義務化」です。この改正によって、電子データでの保存がより一層取り組みやすくなる一方、電子取引では紙に出力しての保存が不可とされるなど、規制が強化される面もあります。今回の電帳法の改正内容について確認していきましょう。

①承認制度の廃止

帳簿については、まず電子保存のために税務署長へ申請する事前承認制度が廃止されました。

2022年1月以降は、国が定める基準を満たし、電帳法に対応した機能を備えている経費精算システムであれば、税務署へ事前に手続きをとらなくても電子保存することが可能になります。

②タイムスタンプ要件の緩和

紙の領収書等を電子データ保存する場合も、税務署長の事前承認制度が廃止され、手続きが簡略化されました。これまでは書類をスキャナで読み取る際には、受領者が署名した上で3日以内にタイムスタンプを付与することが必要でした。改正後は署名が不要となり、タイムスタンプの付与期間が最長2ヶ月に延長されます。

また、データの修正や削除などの履歴が追えるシステムを使う場合は、タイムスタンプそのものが不要になります。

③検索要件の緩和

これまで、電子データで保存するには、日付や金額のほか、勘定科目など書類の種類に応じた項目や条件で検索できるようにする必要がありましたが、今回の改正で、取引年月日、取引金額、取引先の3項目のみに簡素化されました。

また、売上が 1,000 万円以下の小規模な事業者においては、税務職員の求めに応じることを条件に、検索要件の全てが不要となります。

④電子データの紙出力による保存の廃止

今まで電子データで受領した請求書等は、そのまま保存するか紙に出力するかを企業側で自由に選ぶことができました。しかし今回の改正により、電子データで受領したものはそのまま電子データで保存することを求められます。

⑤注意点: 不正措置について

今回の改正で、電子データ保存をよりスムーズに行うことができるようになりますが、1つ注意すべき点があります。

それは、要件緩和と同時に電子データの信頼性を担保するための制度として、新たにペナルティが導入されたことです。スキャナ保存や電子取引の記録を正確に行わず、隠蔽や改ざんした事実があった場合には、その事実に関する申告漏れなどに課される重加算税が10%加重されることになります。

義務化への影響と対応

今回の改正によって、電子データ保存がより広く認められるようになります。しかし、ただデータ保存すればいいのではなく、電帳法にのっとって正しく保存しなければなりません。経理業務への影響と必要な対応をまとめました。

改正によるメリット

電子データで受領した書類を紙に出力する必要がなくなるため、ペーパーレス化が見込めます。印刷費用・書類保管のためのファイリング用品・保管場所なども削減できるでしょう。

また、電子データで保存していれば紙を探すよりも簡単に検索ができるので、無駄な時間がかからず業務の効率化が期待できます。

ペーパーレス化が進むことで、テレワークでもより作業しやすくなったり、クラウドによる経費申請や承認などのフローの効率化が期待できるでしょう。

クラウド経費精算システムの導入も検討を

自社で使用している経理システムが、改正後の電帳法に対応しているか、対応のアップデート予定があるか等を確認する必要があります。

新たに対応するシステムを探す場合は、JIIMA認証(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による認証制度)が参考になるでしょう。「電子取引ソフト法的要件認証」を受けているシステムは、電子取引に係る保存要件を満たしています。

【参考】国税庁「JIIMA認証情報リスト」

経理代行サービスに委託するのもおすすめ

システムを検討する際には、タイムスタンプの付与、もしくは代替手段(修正や削除履歴が残るもの)に対応していることという電子データの保存要件を満たすことは大前提ですが、自社のシステムとの連携が可能かどうかという点もしっかり確認しておく必要があります。

複数のシステムとの連携が必要な場合、関連する部門も多く、経理担当者だけでは検討が難しい場合があるでしょう。

また単にシステムを導入すれば良いというわけではなく、社内のワークフローの見直しも必要になります。この機会に、電子帳簿保存法にも精通したプロの経理代行サービスに委託してみるのも一案です。

「経理代行」を検討すべき3つの理由

電帳法の改正を受けて、領収書など紙で受け取った書類も電子保存できるようになるため、経費精算業務においても効率化されることが期待できます。

そこでおすすめしたいのが、経費精算業務のアウトソーシングです。

多くの代行会社は経費精算システムを導入しており、領収書の原本を送付するだけでシステムへの入力等も行ってもらえます。その後の内容チェック、会計システムへの記帳、振込データの作成などまとめて委託できるので、申請者も経理担当者も大幅に手間や時間を削減することができるでしょう。

経費精算業務に必要とされる単純な人件費を削減できるだけでなく、社内教育にかけるコストも減らすことが可能です。

さらに、自社の担当者が退職したり異動になったとしても、代行会社も業務に対するノウハウを保持しているため、必要最低限の引継ぎで済むでしょう。

おすすめ代行企業3選

電子帳簿保存法の改正により、経理書類をスキャンして電子データで保存することが認められるようになりました。その結果、経費精算や受取請求書処理などがクラウド上で作業しやすくなるでしょう。経理業務をプロのBPOサービスにアウトソーシングすれば、電子データでの適正な保管・管理をお任せでき、面倒な申請や承認作業をよりスムーズにできるフローを提案してもらえます。

この機会に、経理代行サービスに委託することを検討してみてはいかがでしょうか。おすすめの代行会社を紹介します。

Mamasan&Company株式会社

Mamasan&Company は「クオリティ・スピード・低コスト」 をコンセプトに、10年以上にわたり経理・給与計算・労務管理などのバックオフィス業務、システム開発、WEBやDTPなどのクリエイティブ業務をBPOで請け負っている企業です。Mamasan&Companyの経理・会計サービスは、セキュアな環境で経理業務を行い、大企業からも信頼を得ています。

経理・会計業務をアウトソーシングすることにより、自社で経理スタッフを雇うよりも大幅にコストを削減することが可能になるうえ、業務の可視化・標準化を行うことができます。さらに、すでに利用している会計システムにも対応可能なので、導入時に余計な負担がかかりません。

経理・会計 _ Mamasan&Company

smart経理

「smart経理」は、経理業務の人材が安定しない会社や育成・求人にかけるコストを削減したい会社にオススメです。簿記2級以上の専門スタッフがチーム制で経理業務を請負うため、安定した業務が可能です。また、試算表の公開も締日より5日以内なので、迅速な経営状況の把握に役立ちます。

また、企業ごとの課題に合わせた提案が可能です。経理業務における課題抽出や業務改善、プロセスの再構築やアウトソーシングまで一気通貫で対応でき、経理をフルアウトソースできます。

今までの記帳代行・経理代行をクラウドで変える「スマート経理」

メリービズ

「メリービズ」は、仕訳や経費精算などの日常業務から会計ソフト導入に至るまで経理の幅広い領域を、自社の課題にあわせたフルカスタマイズで支援する経理代行サービスです。

高品質な作業とコストパフォーマンスの良さで、一部上場企業からスタートアップ企業まで幅広い業種の導入実績を誇り、初めて経理代行を利用する企業にもおすすめです。

また豊富なノウハウを活かし、業務コンサルティングや会計ツールの導入支援も行うことができる点も優れたポイントです。

経理アウトソーシング・経理代行のメリービズ _ バーチャル経理アシスタント

経理書類のペーパーレス化は代行サービスにお任せ

2022年、電子帳簿保存法の大きな改正を受けて、いよいよ電子データ保存によるペーパーレス化を進めようと考える企業も多いでしょう。また、電子データ保存が認められることで、テレワーク化も進めることができます。

しかし、電帳法改正に合わせて経費精算等の業務フローやシステムを一気に変えていくことは自社だけでは困難です。

この機会に経理業務をプロにアウトソーシングして、ペーパーレス化と業務フローの効率化を同時に叶えてみてはいかがでしょうか。