面倒な給与計算を効率化！アウトソーシング導入のメリットは？

2020年4月22日 10:00 カテゴリー : BPO Times

給与計算は、社員を抱える企業において避けては通れない定型業務といえます。毎月毎月、同じことの繰り返しになる業務ですが、経理知識と手間が必要な面倒な業務です。

また、社員の給与に関するため、間違いがあってはいけない気を遣う業務でもあります。この給与計算を効率化し、業務負担や人件費を減らしたいと考えている経営者や人事担当者も多いことでしょう。

幸いにして、給与計算は定型業務であるゆえ、業務の切り出し、アウトソーシングが行ないやすい業務といえます。給与計算ソフトやクラウドサービス活用による利点を踏まえつつ、アウトソーシングを導入するというメリットについて理解を深めていきましょう。

どうする？給与計算の効率化

給与計算は、従業員を抱える企業が避けては通れない重要な業務の1つです。しかし、給与計算業務を行うためには、経理の知識はもちろんのこと、法令や税制、自社の就業規則の改定があるたびに対応が必要となります。

また、月末月初、年末といった特定の時期に業務が集中し、業務量が安定しません。このような、手間のかかる計算業務を効率化し、業務負担を軽くするにはどのような方法があるのでしょうか。

効率化の方法は大きく分けて2つ

給与計算業務を効率化する方法は大きく分けて2つ考えられます。1つは、給与計算ソフトやクラウドサービスを利用すること、もう1つは、給与計算業務そのものをアウトソーシングしてしまうことです。

さらに、勤怠管理や経費計算のソフトやサービスを連動させることで、より一層の業務の効率化も可能となります。

給与計算ソフトやクラウドサービスを利用するメリット・デメリット

こうしたサービスを使う大きなメリットは、法令などに合わせた自動入力による業務の効率化です。また、税制や法令の改定の際にも、それに対応した内容に修正されるので、自社の社員が対応する必要が軽減されるでしょう。

ソフトの購入・更新やクラウドサービス導入維持にかかるコスト、バックアップデータの管理方法、ソフトやシステムを使いこなせるまでの習熟期間などいくつか留意する点はあります。しかし、人件費の削減や効率化の効果を考えれば積極的に検討していきたいところでしょう。

アウトソーシングを利用するメリット・デメリット

ソフトやクラウドサービスの導入より、一歩進んだ効率化の方法です。給与計算の業務そのものをアウトソーシングし、自社の業務からの切り離しを行います。担当者の離職による業務の空白時期をなくし、教育期間そのものが不要となるでしょう。

また、アウトソーシング会社では専門知識をもつ専任スタッフが行なうため、業務の品質の向上にも期待ができます。時期によって増減する給与計算業務に対応する必要がなくなるのも魅力です。

給与計算をアウトソーシングするメリット

矢野経済研究所が2015年に発表した調査によると、給与計算業務のアウトソーシング率は2008年から上昇を続けています。少子高齢化にともなう人手不足や、マイナンバーの導入による業務の煩雑化などで、今後ますます給与計算のアウトソーシングが進んでいくでしょう。給与計算業務の効率化を可能にする、アウトソーシングのメリットについて理解を深めていきましょう。

【出典】「矢野経済研究所」

業務効率化による人件費の削減が可能

アウトソーシングの導入時に、業務フローの見直しなどが行なわれ効率的な業務ができるようになります。また、業務自体をアウトソーシングするため、自社でかかえなくてはならない給与計算業務のための人件費は、必要最低限に抑えることが可能となるでしょう。

担当者の育成・維持が不要

自社で給与計算業務を続けると、法令や税制に対応できるよう経理の知識を有する担当者が必要となります。担当者が休職や離職をした際、引継ぎや再育成も必要となり、担当者の確保が会社の負担となります。

また個人の能力によって、業務品質が左右されるのも問題です。アウトソーシングにすることで、このような負担や不安を減らすことができます。

業務品質の向上が期待できる

給与計算業務は、基本的に税制や法令、就業規則にのっとったものであるため社外にアウトソーシングしやすい業務です。

さらに、給与計算業務などのアウトソーシングをうける企業は、多くの企業の経理を受け持つ、経理のプロですので、自社で行なうよりもより高品質の業務が期待できます。

給与計算をアウトソーシングするデメリット

アウトソーシングは、メリットばかりではありません。自社の人事情報を社外で扱うことの危険もあり、導入の際はデメリットを認識したうえで検討することが大切です。具体的なデメリットについて見ていきましょう。

社内情報の流出

給与計算をアウトソーシングすることで、おそらく多くの企業が不安に思うことは、取扱に注意が必要な社内情報の流出でしょう。ネット上のやり取りも増えるため、ネットセキュリティの整備や、アウトソーシング会社と情報取り扱いの規定を設けるなどの対策が必要となります。

フィードバックに時間がかかる

それまでは社内のその場でやり取りできたことでも、社内に担当者がいないため、何かあった時の急な対応が難しくなります。時間はかかりますが、特筆事項の共有など、イレギュラーに対して一つ一つお互いの対応についてのすり合わせを行なっていくことが必要です。

ノウハウの喪失

給与計算業務を全てアウトソーシングしてしまうと、社内で今まで培ったノウハウを失う恐れがあります。また、新たなノウハウを蓄積することもできず、再び自社で給与計算を行なう必要が起こった際に対応が困難になります。

アウトソーシング会社との関係性

アウトソーシング会社との関係性にも留意すべきと言えます。継続して委託し続けることができれば問題はありませんが、何らかの理由で継続が困難になった場合、早急に他のアウトソーシング先を見つけるか、自社での業務継続をするか判断しなくてはなりません。

いざという時に慌てないよう、業務を丸投げするのではなく手順書やマニュアルなどの共有を日ごろから行なったほうが良いでしょう。

アウトソーシング会社の選び方

アウトソーシング会社によって対応人数や対応するサービス範囲、料金が異なります。自社の実情に合わせた、適切なアウトソーシング先を見つけるためにはどのようなことに気をつければよいでしょうか。いくつか選定の際のポイントを挙げていきましょう。

対応サービスの範囲

給与計算だけで良いのか、労務保険・社会保険業務など労務に関わる業務まで幅広く対応してほしいかによって選ぶアウトソーシング会社が異なります。

また、給与計算のみならず、ゆくゆく勤怠管理などの労務業務のアウトソーシングも視野においている場合は、幅広く対応している業者を選ぶ必要があります。

対応人数

アウトソーシング会社によって、対応可能人数が異なります。1人から対応してもらえる小規模企業向けサービスから、1000人以上の対応も可能な大企業向けのサービスまでさまざまです。また、人数によって料金単価が異なるので、自社の会社規模に合わせたアウトソーシング先を探すことも大切です。

まとめ

アウトソーシングを上手に活用することで、業務を効率化し、給与計算業務の負担を大きく減らすことができます。給与計算業務を負担に感じ始めたら、一度アウトソーシングを検討してみるのもいいでしょう。

多くの企業がすでにアウトソーシングしており、給与計算業務の手間から解放されています。また、専門家ならではの、業務の効率化の方法、人件費相場や労務管理などの相談ができる点もメリットです。

毎月の月末月初や年度末に膨れ上がる業務負担に振り回されることなく、自社のより生産的な業務に集中するため、給与計算業務のアウトソーシングを導入してみてはいかがでしょうか。

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