新型コロナウイルス感染対策としてさらに注目が高まったテレワークですが、非常時だからといって急にテレワークを導入するのは難しい、という意見も少なくありません。
テレワークは制度を導入すればよいものではなく、テレワークをする上でリスクがあることを認識し、業務の見直しやシステム導入、意識改革などに取り組む必要があるため、労力や時間がかかるのは確かです。
とはいえ、通勤や外出による感染リスクや休校による育児などの事情によって、休みを取らざるを得ない従業員が増えている中、難しいとあきらめるのではなく、想定されるテレワークのリスクを正しく知り適切なプロセスで導入すれば実現は可能です。
今回は、テレワークのリスクの中でも多くの企業が懸念しているセキュリティ対策を詳しくご紹介し、確実にテレワークを導入するための方法として外部委託するメリットをひも解いていきます。
テレワークのリスクとは？
テレワークとは、情報通信技術（ICT）の利用によって時間や場所を有効活用する働き方です。政府の推奨する働き方改革の解決策の一つとして、広く認知されてきました。
テレワークが推進される背景にある少子高齢化・生産人口の減少、ワークライフバランスの多様化、感染症の流行などの社会的な事象に加え、テレワーク環境を実現する技術の進化、通信環境の高速化といった技術的な事象が絡み合い追い風となっているにも関わらず、導入に踏み切れない企業が多いのが現実です。
ここでは、テレワークを導入できない理由という視点からリスクを見ていきましょう。
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情報セキュリティへの不安
総務省の調査によると、テレワークを既に導入している企業の多くは、情報セキュリティ確保に不安を抱いていたと回答しています。そして、情報漏洩などをリスクであるとしてほとんどの企業がセキュリティ対策を講じています。
情報セキュリティ技術は日々進化していますが、各企業が自社に最適な対策をしっかり行った上でテレワークを実施することは、企業価値を高め、企業の社会的責任を示すことにもなります。
【出典】「総務省 ICT利活用と社会的課題解決に関する調査研究」
適切な労務管理が困難
セキュリティ対策への不安に続いて懸念されるのは「労務管理」のリスクです。
テレワークでは個人の行動が見えにくいことから、人事評価や労働時間を正確に管理することが難しくなりがちです。
厚生労働省の雛形を参考に、労働条件を明確に示し、テレワークに関して就業規則上で規定するとよいでしょう。
【出典】「厚生労働省 テレワークモデル就業規則~作成の手引き~」
セキュリティ対策の考え方
テレワークを効率的に実施するためにはICTの活用が欠かせないからこそ、どのような情報セキュリティ対策で安全を確保していけばよいか知ることが重要です。
基本的な考え方としては、セキュリティ確保のための「規則」「人」「技術」それぞれのバランスが整った対策を実施することと言えます。なぜなら、これらのうち一つでも弱点があれば、他をいくら強化しても全体のセキュリティレベルは向上しないからです。
「規則」「人」「技術」について詳しく説明します。
規則について
テレワーク勤務中に「これはセキュリティ面で安全なのか」をその都度判断していては、業務の効率が良くなるどころか悪化してしまいます。この事態を避けるために安全が確保できる方法を規則として定めれば、従業員は規則を守ることだけを意識すればよく、自身の業務に集中できます。
人について
たとえ規則を定めたとしても、従業員が規則を守らなければ意味がありません。
テレワーク勤務者は、オフィスから目の届きにくい場所で作業するため、規則が守られているかを企業が確認するのは難しいことを認識しましょう。
ひとりひとりが規則の趣旨を理解して守ることは、自身のためにも会社のためにもなることを自覚してもらうよう、関係者に教育することが重要です。
技術について
「規則」や「人」で対応しきれない部分を補うのが「技術」です。あらゆる脅威に対し、ウイルス対策ソフトの利用や、ログインを複雑化したり情報を暗号化したりといった対策を講じましょう。
テレワークをする環境は多様性に富んでいる点も考慮した上で、自社に適切な対策を選ぶことが求められます。
セキュリティ対策のポイント
セキュリティ対策は、良いとされる方法を全ての企業が同じように取り入れれば成功するという訳ではありません。個々のリスクを検討した上で対策を取捨選択し、必要に応じて修正していくことが大切です。
ここでは、特に重要と考えられる対策のポイントをご紹介します。
使用端末はデータ暗号化やロックを厳重に
パソコンなどを社外に持ち出したとき、紛失したり盗難に合ったりする危険性は誰にでもあります。
万が一の事態に備え、その端末は誰がどこに持ち出しているのかわかるように管理したり、原本データをUSBメモリや外付けハードディスクなどの記録装置にバックアップとして複製しておくことが有効でしょう。
また、端末内に保存されているデータを暗号化すると共に、起動時の認証や操作画面の自動ロック設定も必須です。
危険サイトへのアクセス制限も重要
テレワークにおいて、インターネットを利用する場面は多いです。ウェブサイトの中には、閲覧するだけでマルウェアといった悪意のあるソフトウェアをインストールしようとするものも存在します。
危険なサイトにアクセスできないようにフィルタリングを設定したり、エンドポイントを保護するツールの利用などの対策をしましょう。
使用するインターネット回線にも注意が必要
自宅やカフェスペースなど、不特定多数の人と同じ場所で作業するときに注意しなければならないのは、インターネットにおいて第三者が通信内容を傍受している可能性があるということです。
原則として、公衆無線LANやホテルのインターネット回線の使用は避け、電子データのやり取りを行う場合は、通信経路を暗号化すると安全でしょう。
テレワーク導入の外部委託が増加するその理由とは
テレワークを導入する際は、セキュリティ対策一つとっても規則の構築や社内における教育など、様々な要素を自社に応じて適切に処理する必要があります。
テレワークを初めて導入する企業にとっては、どこから手をつければよいかわからず、立ち往生してしまうケースも多いです。
また、テレワークの導入と維持には、コストがかかることも忘れてはいけません。
そこでコストを抑えながら確実に導入・運用するため、詳しいノウハウを持った専門業者へ、導入業務を委託する企業が増えています。
テレワーク導入を外部に委託するとどのようなメリットがあるのか、必要なコストを中心に詳しく見ていきましょう。
テレワーク導入に必要なコストとは
テレワークを導入すると、省スペース化やペーパーレス化などによってコスト削減できるメリットがある一方で、導入するためのコストがかかります。
例えば、テレワークで使用する端末を貸与する場合、ウイルス対策ソフトなどを新たに導入することになるでしょう。
他にも、システム構築など環境面を整えるための先行投資が必要になる場合もあり、自社ではどれぐらい先行投資額がかかるのか、または計上できる予算はどれぐらいなのかなどを試算する必要があります。
テレワーク運用でかかるコストもある
テレワークの効果的な運用にかかるコストも、考えておくことが重要です。
例えば、貸与した端末のメンテナンスや、取り入れたツールなどの維持費用がかかります。また、テレワーク実施時の通信費用や光熱費などについては、どのように負担するのか、明らかにしておくことで想定外の維持費用が増えるといったトラブルを回避できるでしょう。
外部委託で費用と手間を削減できる
ノウハウのない中、コスト試算や環境整備などの全てを自社で進めていくのは、膨大な時間と労力がかかることは想像に難くないでしょう。
そのために自社の生産性が落ちるのは本末転倒ですし、従業員も困惑しテレワークに対する理解を損ねることになるかもしれません。
テレワーク導入に関する業務全般を、外部に委託することでコストも時間も大幅に削減できます。
導入支援を活用してスマートにリスク回避を
https://mama-sun.com/jp/telework/
Mamasan&Companyのテレワーク導入支援は、業務環境の構築から労働環境の整備、従業員のコーチングまで請け負っており、テレワーク導入におけるトータル的なサポートが充実しています。
クラウド型の業務環境を構築
オリジナルのテレワーク管理システム「ママポータル」の提供によって、クラウド上にセキュアなICT業務環境を構築できます。
Mamasan&Companyは、10年以上にわたりテレワークを活用して多種多様な業務を行っており、高い安全性の業務環境を構築できるため、多くの企業から選ばれています。
確かなノウハウを持つ専門家による労働環境の整備
世界中のテレワーカーと共に様々なノウハウを培ってきた専門家が、自社に適切な就業規則や勤怠管理方法など、必要な労働環境の整備を的確にアドバイスします。
導入前からしっかりと環境整備できるため、運用してから問題が発覚し更なるコストや労力がかかるといったリスクを回避できるでしょう。
まとめ
自社にとってテレワーク導入に踏み切れないリスクを明確にし、特にセキュリティ対策においては規則・人・技術をバランスよく整えることが重要です。しかし、セキュリティ対策だけでも定めるべきポイントは多く、テレワーク導入業務全般を自社だけで行うことは、更なるリスクを生じかねません。
テレワークの専門家によるサポートを賢く活用することで、企業も従業員も効果を実感できるテレワークを確実に導入することができます。ノウハウのない状態でテレワークを導入するのであれば、外部委託も選択肢の一つに入れてみてはいかがでしょうか。
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