新卒や第二新卒、中途の採用など企業の採用現場では一年を通してさまざまな採用がおこなわれています。昨今、少子高齢化による働き手不足かつ、働き方改革やダイバーシティといった就労形態の多様化に合わせ、人材採用に関わる部署の業務の幅や量が以前に比べ増加しているのではないでしょうか。
そんな中、採用業務を外部に委託するという採用代行サービスが近年急速に普及してきました。作業の一部を外部に委託することにより、自社の社員がより効率的にコアな業務に集中できるようになったり、豊富な経験を積んだ採用代行企業からノウハウを学ぶこともできます。そしてそれを企業の成長に繋げられるなど、さまざまなメリットが考えられます。
今回は採用代行のサービス内容やメリット・デメリット、さらにおすすめの外部委託先を3つご紹介します。
採用代行サービスとは？
採用代行サービスとは一体どのようなサービスなのでしょうか。採用代行を利用する理由、増加の背景も合わせてご紹介します。
採用代行とは？
採用代行とは、採用活動にまつわるさまざまな業務を外部の企業が代わりにおこなうサービスのことです。RPO（Recruitment Process Outsourcing）とも呼ばれています。計画立案やスケジュール調整といった初期段階の業務から合否結果が判明したあとの業務まで、多様な業務を依頼することが可能です。
なぜ採用代行を利用するの？
採用代行サービスを利用する大きな理由として、多くの業種でアウトソーシングが浸透してきたことにより、外部委託に対する抵抗感が減っているということが挙げられるでしょう。また、採用代行の活用によって業務の効率化、採用業務にかかるコストの削減といったメリットも注目されています。
採用代行のサービス内容は？
採用現場では、さまざまなプロセスを経たうえで採用者の決定に至ります。では、採用代行サービスに依頼できる内容とは何でしょうか。3段階に分けてご紹介しましょう。
初期段階ではどんなことが依頼できる？
採用業務の初期段階におこなうことといえば、採用計画の立案、募集する人物像の明確化、競合他社の分析、全体の日程調整、人員配置などが挙げられます。今後の採用活動において基盤となることを山のように決めなければなりませんが、こういったことを外部に委託することができます。さらに、就活イベントや説明会の企画なども、採用代行サービスに依頼することが可能です。
応募や面接への対応もお任せ！
初期段階を経て応募者が集まったら、次は面接スケジュールの調整など応募者とのやりとりが必要です。また、実際の面接の日時や場所のセッティングなども重要なタスクで、煩雑な業務も増えてきます。
全てを代行サービスに依頼する場合もありますが、細かい日程調整に手間のかかるメールや電話の対応などを採用代行企業へ依頼し、自社員は説明会の実施、面接、選考などのコア業務に集中させるという方法もあるでしょう。
合否判明後のフォローもバッチリ！
面接が終わったあと、応募者に合否の結果を知らせる作業が発生します。また、合格者には入社までのフォローもしなければなりません。
メールや電話でのやりとり、面接結果の整理、応募者のデータ管理、一連の採用プロセスの振り返りやフィードバックといったさまざまな作業が最終段階まであります。これらの業務を採用代行サービスは一手に担ってくれるでしょう。
どんなときに採用代行を活用すべき？
初期段階から最終段階までさまざまな依頼が可能な採用代行サービスですが、どんなときに利用するのがおすすめか、3つの場合に分けてご紹介します。
最適な媒体で募集をかけたいとき
近年、経理部門などの業務が紙媒体からWEB媒体に移行していますが、採用業務も例外ではなく過渡期であると言えるでしょう。業種や企業規模、求める人材によって最適な人材募集媒体は異なります。
しかし、さまざまな媒体が入り混じっている昨今、自社にとって最適な媒体は何かを見極めることは簡単ではありません。そこで、採用代行サービスを活用し、経験豊富な専門家の意見を交え、慎重かつ確実に選びます。その結果、実のある採用活動ができることでしょう。
コア業務に集中したいとき
採用業務には煩雑な業務がつきものです。例えば、メールや電話の応対や、応募者との細かい日程調整、データの入力やチェック、管理の作業などが考えられます。そのような業務に時間を取られコアな業務に時間を割けない状態は避けたいものです。
そこで、採用代行サービスにノンコア業務を任せ、自社員にはコア業務のために時間使わせるという方法があります。全体の効率化、またよりクオリティの高い結果に繋がることが期待できるでしょう。
採用部門の人材育成やノウハウの構築をしたいとき
採用代行サービスをおこなっている企業は、数百、数千ときには数万もの採用現場に携わっています。そのため必然的に豊富な経験とノウハウが蓄積され、それぞれの企業に合ったアイデアや採用方法を提案してくれることでしょう。
採用業務のノウハウの構築、また携わる社員の育成をしたい場合にも、採用代行サービスを活用できるのです。
採用代行サービスのメリットやデメリットは？
採用代行サービスを利用するにあたり、知っておきたいのがメリットとデメリットです。またそれらを踏まえたうえで、委託する際に気を付けたほうがいい点もご紹介します。
外部委託する企業の増加
近年働き方改革やダイバーシティが叫ばれる中、その軸としてアウトソーシングが普及し、世の中に浸透してきました。この5年ほどで大幅に普及しましたが、まだ企業全体の2割に留まっています。しかし、今後さらなるIT技術の進歩などにより、ますます普及していくことが予想されます。
【参考】「IDCJapan、国内BPOサービス市場予測を発表」
採用代行のメリットは何？
採用代行の代表的なメリットをご紹介します。
・業務の効率化が図れる
・ノウハウや知識を学べる
・新たに人員補填するより人件費が安く済む
・質の高い作業が期待できる
・年々変わる経済状況や法律などにも対応できる専門性の高さ
デメリットも確認しておこう
多くのメリットがある反面、デメリットも存在します。あらかじめ理解しておくことが重要でしょう。
・認識のずれ
・外部委託先の企業によって費用に幅がある
・担当者との相性の良し悪し
・イレギュラー対応が即時おこなえない場合がある
・高度なセキュリティ管理が必要である
委託する際に気を付けたいポイント
メリットがあれば、デメリットもある採用代行サービスですが、委託先を選定する際に気を付けたいことは、自社のニーズを見極めておくことです。依頼の仕方の例として、煩雑な業務のみ依頼しコアな業務は自社内でおこなうというパターンがあります。
また別例として、初期段階から最終段階まで採用代行サービスの専門家に一任するというパターンもあるでしょう。現状とニーズを確認し、必要に合わせて依頼すること、心配なことがあればあらかじめ全て相談しておくことが非常に重要なポイントです。
【参考記事】「採用業務は代行を活用！おすすめ理由とメリット・デメリット」
おすすめの採用代行サービス3選
採用代行サービスを提供している企業は数多くありますが、その中から近年注目の企業を3社ご紹介します。委託先の選定の際に参考にしてみてはいかがでしょうか。
Mamasan&Company
日本はもとより世界各国のテレワーカーが活躍するMamasan&Companyでは、豊富な経験や知識、ノウハウを活かしてクオリティの高いBPOサービスを提供しています。その1つとして採用代行サービスもおこなっています。
新卒採用、中途採用、アルバイト採用まで幅広く対応し、媒体掲載から面接、そして内定までさまざま業務内容が依頼可能です。目安として100人で75,000円という値段設定で割安に利用できる点も魅力でしょう。
ネオキャリア
日本国内に67拠点、さらに海外にも22拠点を構え、合計89拠点にてBPOサービスを展開している大規模な企業です。人材・採用サービス、IT系のサービス、プロモーションサービスが強みです。
日々変わる採用状況や景気、法律にもフレキシブルに対応しています。これまで10,000社以上の採用業務に携わった膨大な実績をもとに、ノンコア業務の代行を依頼できます。依頼内容の種類、組み合わせによって値段は前後しますが、下限は3万円から依頼が可能です。
https://www.neo-career.co.jp/humanresource/
キャリアマート
新卒採用をはじめとする採用に関する多様な業務を代行している会社がキャリアマートです。大きな特徴は、人とロボットのハイブリッド型アウトソーシングをおこなっているという点です。
600体以上の採用ロボット（RPA）の365日24時間、不休でおこなわれる作業によって格段のスピードUPかつ品質UPを実現しました。依頼内容によって変動がありますが、最安5万円から依頼できるのも魅力です。さらにコスト削減も期待できるでしょう。
まとめ
採用現場では採用計画の立案時から採用決定後まで、さまざまな業務を遂行しなければなりません。しかし人手不足などにより自社員だけでは手が回らない場合や、煩雑な業務に忙殺され、肝心なコア業務に専念できないという状況が多くの採用現場で起こっています。
そういった課題を解決するために、採用代行サービスという外部に業務を委託するサービスが近年普及しており、業務の効率化を実現しコストの削減にも成果をあげています。採用代行サービスを活用する際は、自社のニーズ、そしてメリットとデメリットを見極めたうえで最適な依頼先を選ぶことが重要でしょう。
採用活動の課題解決のため、採用代行サービスの活用を検討してみるのはいかがでしょうか。
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