働き方改革、生産性の向上と世間では声高に叫ばれている昨今ですが、実際の企業の現場を覗くと、理想的な経営ができている企業は多いとは言えません。
厚生労働省の統計でも新卒就職者のうち、3年以内の離職者は平成27年度の統計によると、就職者数441,936人に対して140,660人にも上っており、実に31.8％もの新卒者が社会人となってから3年以内に退職、転職の道を選択しているいう現実もあります。
(厚生労働省新規大卒就職者の事業所規模別離職状況 より）
せっかく新入社員にコストと時間をかけて育てても、3年以内に3割の若者は、離職してしまう状況においては人手不足の問題は避けられません。
働き方改革の必要性は分かってはいるものの、現状ではままならない。働き方改革に力を入れられるのは大企業ぐらいじゃないか。そのような中小企業の悩みを一気に解決し、企業の生産性を向上し、発展へと導く方法があります。
それには業務プロセスの可視化が鍵となります。
業務プロセスの可視化が必要な理由
今なぜ、業務プロセスの可視化が必要なのだろうか
業務プロセスの可視化をすると、業務にかかっている無駄なコストを浮き彫りにすることが可能になります。
企業内での人手不足のため、一人の社員がいくつもの業務を兼務し疲弊してしまう状態や、長年働いてきた社員が独自の方法や勘に頼り業務を遂行しており、その社員がいなければ事が進まず業務が中断してしまう。
毎回業務の進め方が異なることにより業務上のミスが頻発し損害を被ってしまう。などといった問題がなぜ起こるのか、企業内の現状をしっかり把握することが最重要課題です。
業務プロセスの可視化で労働力不足の問題も解決
若年層と言われる15歳～34歳までの労働力人口は、ここ10年で1983万人から1743万人と減少を続けています。
少子高齢化により今後も若年層における労働力人口での減少傾向は続くものと考えられます。
企業の経営者からすると優秀な人材の確保をどうするかは、今後も頭の痛い課題となりつづけるでしょう。
業務プロセスの可視化を取り入れ、適材適所な業務へ労働力を投入することにより、より健全かつ生産性のたかい企業へと方向転換を図る時期にきているのです。
業務プロセスを可視化することでの変化
どうやって業務プロセスを可視化するか
第一のステップは精密な業務マニュアルを作成することです。社内の煩雑な業務の一つ一つの作業についてのマニュアルを作成することにより、可視化が可能となり業務の負荷を把握し適正化していきます。
また同時に業務を効率的に進めることができる運用ツールの導入も検討すべきでしょう。
可視化をするメリット
一番のメリットはコスト削減が可能になることです。現状で無駄にかけてしまっているコストを大幅に削減し、本来、本当にコストを必要としている業務、部署に投下することで、生産性の大幅な向上が見込めます。
また業務をスムーズに行うことができるようになると、働く社員のストレスを減らすことができ、無駄な残業時間を削減することもできます。
社員のワークライフバランスの実現を可能にし、社員の満足度も高まり、就職してからすぐ退職をしてしまう社員も減少に向かうことができるようになります。
可視化をするデメリット
業務プロセスを可視化することで、今まで見えてこなかった無駄に気付ける事は重要です。
しかし、今まで一人分の労働力を必要としていた業務が実は4分の１の労働力で賄える業務だった場合、本当に必要な４分の１分の労働力だけを自社で確保するのは容易なこととは言えません。
また、単に人件費削減のために不要な人件費をカットすることは、企業のある地域の雇用安定性とは逆行し、地域への貢献度が低くなってしまいます。
また慣れない業務マニュアルの作成という新たな負担が企業内に発生することも事実です。
業務プロセスの可視化をBPOしてみよう
業務プロセスの可視化はプロに
業務プロセスの可視化を専門に行っているプロにまかせることが近道です。費用は掛かりますが、自社のこととなるとついつい先入観が入ってしまい、精度の高いマニュアルを作成するのは至難の業です。
また自社で行おうとすると慣れないマニュアルの作成に大量の時間をとってしまうことになりかねません。 BPO、すなわちビジネスアウトソーシングなら、マニュアル作成を専門におこなっている人材に先入観なく、かつ客観的な視点からマニュアルを作成してもらうことができます。
これまでの慣例や習慣、社内での風習にとらわれることなく、業務を可視化し、効率をあげ生産性を向上させることができるでしょう。
生産性を向上させるマニュアルの提案
Mamasan&Company株式会社の場合
担当のコンサルタントが業務のヒアリングを丹念に行うことから始まります。そこで業務の手順やツールを確認し、業務フローを明確にしていきます。仕事の手順を俯瞰し、フローチャートを作成を行います。
このことで誰が何をすべきか、業務における責任範囲の共有が可能となります。そして標準化していきたい業務ごとにマニュアルの作成を行っていくのです。同時に運用ツールも作成し効率的に業務を遂行していきます。
ビジネスチャットツールを使ってセキュリティに守られた密度の高いコミュニケーションが取れ、業務を共有していきます。フローチャート、マニュアル、さらに自社開発ソフト等を使用することで、誰でも標準化した作業が可能となります。フローチャートやマニュアルが完成した後はお客様とファイルを共有し、常に最新の状態にあるようファイルの管理を行います。
ママサンアンドカンパニーのリモートワーカーが、作業手順の整ったフォーマットでマニュアル化していくことで精度の高いマニュアルを作成し、企業の業務をバックアップしていきます。
SCSKサービスウェア株式会社の場合
SCSKサービスウェア株式会社は、企業の業務プロセスの可視化・最適化を目指していきます。業務の進捗を管理する独自のツールを導入して、運用することにより、企業の業務の効率的な運用を実現を可能とします。
業務を構築した後の運用面でもサポートしていきます。そして、問題点があれば常に改善を行うサイクルを構築し、迅速に対応します。また長年の実績にもとづく高度で専門的なノウハウで高い生産性と品質を実現します。
株式会社カレンコンサルティングの場合
株式会社カレンコンサルティングは、「見えないものを見えるようにすること(可視化）」は企業財産づくりとスローガンに掲げており、企業の日々の活動である業務プロセスの設計と改善を行います。企業の現状業務の棚卸をまず行い、問題点の顕在化を実施する。
それぞれの業務ごとに細かくプロセスを分解して、インプットやアウトプット、いつ・どんなタイミングで何を処理し、どのような情報がやり取りされるかを明確にし、業務プロセスの最適化を行います。効率と効果の両方を高めることを追求、業務プロセスの視点により組織や企業の変革を支援しています。
まとめ
働き方改革、業務効率化、生産性の向上といったフレーズを聞かない日はありません。
書店でも個人の働き方を追求しようという趣旨の本や、効率よく仕事を進めるハウツー本、労働生産性の向上の為のヒントとなるような本があふれています。
そして就職した新卒者の約3割が3年以内に離職するほど、長く同じ会社で働こうという日本独特の終身雇用制や年功序列制度をもはや若い世代が求めていないということが言えます。
大企業においては、時短勤務や出勤せずに働くテレワークなど、多様な形の働き方が認知されつつあります。その意識の変化や若年層の労働力人口の減少に伴い、まさに今、経営者側の発想の方向転換が求められているのです。
業務プロセスの可視化をBPO、ビジネスのプロセスをアウトソーシングすることにより、大幅なコスト削減し業務を効率化し向上する時代がすでに到来しています。社内の風習や慣習にとらわれることなく、業務プロセスを可視化できるのはBPOならではです。
上手く使って、企業の業務を効率化し、生産性を向上させようではありませんか。そして見た目だけの働き方改革ではなく、本当の働き方改革を実現できる企業へと改革していこうではありませんか。
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