経費精算は申請者だけでなく、承認者も手間や時間を割く必要のある、双方にとって面倒な作業です。しかし、経費精算は会社にとっても重要な業務であり、毎月発生する作業でもあります。
そこで、効率よく経費精算を行うためにスマートフォンにアプリをインストールして作業を簡易化する方法と、経費精算システム「楽楽精算」を使用した外注サービスへの依頼という2つの選択肢について紹介します。
これから経費精算システムを導入する、または経費精算フローを一から見直したい、という場合はアプリ使用または外注化のどちらが自社にとってプラスになる方法か、業務の洗い出しをしながら検討していきましょう。
面倒な経費精算をアプリで手軽に
毎月発生する経費精算業務は、申請側も承認側も手間や時間がかかりとても面倒な作業のひとつです。
株式会社マネーフォワードが行った「経費精算に関するアンケート調査」では、4人に3人が経費精算を「わずらわしい」と回答しています。
その主な理由は「レシートや領収書の手入力」が挙げられます。
わずらわしい経費精算を簡素化するのにおすすめなのが、アプリで経費精算をする方法です。
最近の経費精算システムは専用のアプリを用意していることが多く、これを従業員側がスマートフォンにインストールすれば、移動中や少し手が空いた時間で手軽に申請を行うことができるようになります。
経費精算アプリを使用するメリット
経費精算にアプリを使用することによるメリットは想像以上に大きいものです。ここでは主なメリットをご紹介します。
申請側、承認側の両者がアプリでの処理に切り替えることで、作業時間を大幅にカットすることができ、業務の効率化を図ることも可能です。
入力を効率化できる
経費精算をする際は、毎回領収書などを確認しながら1件ずつ手入力をする必要がありました。
それがアプリを使うと、スマートフォンのカメラで領収書やレシートを撮影すれば自動読み込みしてくれるため、入力工程がなくなり今までよりも格段に楽になります。
カメラで撮影をするだけですので、都度処理ができるようになり作業に対するハードルも下がるでしょう。
いつでもどこでも作業ができる
会社のパソコンで経費精算をする場合は、会社にいるときに行わなければなりません。休みの日や帰宅後に処理を忘れていたことに気が付いても、精算をすることができないのです。
しかし、アプリを使えばどこにいても気付いたときに、いつでも経費精算業務をすることができるようになります。出張中にかかった経費精算はその日のうちに済ませておけば、忘れることなく月末に経費精算に追われる必要もありません。
アプリならではの便利な機能
スマートフォンでも、ブラウザ版を使用して経費精算を行うことができます。
しかし、アプリ版ならではの便利な機能があることも押さえておきましょう。そのうちのひとつとして、アプリ版では「通知機能」を使うことができます。
プッシュ通知をオンにしておけば、承認側は申請されたときに、申請側は承認されたときにタイムリーに申請状況を確認することができます。
経費精算アプリおすすめ3選
さまざまな経費精算アプリがリリースされています。まず現在経費精算システムを使用している場合は、そのシステムからアプリがリリースされているかどうかチェックをしてみましょう。
システム移行にも時間や労力などが必要になりますので、使い慣れたシステムがいいという方や、アプリ導入を簡単に行いたいという場合におすすめです。
今回初めて経費精算システムを導入する場合や、アプリ対応していないシステムをお使いの際は、いろいろなアプリの機能やサービスを比較し検討しましょう。
楽楽精算
https://www.rakurakuseisan.jp/
ユーザー数が100万人を突破し、5,000社が導入しているという経費精算システムです。経費以外にも交通費や出張費などの経理にかかわる全ての処理をクラウドで一元管理することができます。
最新のAI機能を用いた読み取り機能により、領収書をスマートフォンのカメラで撮影するだけで経費精算が完了します。
また、交通費の精算では交通系ICカードをリーダーにかざすだけで履歴を瞬時に読み込み、申請データの作成ができます。
交通費の精算では、規定違反チェック機能というものがあり、規定にそぐわないものは自動でエラーを表示してくれるので承認側は細かいチェック作業から解放されます。
また、楽楽精算はほとんどの会計ソフトとも連携が可能です。集計や仕訳など会計ソフトへの入力を自動で仕訳されるように設定することができるので、経理担当者の業務を大幅に効率化することもできます。
MFクラウド経費
https://biz.moneyforward.com/expense
マネーフォワードクラウド経費は、使いやすさに徹底的にこだわったシステムです。
経費の申請はもちろん、承認もアプリだけで完結できるように作られているため、承認者が出張で会社にいないときでも移動中などのすきま時間に承認作業を行うことができます。
さらに、金融機関やクレジットカードとの連携をすることで、入出金情報が自動で取得でき手入力の作業を行う必要がありません。
領収書は自動読み取り機能があるので、スマートフォンのカメラで撮影をするだけで読み込みができます。そのほか、オペレーター入力代行もあり、より精度の高いデータ入力が希望の場合はこちらもおすすめです。
kincone
kincone（キンコン）は、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードをリーダーにかざすだけで勤怠管理と交通費精算を同時に行ってくれるシステムです。
kincone専用アプリをスマートフォンにインストールすれば、タイムレコーダーとして利用することができます。
kinconeは、サイボウズ社の業務プロセス管理サービス「kintone」とも連携が可能です。連携プランを選択すれば、社内申請管理やシフト管理などを一元化することもでき、さまざまなシステムを切り替えて使用する必要がなくなります。
もっと効率化したいなら楽楽精算を使用した外注がおすすめ
経費精算は、アプリで手軽に行うことができることを紹介してきました。ですが、もっと作業を効率化したい場合は、経費精算自体を外注するというのもおすすめの選択肢です。
導入企業の多い「楽楽精算」のシステムを使用したアウトソーシング企業なら、使い方に迷うことなく経費精算処理業務の簡素化を図りやすくすることが可能となります。
経費精算を外注するメリットを3つご紹介しますので、自社の現状と照らし合わせてみるとよいでしょう。
人件費のコストダウンができる
自社で経理担当者を雇用する場合、求人採用にかかる費用から給与、福利厚生などさまざまな人件費が必要となります。
しかし、経費精算を外注化することで、これら人件費のコストダウンにつながります。
ただし、外注をする場合はどこまでの作業を外注するのか、しっかりと業務の洗い出しをする必要があります。
経理業務すべてを外注化するのか、または業務の一部分を外注化するのかで外注費用も変わるため、コストダウンするはずが逆に高くついてしまった、ということにならにように注意が必要です。
経理知識のある人を確保できる
経理業務を行う場合は、専門スキルを持った人材を確保する必要があります。しかし、外注をすればこの確保を自社で行わなくても、経理業務を進めることができます。
外注の場合は、きちんと経理スキルのあるプロが作業を行うため、精度も高く納期もしっかりと守ってくれるので、安心して業務を依頼できるところもポイントです。
別の業務に集中できる
経理担当者といっても別の業務を担っていることも多いでしょう。特に従業員数が少ない中小企業では人材が非常に重要になってきます。
経費精算を外注すると、今まで入力業務やチェックなど細かい作業に割いていた時間を、そのまま別の業務に充てられるため、経理担当者が別の業務に従事することができるようになるでしょう。
経理業務は外注化して、別の業務に集中すれば時間に追われることもなく従業員のパフォーマンス向上も期待できます。
まとめ
経費精算はどの企業でも発生するマスト業務です。しかし、この業務は申請者も承認者も時間や労力をかけなければならず、敬遠されがちな作業でもあります。後回しにして月末に追われるという光景も珍しくありません。
このような業務は、アプリを導入したり経費精算自体を外注することで大幅な効率化を図ることができ、最小限の経費精算作業だけで良いので、時間的余裕が生まれるでしょう。
経費精算を外注する場合は、担当者の業務時間をそのまま別の業務に充てることができるため、今までとは違う人材配置も可能になります。プロのスタッフが作業を行うため、安心して任せられるというメリットも見逃せません。
どちらの方法も、自社にとって一番良い方法かどうかしっかり検討してから導入すると、経費精算業務の効率化につながるでしょう。
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