新型コロナウイルスの感染拡大により、国が「緊急事態」を宣言し、学校の休校要請にイベント等の制限など、国内だけでなく海外でも大きな問題となっています。
感染拡大を防ぐため、テレワークの導入要請が発表され、大手企業などが次々とテレワークへの切り替えや導入を進めている現在、導入に今一歩踏み出せずにいる企業も多いのではないでしょうか？
テレワークは、離職防止や生産性の向上など多くのメリットを持っています。しかし、ただやみくもに社外で仕事をすることが、テレワークの導入とは言い切れません。
今回は、テレワークの導入についてそのメリットと、導入する際に活用すべき仕事の方法、確認すべき3つの要素をご紹介します。
感染防止の対策でテレワーク導入を要請
新型コロナウイルスの感染者が増え続けるなか、厚生労働省は2020年2月に経済団体へ向け、職場における感染拡大防止に関する要請を発表しました。
休みやすい環境
年齢や性別、運動レベルなどにより、感染時の諸症状はそれぞれと言われています。そのため、重篤な症状、微熱程度の発熱などさまざまです。
厚生労働省は、職場において労働者が発熱、咳など風邪症状が見られる場合、休みやすい環境を整備するよう要請しています。
テレワークや時差出勤
新型コロナウイルスは、感染から発症まで2週間程度のタイムラグがあります。
また、症状は人によりさまざまなため、無症状、無自覚のまま多くの人へ感染させてしまうケースも少なくありません。
そのため、集団での行動をできるだけ避けるためにも、テレワークの導入や、公共機関の混雑緩和などによる時差出勤の要請をおこなっています。
【参考】「厚労省_職場における新型コロナウイルス感染症の拡大防止に関する経済団体への要請について」
テレワークを導入するメリットは？
テレワークとは、情報通信技術を活用し場所に捉われず、自由に仕事をする働き方です。
「tele 」は 離れたところと「work」の働くをあわせた造語で、柔軟な働き方によって多くの企業が導入を進めています。
離職率を下げる
出産や介護など男女を問わず、ライフイベントによって離職や転職をせざるを得ない場合、テレワークを導入することで離職を避けることができます。
テレワーカーとして働く社員も、人材を雇い入れる経営者も、お互いにメリットが多いと言えるでしょう。
生産性を向上させる
テレワークを導入することで、働く側は「働く時間」と「プライベート」を自身でコントロールしやすくなります。
ワーク・ライフ・バランスが最適化され、生産性の向上と効率化のアップが期待できるでしょう。それにより、業績アップが見込めるなど、企業側のメリットにもつながります。
災害時のリスクを分散させる
大きな台風や地震など、現在日本は自然災害が増加傾向にあります。テレワークは、場所を問わず業務を行うことができるため、災害時などでは自宅で家族とともに過ごしながら、仕事をすることが可能です。
また、職場に出社しなくても業務を遂行することができるため、交通まひが起こっても、問題なく仕事を行うことができるでしょう。
【関連記事】「テレワークとは何？導入メリットや注意点を解説！」
テレワークはどのように仕事を進めるのか？
実際にテレワークを導入するとなると、どのように仕事をするのか、基本となる部分を確認しておきましょう。
現在では、さまざまなツールやシステムを利用することで、不可能と思いこんでいたことも柔軟に対応できるようになってきています。
「チャット」の活用でリアルタイムに情報を共有
ビジネスメールが当たり前に利用されるようになった時代が過ぎ、現在のビジネスシーンでは「チャット」の活用が増加しています。
一方通行のメールとは違い、会話のようにやり取りを行うことができ、さらに複数人でのやり取りが可能なため、スムーズに情報共有ができるでしょう。
テレワークのようにそれぞれ別の場所にいても、チャットを活用することでリアルタイムなコミュニケーションを可能にしています。
「テレビ会議」で時間もコストもカット
インターネット回線を利用することで、場所を問わず顔を見て会議を行うことが可能です。
現在では、Web会議、テレビ会議などさまざまなツールやサービスが展開され、会議中にチャットでの会話やデータの共有、パソコン画面の共有など便利な機能が利用できます。
テレワークでの活用だけでなく、離れた場所にいてもすぐに会議の開催ができるため、移動時間や交通費、旅費といったコストをカットすることもできるでしょう。
便利な「オンラインシステム」の活用で全てをシェアする
チャットやオンライン通話サービスのほか、現在さまざまなツールが生産性の向上に活用されています。
データをリアルタイムで共有することができるクラウドサービスでは、保存した瞬間からタイムラグを感じずにデータをシェアすることが可能です。
また、タスクやスケジュールを管理することで、業務の効率化を実現しています。
さらに、勤怠管理が可能なツールなども活用し、働く側も企業側も、ストレス無くテレワークを活用することができるでしょう。
テレワーク導入前にチェックすべき3つの要素
実際にテレワークの導入をする場合、何から始めるべきか悩むところです。
導入する場合に、事前に確認すべきことを3つご紹介しましょう。
1、テレワークに移行できる業務は何か？
自社の業務で、どの部門がテレワークへの移行が可能かを確認しましょう。パソコンを活用することで完遂できる業務は、積極的に導入していきましょう。
また、業務を可視化し細分化させることで、部分的にテレワークの導入が可能な場合もあります。
2、導入すべき業務環境は？
テレワークの導入には、業務を行う環境の構築、整備が重要です。
インターネットを利用し、会社のパソコンへ繋ぐ「リモートデスクトップ方式」や、サーバーの中に仮想的に構築したテスクトップを用いて作業を行う「シンクライアント方式」があります。
どちらも、テレワーカーのパソコン端末にデータが残らないため、セキュリティ面で安心です。
その他、会社のノートパソコンやタブレット端末を持ち帰り、業務にあたる方法もあります。
しかし、この方法は機密情報を社外へ持ち出すことになるため、管理やセキュリティ対策が重要になるでしょう。
3、安心して働くための勤怠管理は？
テレワークで注意すべき点は、勤怠の管理です。テレワーカーが働く時間を自由に調整できる反面、業務が非効率になる場合は注意が必要です。
また、仕事とプライベートの切り分けが曖昧になることで、働き過ぎてしまうこともあります。
勤怠管理においても、通常の勤務と同様に勤務時間を定めるのか、もしくは業務の遂行によって働く範囲を定めるのか、テレワークを開始する前にしっかりと精査することが重要です。
【関連記事】「働き方改革に注目のテレワーク！導入支援の活用」
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まとめ
新型コロナウイルスの感染拡大防止として、国はテレワークへの切り替え、または導入を要請しています。
働き方改革によって導入する企業が増加してはいるものの、まだ一歩踏み出せず検討を続ける企業も少なくありません。
テレワークは、離職率の低下や生産性の向上など働く側にも、企業側にも多くのメリットがあります。
新型ウイルスによる影響や自然災害など、環境に左右されず業務を遂行することが求められる時代です。
この機会に、テレワークを検討している企業から、導入する企業へ踏み出してみてはいかがでしょう。
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