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テレワーク導入の課題は自社で解消?今増加する外注のすすめ

2020年3月4日 23:18 カテゴリー : BPO Times

感染症などの流行により、テレワークの導入を始めた企業が多くなりました。

テレワークという形態が注目されるようになったのは数年前ですが、テレワーク導入に二の足を踏んでいる企業も多いのではないでしょうか。

自社でテレワーク導入を検討している場合、どのような課題や問題点があるのかわからず、導入に対し不安になることも少なくありません。

テレワークとは、時間や場所を制限されず、柔軟に働くことができる形態である反面、導入するにあたって、課題も山積みです。

テレワーク導入に際しての課題やその解決方法の糸口をつかむことができれば、テレワーク導入への大きな一歩になります。

ここではテレワークを導入する際の課題や対策、おすすめの外注企業についてご紹介します。

テレワーク4つの課題とは

今や働き方の1つとなっているテレワークは、自宅やインターネットが使える場所、移動中などでも仕事ができます。

そのため、多様化する働き方を実現することが可能で、メリットも多い半面、デメリットや課題も少なくありません。

ここでは、テレワークを導入する上で発生する4つの課題についてご紹介します。

コミュニケーション不足の心配

テレワークは、インターネットがつながる場所であればどこでも仕事をすることができます。つまり、時間や場所を問わず自由に仕事を進めることが可能です。

もくもくと集中して一人で仕事に打ち込むことができる反面、仕事をするうえでの疑問やわからない点について、質問することができないというデメリットがあり、時には仕事の効率が落ちてしまうということが起こる場合もあります。

そのため、コミュニケーションが必要となる場面や仕事の進み具合など、コミュニケーションをとることでスムーズな事柄も把握することが難しくなる場合があるでしょう。

また、コミュニケーションをしっかりとれていれば起こりえないミスや誤解なども発生しやすく、デメリットと言える部分です。

いかにコミュニケーションを密にとるかが、大きな課題の1つと言えるでしょう。

勤怠の把握が難しい

多くの企業ではタイムカードなどを使用することで、いつ出勤し退勤したのかを把握できますが、テレワークは時間が比較的自由になることから、多くの場合は自己申告になります。

そのため、テレワークの勤怠は会社に出退勤する働き方と比べ、把握しにくいといえます。

会社側で仕事の開始と終了の時刻や、何時間程度働いたのかといった細かな部分を把握することが困難になると、労働時間が曖昧になり、オーバーワークになるなど注意すべきデメリットと言えるでしょう。

仕事の指示と評価

管理する上司からすると、部下の顔が見える社内での仕事とテレワーカーとして働く部下を比べ、テレワーカーの部下の管理が難しいといえます。

テレワークはいつでもどこでも働くことができる自由度の高い働き方ですが、その反面、的確に指示を行えるよう、仕事のスケジュールや納期などをしっかり決めておくことが重要です。

重要な情報を社外に持ち出す際の問題

テレワークの場合、wi-fi環境が整っていれば仕事をすることができます。

しかし、社外で仕事をする際、特に無料wi-fiを使用する場合は不特定多数の接続が可能なため、いつどこで漏洩が起こるかどうかわからない状態と言えます。

また、社内の重要な情報を外に持ち出した際、どこまで安全に保持することができるのか、社内に比べると不安定と言えるでしょう。

課題への解決策

テレワークの課題について4つあげましたが、これらの問題をどのように解決すれば、快適に仕事をすることができるのでしょうか。

ここでは、テレワークの4つの課題の解決策についてご紹介します。

コミュニケーション不足を解消するには

コミュニケーション不足をクリアする方法として、文字でのチャットツールや顔が見れるテレビ会議を利用することがおすすめです。

テレビ会議やチャットなどは、遠方にいながらでもコミュニケーションをとることができます。また、信頼関係を築くためにも、顔を見ながら話ができるテレビ会議は役立つツールといえるでしょう。

仕事の時間を決める

テレワークは場所や時間に関係なく、自由に仕事をすることができます。

そのため、勤怠が把握しにくい環境ではありますが、テレワーク導入の際に仕事を始める時間、終わる時間をしっかり決めることができるタイムカードなどを利用するのも勤怠管理のデメリットを解消する方法の1つです。

また、仕事を始める・終えるという連絡をメールなどで会社に送る、インターネット上で出退勤の管理ができるツールを利用するのもおすすめです。

業務がどれくらいで終えることができるかを把握する

テレワーカーの心配の1つである業務の指示や評価の課題は、業務の難易度や作業の工数を上司や会社側がしっかり把握し、業務の依頼や指示を行う必要があります。

難易度はどれくらいで、その業務を完了するためにはどれくらい時間がかかるのかを、ある程度把握できていれば正当な評価を行うことができます。

使用する端末の管理を行う

インターネットの環境があれば、いつでもどこでも仕事ができることがテレワークのメリットですが、そこで使用するwi-fiを選ぶことはとても重要です。

使用するwi-fiのIDやパスワードはしっかり管理されているものを利用し、無料で使用できるwi-fiについてはセキュリティ上、業務での使用はあまりおすすめできないでしょう。

無料で利用できるwi-fiスポットでの作業は避け、セキュリティソフトを使用するなど、安全な環境で仕事ができるように整えることが大切です。

導入支援するおすすめの企業

現在、様々な企業がテレワークのノウハウを活かし、導入支援サービスを提供しています。
ここではテレワーク導入を支援する、おすすめの企業についてご紹介します。

Mamasan&Company株式会社

https://mama-sun.com/jp/telework/

テレワークに対する実績を全く持っていない場合、いきなりテレワークを導入してもうまく稼働できるかという不安があります。

それらをすべて解消し、テレワーク導入の心強い企業としておすすめなのがMamasan&Companyです。

テレワーク導入には様々な仕組みを組み立てる必要があります。

テレワーク導入にしっかりとしたノウハウがあり、テレワーク導入後に発生することが多い問題の対応策も充実しています。

Mamasan&Companyは、テレワーク導入歴は10年以上の実績のある企業のため、コンサルティングやサポートも充実しています。

また、テレワーカーの募集、採用、育成なども行っていますので、戦力を求めている企業にもおすすめです。

株式会社テレワーク

https://www.telework.co.jp/

多くの実績をもつのが、株式会社テレワークです。

お客様相談室の業務代行や24時間365日のコールセンター業務、メーカーのサポート業務やアフターフォロー業務など、様々な実績があります。

テレワーカーとしての心構えやテレワークを導入するにあたって、テレワークに関する課題解消のノウハウを豊富に持っている企業です。

また、企業がテレワーク導入にあたって解消したい課題に対しても事例を数多く経験していますので、安心して依頼することができるでしょう。

株式会社ライフネス

http://www.lifeness.co.jp/

企業が求めているテレワーカを斡旋する企業としておすすめなのは、株式会社ライフネスです。

企業によって求める人材は異なりますが、求めているテレワーカーを提携マッチングサイトで斡旋してくれるため、ぴったりのテレワーカを見つけることができます。

簡単な仕事に対応できるクラウドサービスを行っている企業をはじめ、専門的な仕事に対応できるテレワーカーを取り扱っているクラウドサービスもあります。

幅広く多くの企業と提携していますので、テレワーク初心者の企業でも安心して利用できます。

まとめ

働き方改革関連法案が可決され、働き方の見直しがされている現在、働く人にとって働きやすい環境づくりが進められています。

自宅やオフィス以外で仕事ができる、労働時間の短縮や勤務時間を自分で決めることができるなど、働き方の自由度が高いテレワークを選ぶ人も多くなってきました。

テレワーク導入に抱える数多くの課題を解消するためには、すでにテレワークを導入し、テレワーク導入をサポートしている企業へ依頼し、スムーズなテレワーク導入の実現へ進めるのがおすすめです。

後押ししている企業やテレワークの実績がある企業への外注を活用して、テレワーク導入を検討してみてはいかがでしょうか。