テレワーク導入の課題は丸ごと外注化で効率的に解決！

2020年7月31日 15:00 カテゴリー : BPO Times

働く時間や場所に制約のないテレワークは、生産性の向上や災害時のリスク分散など、さまざまなメリットがあります。育児や介護など、通勤が難しい状況の社員に自宅で仕事をしてもらえるため、離職率の低下につながるのも見逃せません。

一方で、テレワークの導入にあたっていくつかの課題があることも確かです。しかし、テレワーク導入に伴う業務を外注することで、懸念点を解消することも可能です。テレワーク導入の具体的な課題やその解決方法を、外注という手段にフォーカスを当てながら見ていきましょう。

今や急務？テレワークを導入しよう！

現在、世界的な新型コロナウイルスの感染拡大防止や災害時の危機管理体制構築に伴い、多くの企業がテレワーク導入を進めています。

テレワークとは、ICT（情報通信技術）を活用し場所や時間にとらわれずに仕事ができる働き方です。テレワーカーとして働く側は、仕事とプライベートをコントロールしやすくなり、企業にとってはワーク・ライフ・バランスの最適化によって離職率低下、生産性の向上など互いにさまざまなメリットがあると言えます。

働き方改革の煽りを受け、日本でもテレワークを導入する企業が増加傾向ですが、現在では否が応でもテレワークへの移行を余儀なくされているのが現実です。

世相を踏まえてテレワークの導入を進める企業が増加する一方で、導入に関してさまざまな課題が浮き彫りになってきています。

セキュリティ対策や勤怠管理など、企業が直面する可能性がある課題や問題点を確認し、失敗の無いテレワーク導入、管理を行いましょう。

テレワーク導入の課題①環境面

テレワークを実施するためには、仕事を行う環境作りと、テレワークという制度のための社内環境作りが必要です。

テレワーク導入にあたっての環境面における課題を見てみましょう。

セキュリティ対策が重要！ネット環境の構築

テレワーク導入に関して重要になるのがセキュリティ対策です。

オフィス以外の場所で業務を行う以上、オフィス勤務と比べて情報漏えいのリスクはどうしても高くなってしまいます。ネットワークのセキュリティ対策はもちろん、パソコンやスマートフォンといった使用デバイスの紛失、ウィルス感染といったリスクにも備えなければなりません。

テレワークのセキュリティ面を考慮してパッケージ化されたクラウドサービスを使用するケースも多く見られますが、導入を検討する企業にとって、システム構築の負担は課題の一つであると言えます。

労務管理を確立！社内環境の整備

テレワークという新しい働き方を導入する際には、社内環境を整えることも大切です。

例えば、出社しなくても業務が行えるよう、ペーパーレス化を進める、データベースを構築するなども必要でしょう。

労務管理の方法を確立することも課題です。テレワーカーの勤怠をどのように管理し、どのように評価するのか、テレワーク導入の際には社内のルールを明確にすることも重要です。

テレワーク運営上の社内ルールや評価基準が定まっていないと、オフィス勤務者とテレワーカーの待遇に差がついてしまう可能性もあります。そういった不公平感は従業員のモチベーションや生産性に関わるため、導入前にきちんと解決しておきたい課題です。

テレワーク導入の課題②人材面

テレワークの導入は、育児や介護などで通勤が難しい社員に、在宅で仕事をしてもらえるというメリットがあります。一方でメリットだけでなく、課題が浮き彫りとなってくることも考えられます。テレワーク導入前段階と運用開始以降、それぞれの課題を確認していきましょう。

導入までにクリアしたい課題：テレワークに対する理解

テレワーク導入にあたっての大きな課題は、管理職や経営陣の理解を得ることです。従業員の評価を担当する立場の管理職や経営陣が、テレワークの重要性や必要性を正しく理解していない段階でのテレワーク導入は難しいと言えます。

また、テレワーク制度を利用できるのが育児や介護のある社員など一部だけに限定する場合、利用できない従業員が不公平に感じることのないよう、社内全体に対して理解を求める必要もあります。

導入前にテレワークに対し理解を得て、不公平感の無い運用を行うために、課題に対する解決法を検討しクリアにしておくことが重要です。

運用にあたっての課題：勤怠管理やコミュニケーション

テレワーカーの勤務状況が目に見えない分、休憩時間が長すぎたり著しく生産性が低かったりすると、企業としての生産性の向上に繋がらないケースも生まれます。そのような事態を防ぐためには、テレワーカーの勤怠管理や評価の方法、報酬制度について事前に取り決めておく必要があるでしょう。テレワーカーがいつ仕事をしているのか、管理者だけでなくすべての従業員が簡単に把握できる仕組みを作ることで、勤怠管理やそれに伴う評価基準が明確になります。

また、テレワーカーとオフィス勤務者とのコミュニケーション不足による業務の滞りをなくすため、連絡方法や業務フローについての共有もしっかりと行いましょう。チャットツールの導入など、テレワーカーとオフィス勤務者がコミュニケーションを取れる環境を整えていくことも重要です。

テレワーク導入の課題③コスト面

テレワークの導入は、従業員の通勤費用の削減やペーパーレス化を進めることによって、省スペース化や印刷費用の削減が進み、コストカットにつながるというメリットがあります。

対して、テレワーク導入に対するコスト面の課題もあります。コストダウンできる部分とコストアップになる部分のバランスを考えることも必要です。

最初にかかる導入コスト

環境面の課題でもあるセキュリティ対策の一環として、従業員がテレワークで使用するパソコンなどを企業側が貸与を要する場合があります。ウィルス対策ソフトなどセキュリティ対策を一貫して行う方が効率的と言えるからです。

その場合、テレワーク導入の時点において、必要なデバイスやウイルス対策ソフトなど、それなりの額の先行投資が必要になります。

また、システム構築など環境整備においても先行投資は必要です。テレワークを導入することでどの程度のコストアップになるのか、現実的にどれくらいの予算を計上できるのかなど試算しておく必要があるでしょう。

ただ、先行投資はその後の生産性向上で回収ができることを前提として、導入コストを考えることをおすすめします。

運用していくなかでかかるコスト

テレワーク導入時だけでなく、運用コストの存在も度外視できません。

貸与デバイスがあれば、状況に応じてメンテナンス費用が必要となります。そのほかにも、テレワーク時の通信費用や水道光熱費について、企業側負担か個人負担なのかといったルールを可視化し、就業規則に載せるなどの方法で明確化しておく必要があるでしょう。

また、働き方によっては、テレワーク導入に伴い取り入れたツールやサーバーの運用と保守の費用などもかかります。

テレワークのための環境面などを構築する際には、どの段階においてどの程度コストがかかるのかをしっかり確認し、運用コストと導入コストのバランスを見て、コスト面の課題を解決していきましょう。

テレワーク導入の課題解決策とは？

テレワーク導入には、さまざまな課題があります。しかし、導入段階でしっかりとした基盤を構築することで、課題となる不安点や問題点はほぼ解決できると言えるでしょう。

現在では、テレワーク導入を後押しする便利なルールなども展開され、さらなるテレワーク導入へ拍車をかけている一方、テレワーク導入を丸ごと外注することで、その課題を解決している企業も増えています。

テレワーク導入の課題解決のための環境作り

環境面と人材面の課題は、表面化する部分は違えど同じ方法で解決することができます。

課題解決に向けて取り組むのは、環境作りと仕組み化の2点に集約されます。セキュリティ対策を行ったネットワーク環境を整えることで情報漏えいのリスクに備え、勤怠管理や評価制度を明文化し仕組みを作ることで、従業員全体に対する理解を得ましょう。

特に、社内ルールを明確にすることは、従業員のモチベーションに関わる部分なのでしっかり対策しておきたいところです。

コストを削減するテレワーク導入の外注化

テレワーク導入のための環境作りも仕組み化も、何も知識のない状況からだと簡単にできることではありません。導入コストの増加を抑えるためには、テレワーク導入を専門企業にアウトソーシングする方法もあります。

専門企業へ外注する場合、環境構築だけでなく、テレワークの運用方法やテレワーカーの採用、教育といった仕組み化の部分までを一貫して任せることができます。自社で少しずつ進めるよりも、テレワーク導入に関わる業務を丸ごと外注することで、費用や手間といった導入コストを大幅に削減しスピーディーで確実にテレワークを導入することが可能になるでしょう。

テレワーク導入課題をすべて解決するMamasan&Company

Mamasan&Companyのテレワーク導入サポートは、クラウド型の業務環境の構築だけでなく、労働環境の整備やスタッフのコーチングも請け負っています。

テレワークについての導入実績や知識がない状態だと、勤怠管理や社内ルールなど、スムーズに運用するための仕組み作りに対するハードルが高くなります。ノウハウがない場合、先読みすることができないため、運用後に課題や問題が湧き上がることも少なくありません。しかし、Mamasan&Companyは10年以上の実績に裏付けされた的確なアドバイスとサポートで、スムーズにテレワークを導入することができます。

また、新たにテレワーカーを雇用する場合も、Mamasan&Companyが募集から採用、育成まで、すぐに戦力として期待できる組織作りを代行することでスタートダッシュが可能となるでしょう。

「テレワークの導入」は Mamasan&Companyにお任せください！

まとめ

テレワーク導入にあたっては、情報漏えいのリスク、勤怠や評価を含む労務管理、コミュニケーション不足といった大きな課題があります。それらは、テレワーク導入時にしっかりとした環境作りと仕組み化を行うことが求められます。しかし、自社で課題と向き合い、導入を進める場合、導入コストがかさんでしまう、また時間を要するといった懸念があると言えます。

導入コストや運用コストを抑えるためには、テレワーク導入から運用までを外部の専門企業に外注するのがおすすめです。

いち早くテレワークの導入が求められる現在、課題解決は外注を上手に活用しスピーディーな導入をめざしましょう。