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プロジェクトマネージャーの5つスキルと役割【前編】

2021年7月20日 10:00 カテゴリー : BPO Times

今日も仕事が進まない、気が付くとスケジュールが遅れ、やるべきタスクが溢れているのに何故か手が空いているチーム員がいる、という状況を抱えていませんか。

これらの課題を解決し、プロジェクトを円滑に進むようになるポイントはプロジェクトマネージャーのスキルにあります。プロジェクトマネージャーの役割は、ゴールを目指して計画・予算を立て、チーム員を構成し業務を細かくタスク化することで、誰もが進捗を管理できる体制を作ります。リスクをあらかじめ回避し、問題の発生時にも機転を利かせてマネジメントをしていくという大切な役割です。最終的に納期を守ってプロジェクトを成功させることで、チームはより良い生産性を導き出すことができるでしょう。

プロジェクトの成功を握るプロジェクトマネージャーの役割と、必要なスキルとは何かを解説していきます。

プロジェクトの流れ

プロジェクトを立ち上げたら、まず何から始めどのように進行していくのか、全体フローを見ていきましょう。

①企画と計画立案

プロジェクトとは、明確なゴールがあり、期限が定められている仕事のことです。プロジェクトマネジメントでは、管理の要素はあるものの何よりも事前の準備や計画が最も大切です。そもそもプロジェクトで何を作り、何を達成するのかを定義しましょう。プロジェクトを運営していくうえで必要なリソース(Webサイト、システム、サービスなど)の定義も行い、それを実現させるための作業範囲を決めていきます。

②プロジェクト編成と進行管理

次に日程などの計画を立て、いつまでにどのような作業を行う必要があるのかタスクとスケジュールを定義しましょう。全ての準備が整ったうえで管理段階に入ります。ここまで立ててきた計画はきちんと進んでいるか、作業をしていくなかで課題やリスクがあるのかを管理し、計画をさらに練っていきます。

③テスト・課題解決

構築したプロジェクトが正常に起動するかテストを行います。このテスト段階で問題が発生した場合はその対処を行いますが、プロジェクトの成功はその問題をいかに解決するかにかかっているでしょう。問題が発生しやすい原因は、チーム内またはクライアントとのコミュニケーション不足による認識の誤差、またプロジェクト自体の定義が不明確な点にあります。その2つをふまえた、リスクマネジメントをあらかじめ行なっておきましょう。

④保守運用

実際に運用を開始します。その後は進捗表で管理を随時行い、誰もがわかる形でプロジェクトの進行を可視化していきましょう。最終的に、プロジェクトを通して見えてきた問題点の解決策をまとめた報告書を作成し、保守・運用チームへ共有します。報告書は次のプロジェクトに向けても役立たせることができるでしょう。

プロジェクトマネージャーの仕事

プロジェクトマネージャーの役割とは一体どのようなものなのか、段階に沿った仕事内容を解説していきます。

計画段階

プロジェクトが立ち上がる際、情報システムの目的や役割・制約条件などの概要がまとめられたプロジェクト憲章が作成され、プロジェクトマネージャーが任命されます。プロジェクトマネージャーは、それに基づきプロジェクトをどのようにマネジメントしていくか、どのようなスケジュールで運営し、誰にどのような作業を任せるか、調達するものはあるかなどの計画立てが必要です。

どのように進捗管理及び品質管理を行うか、マネジメントをしていくルールをプロジェクトマネジメント計画書として文書化します。問題を発見した場合は、その内容を分析し影響を及ぼす範囲を特定して、対処を行うようコントロールしていきます。作業工程の完了評価も行いましょう。

要件定義

クライアントと一緒に全体から細部までを見渡し、考えられるタスクの洗い出しを行ったうえで共有する文書を必ず残しましょう。文書を残しておけば、お互いの誤認識などのトラブルを防ぐことができ、やるべきこと・やらなくていいことの作業の線引きも明確にできます。文書によって可視化することで、タスクの抜け漏れを防ぐこともでき、結果的に予算やスケジュールの誤差なども発生しにくくなるでしょう。

その後は、クライアントの要件定義後に見積もりを作成し、それを基に話をすすめると作業予測がしやすくなります。最終的には、要件を待っているだけでなく、自らの提案を含めた文書を提示し、詳細な約束事項への意識を擦り合わせていき、双方の認識のズレをあらかじめ埋めておきましょう。

設計段階

プロジェクトを行うチームを構成し、それぞれの役割を決め、担当者の名前を明記しておきましょう。その体制図が出来上がった後、確認の流れとなるレビュープロセスは誰がどのように関わるのかも事前に決定しておきます。

例えば、各要件などの細かい対応は現場裁量で確認し、スケジュール変更などによる予算や人事的な変更を伴う場合は、権限をもった人物の確認が必要です。確認事項を事前に明確にしてルール化しておくと、クライアントにとってもレビューがしやすくなります。

運用段階

出来上がったすべての機能が要件定義で決めた内容を満たしているのかどうかを検証する、システムテストを行います。一つひとつの機能について単体のテストを行っていき、全てのテスト項目を基準に達することができてから、システムテストを開始することができます。

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの進捗や実績を定期的に測定し、プロジェクトマネジメント計画書とのずれがないかを確認していきます。変更点が見つかった場合はその変更部分をコントロールし、問題の予測による予防処置の提案をしていきましょう。引き続き計画書を基準としたプロジェクトの監視を続けます。プロジェクトの終結時にはレビューを行い、全ての経験や情報をまとめた報告書を作成して保管し、将来のプロジェクトに役立つ資産として残します。作業内容の評価・かかった時間の評価・進捗の評価・準備した物の評価・出来栄えの評価・関わったチームの評価を内容に入れると良いでしょう。

プロジェクトマネージャーとして大切な5つのスキル

プロジェクトを成功させるため、マネージャーが持つべきスキルは何でしょうか。

ポイントとなる大切なスキルを5つ紹介します。

コミュニケーション

チーム内やクライアントとのコミュニケーションは何よりも大切です。つまり、コミュニケーション不足はプロジェクトの失敗理由にもなりやすいといえます。

しかし、単にコミュニケーションの量を増加させることで作業の生産性は増すでしょうか。本質的に必要なのはコミュニケーションの量ではありません。プロジェクトマネージャーの伝えたいことがチームやクライアントへ適格に周知する伝える力、また問題が発生した場合などにメンバーが言葉を発しやすくなる、メンバーの言葉を聞き出す力が重要になります。

チーム内で作業進捗などを共有する場合は、ざっくりと何%完了とするのではなく、作業項目を一つひとつばらしてタスク化し、どの部分が滞っているのか、どこの部分まで完了しているのかを明確にし、チーム全員の共通認識を育てましょう。

クライアントとは定期的に打ち合わせを行い、現状の進捗状況を確認し、次回までの課題を見つけ認識を擦り合わせていきます。小さな誤認識が起きた場合も定期的な打ち合わせにより修正が可能となり、その毎回の積み重ねにより信頼度は増していきます。

メンバーの言葉を発しやすくする点においては、心理的安全性の高いチームワークを築くことが大切です。それには日頃から雑談などを交えることで、どんなアイデアや疑問を発しても自分が罰せられることはないだろうという信頼感を育てます。それは結果的にチームの生産性と創造性を向上させるでしょう。

管理

プロジェクトの成功は、スケジュール管理と予算管理が鍵となるでしょう。納期を守ること、また精度の高い見積もりを作成して、目標とする原価率や利益率を設定することが求められます。

しかし、プロジェクトの長い期間の中では、決定事項を変更していくこともあります。

その変更により予算や納期にどういった影響があり、どのようなリスクが発生するのかを見極め、様々な状況に合わせて調整していくこともプロジェクトマネージャーのスキルとして必要となっていくでしょう。

テクニカル

クライアントとの作業内容を理解するうえでも、ソフトウェア・情報システム・クラウドサービス・プログラミングなどのテクニカルな知識は必要不可欠です。人員配置計画や見積もりを作る際にも、作業内容や量、それにかかるコストなど、技術の面が分かっていないと作成ができません。

近年では、セキュリティ・クラウド・ECサイト・サーバに関するテクニカルスキルをもったプロジェクトマネージャーの需要が高まっています。

分析・課題解決

プロジェクトをマネジメントするうえで、ルールから外れないように作業をコントロールする遂行力が求められます。

しかし、そもそもルールから外れた物を元に戻すより、あらかじめ外れないように制御をしておいた方が労力も少なく済みます。こういった問題が発生するのではないかと事前に課題に気づける分析力と、やむをえず問題が発生してしまった後の対処能力が必要といえるでしょう。

教育

チーム員を自分が思うように動かすのではなく、自発的に動いてもらえるようにしましょう。そのためにはチーム員の能力や長所を生かした、適材適所な対応をとります。チーム員の長所を常に探し、それぞれの視点や意見にも理解を示さなければいけません。

スキルが不足しているチーム員でも意欲のある人材を積極的に活用して経験を積ませるなど、チーム員の意欲を生かしていきます。

個人やチームへ目標設定を行うこと、相互理解を深めることで、積極的なプロジェクト参加を促すように働きかけましょう。

まとめ

プロジェクトマネージャーの役割は、プロジェクトの成功におけるとても重要な鍵となります。そのため技術職とは違い必須となる役割は、計画性・予算管理・リスク回避・問題対処能力・タスク化管理、そしてクライアントやチーム員とコミュニケーションをしっかりととっていくことです。幅広い分野の作業をマネジメントしていく必要があるプロジェクトマネージャーは、スキルを充分に発揮し品質・コスト・納期を守ることで、結果プロジェクトを理想通りに終結させることができます。

これからプロジェクトマネージャーへキャリアアップを目指す場合は、自分に必要なスキルは何かを考え準備を始めてみてはいかがでしょうか。