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テレワーク導入!さあ何から始める?ハードとソフトを徹底解説!

2021年4月20日 09:00 カテゴリー : BPO Times

昨今、新型コロナウィルス対策のひとつとして、多くの会社がテレワーク導入を進めました。

一方、テレワークを導入していなかったり、完全なオンライン化ができずに生産性が低下したため定着しなかった会社もあります。社会情勢を鑑みると、今後ますますテレワークの必要性が高まっていくことは予測できますが、導入が進まない、定着しない理由はなんでしょうか。総務省の「令和元年度通信利用動向調査報告書(企業編)」 によるとテレワークを導入しない理由は、「テレワークに適した仕事がないから」や「情報漏えいが心配だから」などの理由が挙げられています。

テレワークでは、ITシステムやネットワーク環境などのハードと、業務フローや就業規則といったソフトで押さえるべきポイントがあります。

そのポイントを理解し、テレワークのリスクを回避しつつ、導入を効率的・効果的に進める方法と、テレワーク導入サービスを展開するMamasan&Company株式会社を紹介します。

【出典】「令和元年通信利用動向調査報告書(企業編) _総務省」

テレワーク導入に必要な環境整備2つのポイント

テレワークとは、在宅勤務やモバイル機器を使用したモバイルワークなど、情報通信技術(ICT)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことを指します。
この、テレワークを導入するにあたって、最初に検討すべきポイント「環境」について説明します。

まず必要なのはIT環境

テレワーク導入でまず必要なのは、もちろんIT環境です。
オフィスのPCを持ち帰ったり、USBにデータを保存して自宅のPCで作業するなど、社内のIT環境を変えずにテレワークを行うこともできますが、情報漏えいや機器紛失のリスクが高まるため、あまりおすすめできません。
このようなリスクを低減しつつ、在宅でもオフィス環境に近い状態で仕事をするために、IT環境を整える必要があります。
オフィスに近い環境を実現する手段として、会社のPCにリモートで接続して作業を行うリモートデスクトップ方式や、オフィスに物理的なPCを置かずにサーバー内に作成した社員ごとの仮想環境で作業を行う仮想デスクトップ方式、インターネット上にあるアプリケーションを利用するクラウド方式など様々な方法があります。

IT環境と合わせて必要なのが社内システム

IT環境と合わせて必要不可欠なのが様々な社内システムです。
実際に顔を合わせて行なう仕事とは異なるため、テレワークでは日々の勤怠管理やコミュニケーション手段の検討が必要です。
また、現在行っている業務の中で紙ベースの作業があれば、電子化からワークフローの構築についての検討も発生します。
さらに、テレワークに合った、納得できる人事評価のルールを確立して、社員のモチベーションを維持することも大切です。
このように、テレワークに伴い発生する様々な課題を解決する、または補うための適切な社内システムの選択・導入が重要と言えます。

テレワーク導入4つのリスク

働き方改革のためのテレワークですが、テレワーク導入は良い面だけではありません。テレワークの導入に向けて、考慮しなければならない4つのリスクを見てみしましょう。

情報漏えい

テレワークで懸念されるもっとも大きなリスクの1つが情報漏えいです。
オフィス内では、インターネットを経由した攻撃を防御するためのファイヤウォールや、入退室管理、機密情報の閲覧者制限などで情報漏えいを防いでいます。

ですが、テレワークでは、開かれたインターネット環境に接続して作業を行う必要があったり、社員以外の第三者がいる環境で作業が行われる懸念もあるため、情報漏えいのリスクは一気に高くなるでしょう。
情報漏えいを防ぐために、VPNの導入や、テレワークに即したセキュリティルールの改定などが必要です。

機器の紛失や破損

テレワークのために、PC機器やUSBなどの記録媒体の持ち出しが発生すると、機器の紛失や破損のリスクが高くなります。
特に、紛失イコール情報漏えいのリスクとなり、場合によっては会社の存続自体を揺るがす恐れもあります。

紛失時の情報漏えいを防ぐためには、持ち出しデータの暗号化などの対策を講じることが必要ですが、そもそも記録媒体の持ち出し自体を禁止し、紛失や破損を防ぐほうが対策としてはより安全です。

コミュニケーション不足

テレワーク導入で挙げられるリスクとしてもっとも多いものの1つが、コミュニケーション不足です。
オフィス内で対面によって行っていた仕事は、「言語」だけでなく、表情や声のトーンなど「非言語」のコミュニケーションもありました。
ですが、テレワークでは、文字だけのチャットツールやメールに頼ることが多いため、受け手は「言語」だけの文字情報で判断するしかありません。非言語情報が少ないことで、対面で会話するよりも誤解や認識祖語が生じやすくなります。

また、雑談を通じて共有できていた情報がテレワークでは共有されなくなるなど、情報共有への課題も発生します。
テレワークだからこそ、テレワークに合ったコミュニケーションツールの導入や、情報共有をするための仕組みを提供し、コミュニケーション不足のリスクを低減することが必要です。

生産性やモチベーションの低下

テレワークでは、同僚や上司の目がないため緊張感に欠けてしまうことがあります。
特に在宅勤務だと、一日中自宅での作業となるため、オンとオフの切り替えが難しかったり、他のことに気を取られて作業に集中できず、モチベーションや生産性低下のリスクを招く可能性があります。

また、テレワークでは、どうしても評価が難しくなってしまうため、会社からの評価に対しての納得感が薄れ、モチベーション低下に繋がるでしょう。
ですが、出退勤や在席離席を見える化できる勤怠管理システムの導入や、テレワークでの実績評価方法を明確にした人事評価制度の整備などで、生産性やモチベーションの低下を防ぐことが可能です。

テレワークで必要なIT環境とは

情報漏えいや、コミュニケーション不足、生産性・モチベーション低下などのリスクを回避しながらテレワークを導入するために必要な準備の1つ、IT環境について見ていきましょう。

インターネット回線

IT環境でまず必要なのがインターネット環境です。オフィスはもちろん、テレワークを行う社員のインターネット環境についても整備が必要です。
最近は、スマートフォンだけで事足りるため、自宅にインターネット環境がない人も少なくありませんが、テレワークとなるとスマートフォンだけでの作業やデータ容量には限界があるでしょう。

例えば、ZoomなどWeb会議で使用するアプリケーションは、動画の送受信が発生するため、1時間で約0.6GBの通信容量が必要だと言われています。
1日1時間ミーティングするとして、1週間(5営業日)で3GB、1ヶ月(20営業日)で12GBを消費する計算になります。

また、ミーティングだけでなく、メールの送受信や、ファイルのやり取り、インターネットでのリサーチ作業なども発生するため、通信会社との契約やプランにもよっては1ヶ月に使用可能な通信容量を越えてしまうこともあるでしょう。そのため、社員一人ひとりの状況を考慮したインターネット環境の整備が必要です。

VPN環境

VPN(Virtual Private Network)とは、離れた場所同士を仮想の専用線でつなぐことで、安全なデータ通信を行う仕組みのことです。

カフェや空港などにある公衆Wi-Fiは、悪意のある第三者に情報を盗まれるリスクがありますが、VPNは、仮想の専用線となるため、安全なルートを使用して情報のやりとりが行えます。
VPNを導入することで、重要な情報のやりとりが盗み見されたり改ざんされるリスクを下げることができるでしょう。

パソコンやヘッドセットなどの機器

PC本体を持っていない社員や、PCは持っていてもスペックが低かったり、適切なセキュリティ対策が行われていなかったりする社員のため、PCの貸与を検討する必要があります。

場合によっては、Web会議などに使用するためのヘッドセットやWebカメラ、社用スマホの支給も考える必要があるでしょう。

テレワークで必要な社内システム

インターネット環境やVPN環境、機器といったハードの整備とともに必要なのが、コミュニケーションツールや社内システム、マニュアルやルールなどソフトの整備です。

コミュニケーションツール

コミュニケーション不足のリスクを下げるために、まずは適切なコミュニケーションツールを選択しましょう。コミュニケーションツールも、今は様々なものが提供されています。

普段の社員同士のコミュニケーションだけに使用するのか、会議などの議事録やファイルのやり取りもできたほうがよいのか、社員の在席状況を見える化したいのか、自社がコミュニケーションツールに求める役割を明確にした上で、価格と安全性を考慮し選択する必要があります。

業務システム

テレワークの導入には、業務システムやフローの可視化も必要です。
まず、現在どのような業務システムがあり、どのようなフローで行われているかを一つ一つ洗い出し、テレワーク化したときにうまくまわるのかを検討します。

情報共有の手段は適切か、無駄なやり取りはないか、仕事の量は適切か、アウトプットは明確かなど、オフィスで仕事をしているときは気がつかなかった、または見過ごされていたタスクについて、テレワークでも必要か、可能かという視点で見直すために、業務システムやフローの可視化を行います。

勤怠管理システム

勤怠管理システムの導入も、コミュニケーションツールと同様、使い勝手や、自社の就業規則への対応、勤務体系、各種申請の可否やカスタマイズ性などを確認し、検討する必要があります。

今は、有料・無料にかかわらず様々な勤怠管理システムがありますので、コスト面だけでなくサポートの有無なども考慮しながら、自社に適したシステムを選択・導入するのがおすすめです。

ルールやマニュアルの見直し

テレワーク導入に伴い、様々な社内ルールやマニュアルの見直しが必要です。
自宅やコアワーキングスペースといった作業場所に制限はあるのか、在宅勤務における水道光熱費の負担、OJTや研修の実施方法など、オフィスに出勤することが前提で行われていた様々なルールや作業において、テレワークの場合はどうするのかを検討する必要があります。

また、業務の様々なマニュアルについても、テレワーク時のパターンを決めておくことが必要でしょう。

Mamasan&Company株式会社のテレワーク導入サービス

「テレワークの導入」は Mamasan&Companyにお任せください!

「テレワーク導入」と一言で言っても、検討しなければならないことはたくさんあります。

さらに、検討が漏れていたり、誤った選択をした場合のリスクも大きいことから、慎重に進める必要があるため、テレワーク導入自体を専門の会社に依頼するという選択肢があります。

何から手を付けてよいのかわからない!

テレワークを導入するにあたって、様々な検討事項やリスクを説明しました。ですが、「何から手を付けてよいのかわからない!」「導入してみたがどうにもうまくいない!」など、悩む担当者も多いのではないでしょうか。

Mamasan&Company株式会社では、テレワーク導入を検討している、または導入したけど見直したい、という企業向けに、セキュアなテレワーク環境の提供や、勤怠管理のサポート、テレワークの管理方法や就業規則の見直しなど、テレワーク導入を効率的に、かつ確実に行うためのお手伝いをするテレワーク導入サービスを提供しています。

Mamasan&Company株式会社とは ?

Mamasan&Company株式会社は、国内・国外のリモートワーカーとともに、バックオフィス業務やコールセンター業務、Eコマース運営などをサポートしています。

世界中の在宅ワーカーが、今まさにテレワークで働いています。

テレワーカーで構成されたチームで仕事を進めるためのコツ、ツールの活用方法、ルールやマニュアルの整備など、テレワーク導入のサポートにはうってつけの企業です。

テレワーク導入サービスって?

テレワーク導入サービスとは、テレワークのためのハードとソフト両面をサポートするサービスです。

ハード面では、アマゾン ウェブ サービス「AWS」をベースにしたクラウド型のセキュアな業務環境を提供します。
オフィス内で保有しているすべてのITリソースをそのクラウドへ移行することで、オフィスでもテレワークでも変わらない環境での仕事が可能です。

ソフト面では、勤怠管理のサポートやアドバイス、社員のテレワーク環境整備や就業規則、社内規定整備のサポート、さらに、スタッフのコーチングなどテレワークをスムーズに導入するための様々なサービスを提供しています。

まとめ

新型コロナウィルス対策の1つとして進められているテレワークですが、今後は、働き方改革の切り札としてのテレワーク導入を求められるようになると言えます。

ハードでもソフトでもテレワーク導入には様々な検討や準備が必要とされ、会社には大きな負担がかかるでしょう。だからこそ、テレワークの導入を会社が成長するチャンスだと捉え、社内業務や業務フローの整備、マニュアルの見直しや外注化の検討などを行い、テレワーク導入によって生産性のアップを目指すことが必要です。

ポイントやリスクを理解したうえで、会社に最適なテレワーク導入を検討してみてはいかがでしょうか。