プロセス可視化はBPOを活用しよう！おすすめ企業3選

2022年1月21日 17:00 カテゴリー : BPO Times

業務改善は企業を発展させていくうえで、重要なポイントです。

人材不足の昨今、業務プロセスの見直し、改善により業務の効率化に繋げている企業が増えてきました。

この業務プロセスを見直し、改善していく方法として「業務プロセスの可視化」があります。「業務プロセスの可視化」とは業務の流れを見える化することです。

現在では、業務効率化のプロである「BPO」に、この可視化を委託する企業が増えていますが、外部に委託する場合には情報漏えいなど注意すべきデメリットもあります。

ここでは、業務プロセスの可視化を「BPO」へ委託するメリット・デメリットやその利用方法について紹介します。

業務プロセスに注目するのは

「業務プロセス」とは業務の流れのことを指します。
企業はさまざまな仕事、いわゆる業務で成り立っていますが、その業務が互いに関係なく存在しているわけではありません。業務には一連の流れがあり、この流れは常にスムーズでなくてはならず、ちょっとした滞りが、業務量の増加やコスト増加になることもあります。
そのようなことにならないために、「業務プロセス」に注目し業務改善を進めることが重要です。

利益の追求と業務プロセスの確立

企業は目標を達成するために、利益を追求をしなくてはなりません。
利益を追求することで、よりよい企業環境づくりや労働環境の整備をおこなうことができ、それによっていい人材の確保や新設備への投資といった発展に繋がり、さらには目標の達成を可能にしていきます。

業務の流れを見直し、改善させしっかりと業務プロセスを確立させることで、無駄の解消や効率アップなどが見込まれ、業務の円滑化、コスト削減に繋げることができるでしょう。
利益を追及するといった観点からも、業務プロセスの確立は重要な役割を果たしていると言えます。

業務プロセスで共通認識

製品製造、企画、開発など企業の業種は多岐にわたります。
しかし、どの企業にもさまざまな業務が存在しています。
さまざまな業務をもって企業の目標達成へ向け、共通の認識のもとそれぞれの役割を果たしていくことで、企業は成り立っているのです。

しかし、会社内に存在する多くの種類の業務が、個々に独立し共通の認識を持たず稼働していては、企業の目標達成も難しくなります。
業務と業務を繋ぐ業務プロセスを確立することで、業務間がつながり共通の認識を持つことが可能になるでしょう。

業務プロセスはビジネスの付加価値を生む

さまざまな工程には細かい作業のプロセスがあるように、どんな業務にも個々に細かい作業、業務の流れがあります。
この細かい業務プロセスを部門内で繋げる。

また、部門と部門との業務を繋げる。この「業務プロセス」を確立することで、企業内の流れが円滑になります。
無駄を省くことができ、コスト削減や効率アップ、開発業務を効率的におこなうなどビジネスの付加価値を生んでいくことができるのです。

業務プロセス整理・改善に可視化

業務プロセスを見直し整理、改善していくには、業務プロセスの「可視化」が重要です。業務プロセスの可視化とは、業務の流れを目に見える状態にするということです。複雑な業務プロセスを、見やすく、分かりやすく図形や矢印を使って図解で表現していきます。

では、業務フローを見える化することでどんな効果があるのでしょうか。

効率よい業務に再設計する

既存の業務プロセスを可視化していくことで、業務を俯瞰することができ、業務上の問題の発生箇所の発見のみならず、その原因を追究し根本原因に対する検討・対処がしやすくなります。
また、業務の無駄を見出すことも容易になり、無駄を解決し労働生産性を高めることが可能となるでしょう。
このことにより、効率のよい業務プロセスへと再設計することができるのです。

業務間の繋がりを改善

既存の業務プロセスを可視化していくことで、個々の業務との繋がりに起こる問題点が見つけやすくなります。
業務間の繋がりに起こる問題点は気が付きにくく、見過ごされているケースも多くあるでしょう。
このような繋がりの問題点を可視化していくことで見つけ出し、迅速に改善を進めることが可能になります。

目標と現実のギャップを埋める

「経営戦略という未来図」と「業務プロセスという現実」を可視化することで現状とのズレや方向性が確認しやすくなります。
また、企業全体として方向性の統一や情報共有がスムーズになり、従業員の意思統一や経営戦略への一体感を生み出すことができるでしょう。
そして、経営戦略という未来図を企業全体で把握し、共通認識として共有することが可能となり、目標と現実のギャップを縮め、実現へ導くことに繋がります。

さまざまな効果が期待できる

業務プロセスの可視化、業務フローを作成することで、

・だれもが同じ手順で同じ作業ができる
・だれが何をすべきか明確で曖昧さを無くすことができる
・手順が確認しやすくミスの削減につながる
・無駄がなくなり人材を有効に活用できる]

といった業務の効率化やコスト削減、業務内容の改善がしやすくなるなどの効果が期待できます。

【関連記事】「業務プロセスの可視化で中小企業の生産性を向上」

BPOを活用し可視化する

では、実際にどのようにして業務プロセスの可視化を行うのがいいのでしょうか。
多くの企業が「自社でおこなう」または、「外部企業に委託するBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）を活用する」といったスタイルが一般的です。
現在では、さまざまな側面からBPOを活用する企業が増えています。

自社で可視化をおこなう場合

本来の業務とは別に、業務プロセスを見直し可視化するための人員と、時間が必要になります。
実際に現場で業務をおこなう人材が作業を進めるため、業務のノウハウを活かしスムーズに可視化することが可能となるでしょう。
しかし、本来の業務のほかに可視化するための作業が必要となるため、コア業務への支障や、状況によっては業務時間の延長、それによるコストなどが発生します。
自社で可視化の作業を進めるのであれば、コア業務への影響なども視野に入れる必要があるでしょう。

BPOの活用で可視化をおこなう

自社での可視化と比較し、本業の手を止めるなどの影響は少なく業務プロセスの見直しが可能となります。
業務見直しの作業には、外部の目が入ることで、改善すべきポイントや問題点を見つけやすくし、今まで当たり前としてきた業務を新たに効率化することも期待できます。また、出来るだけスピーディーに可視化をおこない業務へ生かすことも期待できるでしょう。

可視化するメリットは？

では、BPOを活用して業務プロセスの可視化を行うメリットをご紹介します。

本業に集中することができる

BPOの活用で、現在の業務量や人件費を増やさずに可視化が可能となります。
本業のほかに作業が必要となれば、残業代や人員増加による人件費が必要です。
外部へ委託する場合、委託費用は発生しますが、可視化の作業に時間が必要になればなるほど、それに伴い人件費がかさみ、さらには効率化のチャンスを先送りにしてしまうでしょう。業務フロー作成業務には膨大な時間を要するものです。

しかし、BPOを活用することで専門性や経験を生かし、スピーディーな完成が見込めます。

客観性の活用と共通認識の確立

業務フローはさまざまな図を使って、業務の流れを図解したものです。
作成にあたっては、共通認識のもとに客観的に業務プロセスを整理することもよい業務フローを作成するには効果的です。
客観的に見ることで、問題点の解決や業務改善へと繋げる機会も増え、多角方面から業務を見直すことは、よりよい見直しには重要です。

また、業務フローに使用する図や書き方のルールが統一されていることで、誰がどこから見てもわかる業務フローの作成に繋がります。
代行企業では、しっかりとしたルールのもと専門業者として可視化をおこなうため、作成者や修正者が代わることで起こり得る共通認識のズレを心配することもありません。

プロの目と適切な業務プロセスの設計

業務プロセスを「見える化」することで、業務間の繋がりを見直すことがスムーズになります。BPOを活用した場合、専門性と経験を生かし、各業務内容や業務間の繋がりの問題点や改善点の発見が可能となります。

また、自社で当たり前におこなってきた業務に外部の目が入ることで、社内では気が付けなかった発見や改善にも期待ができるでしょう。

BPOで可視化するデメリット

さまざまなメリットがあるBPOにも、外部企業へ委託するにはデメリットも存在します。

コストの発生

外部企業へ委託すれば、委託費用というコストが必ず発生します。
しかし、BPOを活用することで自社での可視化を行う場合に発生が予想される残業や新規採用など人件費の増加を抑えることが可能になります。
また、業務の効率化や生産性効率がアップすることで、利益の増加を生み出すことも期待できるでしょう。

情報漏洩の危険性

外部企業で業務プロセスの可視化をするためには、企業内の資料やデータを渡すことになり、情報漏洩の危険性があります。
委託する企業では、セキュリティ対策をどのようにしているかなどを事前にしっかりと見極め、確実な事故防止を念頭に委託先を決定するのが安心です。

業務プロセス可視化のBPO企業3社

ここで、業務プロセスの可視化を請け負っている企業を3社ご紹介します。

Mamasan&Company株式会社

「生産性向上のコツとは？プロセス可視化で業務の適正化」をすすめています。
　・作業をマニュアルで可視化
　・作業手順の整ったフォーマットで創造的な制作
　・チームワークで効率手にマニュアル作成
業務代行企業として活躍するMamasan&Company株式会社は、さまざまなスキルを持つテレワーカーが多く在籍しています。
BPOの経験やノウハウ、スピードとローコストが強みの企業です。

富士通エフサス

タイムクリエイターとして「働き方の見える化で価値ある時間」を提案しています。累計33万ライセンスの導入実績をもとに活躍しています。
　・働き方の見える化で業務を効率化
　・不要な残業を抑えてコスト削減の実現
長時間労働の是正やテレワークの導入など働き方改革としての企業の支援をしています。

NECマネジメントパートナー

「生産性向上の為の5つのポイント」を挙げています。
・目標の設定
・現状を測定
・問題となる要因の特定
・改善施策
・文書
にして周知 5つのポイントをもとに業務プロセスをしっかり分析し、見える化する。そして、業務の圧縮や生産性アップを可能にする、業務効率化の改善・生産性向上につながるノウハウの提供をおこなっています。

可視化+効率化！RPAで自動化

業務フローの可視化を意味があるものにするためには、可視化と効率化をPDCAサイクルとして回していく必要があります。業務効率化の一つの手法として、現在注目されているRPA（Robotic Process Automation）ツールについて理解を深めましょう。

RPAツールの特徴

RPAツールには、PCに直接インストールするデスクトップ型、サーバーにインストールして複数のPCで使用できるサーバー型、セットアップが不要なクラウド型などがあります。RPAツールの機能や特性は各社の製品ごとに違いがありますが、業務の正確性、圧倒的な処理スピード、変更への対応力といった特徴が挙げられるでしょう。AIと違い複雑な作業や判断が必要とされるイレギュラー対応はできませんが、単純な作業を早く繰り返し行うことを得意としています。RPAツールを利用すれば人の手で行ってきた単純業務を自動化することが可能です。

RPAツールの具体的な活用事例

RPAツールには、顧客情報の入力、請求書の作成、入金と売掛金の消し込み処理などの売掛金管理の自動化、コールセンターでの顧客情報の照会やデータベースへの反映などの単純作業、自社製品の口コミや他社製品の価格などといったサイト情報の自動取得、顧客や社員情報のリストアップなど、さまざまな利用方法があります。

また、社内システムからは独立して存在するため、社内システムの管理、定期的なメンテナンスやトラブルが起こった際の初期調査をシステム担当者の代わりに行うことができます。

RPAツールを活用するために

まずは、RPAツールの導入そのものが目的とならないよう、RPAツールの無料セミナーを受けたり、導入やツール、BPOに関する情報収集をおすすめします。

RPAツールはプログラミングの基礎知識がないと充分に活用することができません。社内にそういった人材がいない場合は外注に頼ることになりますが、コストがかかる上、臨機応変にプログラムの書き換えが行いにくいため、いずれは社内で人材を育てていく必要性が出てきます。BPOに委託するか、自社で人材を育成するかの判断をするためにも、導入の目的をはっきりとさせておきましょう。