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生産性を向上させるポイントは?成功事例やおすすめの外注先を紹介

2020年11月26日 17:00 カテゴリー : BPO Times

働き方会改革の目的でもある生産性向上ですが、近年日本の生産性は低く、世界的にみても大きく遅れをとっているのが現状です。少子高齢化で労働人口が減少する中、生産性向上ん尾実現は必須事項となってきました。

しかしながら、単に生産性を向上させるといっても、生産性とは何か具体的にどのように進めていくか悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。

生産性には種類があり、それぞれの課題に対し対策が必要です。

現在、コンサルティング会社では生産性を向上させるためのサービスを行っており、外注することでスムーズに対策を進めることができます。

この記事では、生産性を向上させるポイントを解説しながら、生産性向上を成功へ導く事例を紹介します。

生産性向上が必要な理由とは

日本は世界的に見ても生産性が低く、政府が働き方改革を推進する一因となっています。従来のやり方で行うことを重視する日本は、将来的にさらに生産性が低下するといわれています。

なぜ生産性向上が必要か、ポイントをおさえながら見ていきましょう。

世界と比べた日本の生産性

2018年の公益財団法人日本生産性本部の調査によると、OECD(経済協力開発機構)のデータに基づく日本の時間当たり労働生産性は47.5ドルで、加盟国36か国中20位でした。主要加盟国の中では、1970年から最下位の状況です。

また、日本の1人当たり労働生産性を見ても84,027ドルで、加盟国36か国中21位という低さです。

日本の生産性の低さは、高いサービスの質を求められ労働時間が大幅にかかっているとも言われています。長時間の労働は、生産性を低下させる要因の一つです。

【参考】「公益財団法人日本生産性本部:労働生産性の国際比較2018」

労働人口の減少

日本は少子高齢化に伴い、将来的に労働人口が減少します。そのため、日本の生産力はさらに下がると言われています。

労働人口減少の対策として、生産性の向上はもっとも有効で効果的な手段です。生産性を向上させ、問題を補っていきましょう。

生産性に関する基礎知識

生産性向上といっても、生産性とは何か、基本的なことを把握できていない企業は多くあります。ここでは生産性に関する基礎知識を、ポイントを踏まえて紹介します。

生産性とは?

生産性とは、産み出された成果物と、その成果物を産み出すために企業が投入した資源量の比率と定義されています。

生産性は「産出(アウトプット)÷投入(インプット)」の式で表すことができ、投入資源からどれだけの成果を出せたかの効率の程度のことです。インプットが少なく、アウトプットが高いほど生産性が高いと言われ、企業が様々な施策を講じ、組織の生産性を高める取り組みを行うことを生産性の向上といいます。

生産性の種類

生産性には、「労働生産性」と「資本生産性」の2種類があります。

労働生産性は労働者の人数や労働時間などの労働量に対し、成果物をどれだけ産み出したかの比率で示します。

さらに、労働生産性は「物的生産性」と「付加価値生産性」に分けられます。物的生産性は、数字として産出できるものを産出量で表すことができる生産性です。一方、付加価値生産性は、付加価値金額は売上高から原材料や外注費などを除いた粗利益、もしくは営業利益と人件費、原価償却費を足したもので、企業によって基準をどれにするかで異なるでしょう。

資本生産性は、投入した有形固定資産に対し、どれだけの付加価値を生み出したかというもので、労働生産性とは相反するものになります。

生産性向上と業務効率化の違い

生産性向上と似た言葉で「業務効率化」というものがあり、よく混同されますが違いがあります。

生産性向上は、経営資源に対しどれくらいの成果があったかのか、より少ない投資で大きな成果を生み出すものです。

一方、業務効率化は業務の無駄を省き、時間や費用などコストを削減することを意味します。概念的に、業務効率化は生産性向上の施策の一つとして考えることができるでしょう。

生産性を向上させた企業は助成金がある?

厚生労働省では様々な助成金制度を行っていますが、労働生産性を向上させた企業は労働関係助成金の一部を利用した場合、割増される制度があります。

助成金の割増には条件があるので、詳しく見ていきましょう。

【出典】「厚生労働省:労働生産性を向上させた事業所は労働関係助成金が割増されます」

「生産性要件」を満たしているか

厚生労働省の「生産性要件」を満たしている時は、助成金の割増申請ができます。

企業の直近の会計年度における生産性が3年度前に比べて6%以上伸びていること、または金融機関から一定の事業性評価を得ている場合、3年度前に比べて1%以上(6%未満)伸びていることが必要です。

具体的な助成金額や助成率は、助成金制度によって異なるため確認しましょう。

どのような助成金が対象か

労働関係助成金では、以下の助成金が対象となります。

・労働移動支援助成金
・地域雇用開発助成金
・人材確保等支援助成金
・65歳超雇用推進助成金
・両立支援等助成金
・キャリアアップ助成金
・人材開発支援助成金
・業務改善助成金

助成金によっては、条件を満たす必要がある場合もあるため、申請の際は厚生労働省の案内をご確認ください。

厚生労働省以外の助成金

中小企業を対象に、中小企業基盤整備機構では生産性革命推進事業が行われ、補助金や助成金だけでなく専門家への相談ができます。補助金制度では、ものづくり補助金、小規模事業者持続化補助金、IT導入補助金がありますので、対象の企業は活用しましょう。

【参考】「中小企業の生産性革命を応援します!中小企業生産性革命推進事業」

生産性が下がる理由

日本の企業には、生産性向上を妨げる習慣が常態化されているケースが多くあります。 

では、どのようなことが原因で生産性が下がっているのでしょうか。具体的に見ていきましょう。

長時間労働

日本の企業は、利益の創造のためよりもルールに従うことが重視され、労働時間が長時間に渡るケースが多く見られます。例えば、必要のない会議や書類整理などは長時間労働の原因になっています。

長時間労働は集中力や判断力が低下するだけでなく、社員個人の疲労が蓄積しモチベーションが低下するでしょう。そのためミスや事故にもつながり、生産性は低下します。

タスクが多い

仕事のタスクが多く、様々な作業が同時に発生する傾向があります。タスクの同時進行は作業ミスが多くなるだけでなく、作業者の負担も大きくなることから効率が悪くなるといえます。タスクが溜まらないよう、仕事のしやすい環境作りやマネジメントが必要です。

最終決定までに時間がかかる

日本の企業は、最終決定や最終決済されるまでの時間が非常に長く、保留状態のものが多い傾向にあります。保留状態が多いということは、作業もストップされ生産性が下がります。生産性向上のためには、できるだけ保留をなくしていことが重要です。

生産性を上げるポイント

生産性を向上させるためには、効率的に業務を行うことが求められます。そのために企業は何ができるのか、具体的なポイントを紹介します。

業務を見える化する

生産性を向上するには、まず業務の見える化が必要です。業務を見える化することにより、現状の業務の問題点が把握でき、何を改善するのかも必然と見えてきます。

また、見える化だけでなく、業務の可視化を行っていくことも大切です。業務の可視化は自社でツールなどを使用しながら行うこともできますが、コンサルティング会社に外注し、業務可視化サービスを利用することで、時間短縮にもなり、スムーズに行うことができるでしょう。

業務をシステム化する

業務を手作業で行うには限界があり、量が多ければミスも発生しやすくなります。特に作業量が多い業務については、システムやツールを導入することで、労働量の減少により生産性の向上に繫げられるでしょう。システム導入は、多額の導入資金が発生し、資本生産性が下がるため、十分検討することが重要です。

業務を標準化する

同じ業務を複数人で行っている場合、各自それぞれのやり方で作業していることがあります。作業を属人的に行うとミスやトラブルが増え、退職や人事異動によって作業者の変更が必要な時に混乱が生じるでしょう。そのため、業務を共通のマニュアルで標準化し、業務指標を明確化することが必要です。

生産性の高い組織が行っている5つのこと

マサチューセッツ工科大学の研究結果によると、生産性の高い組織は高い社会的感受性を持っていること、時間配分が公平であること、女性が活躍していることの3つの特徴があると言われています。これは一例ですが、生産性の高い組織の共通点として認識しておく必要があります。

では、具体的に生産性の高い組織はどのようなこと行っているか、ポイントを踏まえながら見ていきましょう。

会社の経営理念を周知する

社員が増加すればするほど、いろいろな価値観や考え方が生まれます。そのため、会社の経営理念を社員に周知しておかないと、会社側と社員の間に溝ができ、業務の効率性が下がることも予想されるでしょう。

経営理念がしっかりと社員に認識されていれば、組織に一体感が生まれることで生産性も向上していきます。

目標を設定する

目標を設定し、目標までのプロセスを明確にすることで、まとまった組織ができ生産性の向上に繋がります。

組織の一人ひとりが同じ目標を持って業務が行えるよう、目標は具体的にし、全員が納得してできる体制を整えることが大切です。

ルール作りをする

業務に関するマニュアルや業務フローなど、ルールを作ることで、どの社員も同じクオリティで業務が可能になるでしょう。ルールを作ることで、今までの無駄な作業や作業方法の見直しなど、さらなる業務の改善にも役立ちます。業務の効率化のためにも、ルール作りは必要です。

また、ルール作成は、コンサルティング会社に外注することができます。外注することで、自社で見落としがちな業務の無駄が鮮明になり、より高い生産性向上に繋がるでしょう。

人事制度を明確にする

人事評価が平等にされていないと、社員には不満やストレスがたまり、まとまった組織作りは難しくなります。

公平な人事制度を構築し、社員に周知することで、組織全体の生産性向上だけでなく効率性にも繋がるでしょう。

生産性向上の施策を行う

生産性が向上していることを、具体的な数値として表れるように施策を行う必要があります。施策は4パターンに分けられ、無駄な作業工程や材料などの投入資源を減らすこと、付加価値や物的生産を高めるための成果を増やすこと、採算が取れていない部門や事業所を縮小して人員を削減すること、生産性向上に必要な新しい人材と部門などの規模を拡大することです。

進め方は企業によって異なるため、自社はどこから始めるか検討してから進めるようにしましょう。

Mamasan&Companyのおすすめサービス

生産性の向上をするためには、業務の可視化が必須となります。業務の可視化は自社で行うこともできますが、第三者であるコンサルティングに発注することで、より具体的な可視化が可能です。今回は2008年からBPOを行っており、成功事例もあるMamasan&Companyの業務可視化サービスを紹介します。

「マニュアル作成で業務プロセス可視化 Mamasan&Company」

精度の高いマニュアル作成

Mamasan&Companyに在籍しているテレワーカーは、子育てや介護などにより限られた時間で働く人が多く、誰でも効率的に対応できるよう業務マニュアルが作成されています。

作成、チェックなどの工程で、複数のテレワーカーがコミュニケーションをとりながら作業することにより、精度の高いマニュアルを作成できるのが特徴です。

業務プロセスの改善

業務プロセスを可視化することで、無駄や問題点が把握でき、業務フローやマニュアルを作成することでその改善が可能となります。また、業務を効率的に行うようになれば、コスト削減にも繋がるでしょう。

Mamasan&Companyでは、担当のコンサルタントが業務のヒアリングを行ったうえ、手順やツールなどを含め業務フローを明確化し、仕事の手順を俯瞰したフローチャートを作成してくれます。フローチャートは誰が何をすべきかが共有できるため、可視化に必要な作業です。その後、業務ごとのマニュアル作成のみならず、運用ルールも作成してくれることから、効率的に業務を開始することができるでしょう。

ITソリューションを活用したコミュニケーション

Mamasan&Companyとのコミュニケーションは、セキュリティが高いビジネスチャットなどのITソリューションが使用されます。フローチャートやマニュアルは自社開発ソフトで作成され、作成完了後もファイルを共有しながら最新の内容となるよう管理を行ってくれるため、自社での管理の手間を省くことが可能です。

まとめ

生産性を向上させるために、企業側は様々な対策が必要になります。企業の規模が大きいほど組織も大きくなり、従業員数も多くなることから生産性向上の施策が難しく、自社ですべてを行う手間と時間が確保できず、その間も生産性が下がってしまう可能性があります。対策の一部である業務可視化をコンサルティング会社に外注することで、生産性向上の対策はよりスピーディにできるでしょう。また外注は、自社では気付かない、新しい発見ができることも予想されます。自社に最適な対策を施策し、生産性の高い組織作りを行いましょう。

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