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リモートワーク導入が難しい職種でも導入を実現する方法

2020年6月26日 10:00 カテゴリー : BPO Times

「働き方改革」が叫ばれる昨今、大小問わずさまざまな企業で「リモートワークの導入」が注目されています。多くの企業で導入について議論され、リモートワークの導入が難しいと頭を抱える担当者も少なくありません。しかし、デメリットや課題点を踏まえ見方を変えれば、導入実現が可能であることが分かります。この機会にリモートワークを導入して、会社の生産性をアップさせビジネスチャンスを掴みましょう。

企業がリモートワークを導入するメリットとは?

企業がリモートワークを導入するメリットですが、企業側だけではなくスタッフ側・企業側それぞれに導入メリットが見込まれます。どのようなものがあるか、順に見ていきましょう。

通勤ストレスが無くなりスッキリ

まず、スタッフにとって一番のメリットともいえるのが「通勤時間のストレス軽減」です。リモートワークを導入すると、オフィス以外での業務が可能となり、従来長時間の通勤を余儀なくされているスタッフにとって、精神的・身体的負担の軽減が可能となります。よって、十分な休息時間を確保できたり、タイムリーな稼働が可能となり結果として生産性向上に繋がります。

優秀なスタッフの離職を防げる

次いで離職抑制にも一役買ってくれるということが言えます。優秀な社員が家庭の事情や健康上の都合で、地方や遠方に戻らなくてはならず通勤ができなくなることで退職せざるを得ないというケースがあったとしても、企業側は引き留めることが難しく、結果として大きな損失となっていました。しかしリモートワークという選択肢があれば、居住場所という制限をかける必要がなくなります。

社内設備や備品に係る経費を節約できる

従来では、賃貸契約や新規建築・リフォームをするなどオフィスに莫大な経費をかけ、さらに、業務で使用するツールや備品、光熱費に警備など、さまざまなコストがかかっていました。しかしリモートワーク導入が可能となれば、それに係るコストを縮小することができます。コワーキングスペースに本社を置き、従業員は自宅で業務するという体制すら可能となります。

企業の姿勢を示すことができる

働き方改革の一環として、従業員の柔軟な働き方を提案できることは、大きなメリットの一つです。今日の日本では人口減少が進み、子供の世話や親の介護と仕事の両立が難しく企業で働くことをあきらめてしまう人が少なくありません。そういった人達に柔軟な働き方を提供することで、優秀な人材の確保や流出回避にもつなげられるのです。こういった姿勢は、企業にとって大きな強みであり魅力になるでしょう。

リモートワークを導入しやすい職種・しにくい職種

ここまではリモートワーク導入のメリットを見てきました。しかし、すべての企業・業種に適しているとは一概に言えないのが現実です。

では、導入しやすい職種、逆にしにくい職種にはどのようなものがあるのでしょうか。

導入しやすいのは1人で完遂出来る業務

まず、導入しやすいのは1人で黙々と作業することが多い事務職です。システムエンジニアやプログラマーも1日の大半を打ち込み作業など個人業務に費やすことが多いため、比較的導入しやすいと言えるでしょう。他にも、WEBデザイナー・WEBライター・カスタマーサポート・内勤営業・管理職などが挙げられます。

導入しにくいのは1人での完遂が難しい職種

では、導入しにくい職種はどういったものなのでしょうか。リモートワークを敬遠される職種として、専用の機械や器具がなければ作業ができない生産業や製造業があります。自宅スペースでは作業ができないといったことも理由の一つでしょう。顧客との直接のコミュニケーションを必要とする業務だからです。

また、スーパーマーケットやコンビニエンスストア、銀行、役所などの接客業・販売業もその一つです。さらに、医療業・福祉業も挙げられるでしょう。

リモートワークが難しそうな職種でも可能?

リモートワークの導入が難しそうな職種だからと言って、必ずしも導入ができないわけではありません。もちろん、他の職種に比べて解決しなければならない課題が多いのも事実です。しかしその分、一度導入し運用が始まってしまえば、驚くほどスムーズに業務を進めることができます。そのためには、職種を一方から見るのではなく多角的に見分し、どこかに導入へのヒントや近道がないか考える必要があります。

リモートワーク可能な要素は必ずある

そもそも前提として今まで見てきたように、リモートワークを導入しにくい職種が存在するのは明らかです。しかし、どんな職種でも「導入は難しいかもしれないが、100%導入できない訳ではない」ということを忘れてはいけません。

例えば、対面式ではないコミュニケーション方法として、遠隔での音声案内・機械操作で対応可能にする仕組みなどを作れば、リモートワーク導入のハードルは下がります。どうしても直接の対応が必要な場面があるのなら、それ以外の場面にリモートワーク化出来る要素が隠れていないかチェックすることが大切だということです。

リモートワークを導入することで作業効率がアップする

リモートワークを導入するまでは、入念な準備が必要になります。作業の洗い出し、マニュアル化など労力は必要になりますが、一度導入し軌道に乗せることができれば、スタッフの精神的・身体的負担を軽減しつつ、スムーズに業務を進めることができます。作業効率のアップは最終的に企業全体の生産性向上に繋がると言えるでしょう。

リモートワーク導入の注意点とは?

リモートワークをいきなり導入しようとしても、導入後に結局うまくいかなかったのでは元も子もありません。導入する際には、しっかり業務を行っていくうえで起こりうるイレギュラー事象なども想定し、企業とスタッフが安心して業務にあたれるよう気を配っておくことが大切です。

コミュニケーションや業務の連携方法・ツールの整備

リモートワークのデメリットの一つである、コミュニケーションが不足しがちな部分のフォローアップの仕組みはしっかり組んでおきましょう。複数名で業務を担当して分業で進める際に、どのように進捗状況を共有するのか、そのためにはどういったツール・仕組みが必要なのかを洗い出し解決しておく必要があります。

チャットツールなのかメールなのか、共通ネットワークでの業務報告なのかを明確にしておかないと、うまく連携が図れなかったり連絡ミスが起こったりして取引先からの信用を失うことになりかねません。

緊急時の連絡方法や対応フロー

物理的に離れている分、イレギュラーが発生することも予め想定しておかなくてはなりません。スタッフが1人の状態においてどのように対応するか、誰に報告し指示を仰ぐのかなどの対応策を盛り込んだフローを整備することも重要です。

情報セキュリティ面の強化

一番難しいのはセキュリティ面の強化です。社内サーバーではなく自宅や外部のネットワークを利用して作業する際には、重要データの抜き取りやデータ流出、個人情報漏えいなどのリスクが付きまといます。それをどのように防ぐのか、情報セキュリティ担当者やシステムエンジニアと事前に打合せ、スタッフ同士が使用するサーバーの強化や暗号化ルールの整備も併せて行いましょう。

Mamasan&Company『テレワーク導入支援サポート』

https://mama-sun.com/jp/telework/

リモートワークを導入しようとしているが、細部にわたる仕組みづくりやシステム構築など多くの課題に頭を抱える担当者も少なくはないでしょう。そのような時にはリモートワーク導入・運用のノウハウが豊富なパートナーカンパニーの力を借りるのも一つの方法です。

ノウハウ豊富な「Mamasan&Company」におまかせ

Mamasan&Companyは10年以上前からリモートワークを導入し、給与計算や経理業務などのバックオフィス業務から、システム開発・クリエイティブ業務など、幅広い業務経験を持つ企業です。それぞれの企業に合わせリモートワークでの業務を可能にし、リモートワーク導入に必要な仕組みを整えたうえで多くの職種に対応することができます。

Mamasan&Companyでは、それぞれの業務に関してしっかりとしたマニュアル整備を行い、企業担当者との連携を密にとりながら労働時間管理やスタッフコーチングなども含め、一括での導入サポートが可能です。

無料のリモートワーク導入Webセミナーを開催

Mamasan&Companyではリモートワーク導入の専門家として、導入を検討中の企業担当者向けに無料のWebセミナーを開催しています。積み上げた経験を踏まえ、リモートワーク導入による最適なシステム構築から効果的な業務フローの確立、さらに組織のあらゆる階級に対する働き方のコーチングなど、机上の空論や理想論ではないリアルなリモートワークの方法を気軽に聞くことができます。

リモート開催だからこそより気軽に、より簡単に、リモートワーク導入の知識を身につけることが可能となるでしょう。

まとめ

政府が打ち出した「働き方改革」の流れの中で注目されている「リモートワーク」という働き方を導入するにはどのようにすべきかを見てきました。

これまで多くのスタッフが抱えていた長時間通勤の悩みや、家庭事情によるやむを得ない人材流出など、企業にとっても重要な課題だった事柄を解決するのは今がベストタイミングと言えます。大きな変革の中で、多様な働き方の選択肢を持つことが企業のステータスとなり、スタッフのモチベーション・生産性のアップに繋がると言っても過言ではありません。

この機会に各企業のオフィスの特性を活かし、最適な制度を整えリモートワークの導入を成功させましょう。