立替経費はクラウドソフトを導入しよう！最適なソフトを徹底比較

2020年5月30日 10:00 カテゴリー : BPO Times

立替経費の処理は、申請者だけでなく経理担当者や承認者にとっても、手間のかかる面倒な業務です。申請して差し戻されて、また再申請して再確認、と二度手間、三度手間になることも珍しくはありません。

しかし、クラウドソフトを導入・電子化することで、このような立替経費の処理を効率的に行なうことが可能になり、申請の手間を格段に減らすことができます。また、領収書の写真取込み、交通費計算などの自動入力や帳簿へのCSVデータの書き出しもでき、ミスを減らすこともできるので積極的に導入を進めたいところです。

立替経費の処理のクラウドソフト導入のメリット、デメリットを理解し、自社に合ったクラウドソフトを比較検討していきましょう。

意外と面倒な立替経費の処理

立替経費の処理、つまり経費精算は多くの社員にとって手間に感じる煩わしい業務です。2014年に株式会社クラビスが実施した「仕事の効率に関する調査」によると、社員のおよそ半数に及ぶ51.8％が立替経費の処理が面倒だと感じていることがわかります。立替経費の処理が手間に感じる理由をあげていきましょう。

【参考】「最も面倒な社内業務は「経費精算」。6人に1人が経費精算のために残業！【1000人アンケート】｜株式会社クラビス」

領収書の保管・管理

申請にも承認にも欠かせない領収書ですが、保管管理に手間がかかります。法人では7年、個人事業者でも5年の保管義務があり、たとえ領収書の電子化保存を申請しても、税理士などの第三者への確認が済むまでは保存する必要があり、すぐに廃棄することはできません。

経費精算書のチェックや差し戻し

経費精算書の内容に誤りがないか、領収書の金額との差異がないか、交通費の算出は正しいか、領収書の内容が適切かどうか、など多くの確認が必要となります。間違いがあればその度に申請者に差し戻され、また再申請、再確認と時間や手間がかかります。

小口現金の管理・送金手続き

立替経費を社員に返金する際には、小口現金からの返金や、社員の口座への振り込みなどの方法がありますが、いずれも現金管理や振込データの作成などの業務がついてきます。金額の不一致や振込先の間違いなどがあると問題になるので、慎重な作業が求められ、対応件数が多い場合大きな負担になるでしょう。

クラウドソフト導入のメリット

クラウドソフトを導入することによって、仕分けや交通費の自動入力が可能になり、立替経費の処理業務の負担を大きく軽減することができます。クラウドソフトの機能に触れながら、導入のメリットについて理解を深めましょう。

経費精算書の自動チェック

クラウド型のシステムを利用することで、立替経費の処理に関する様々な手入力や手作業を効率化することが可能です。交通系ICカードのデータを取り込んでルートや交通費の入力を省力化できたり、領収書との金額のすり合わせ、記入不備などに差し戻しなどもその場で行なうことができ、申請者や承認者の時間や手間を大幅に軽減できます。

帳簿への一括入力

取り込み用CSVを利用して精算後の仕訳データを会計ソフトに一括入力することができるので、1つ1つ領収書や精算書を確認し、仕分け入力する手間を削減できます。また、手作業による転記を省けるのでミスも防ぐことが可能です。

電子化を促進しペーパーレスを可能に

立替経費の処理を紙で運用する場合、精算書の印刷、記入、回覧、承認、保管と物理的にも時間的にもコストがかかります。クラウドシステムであれば申請から承認まで、全てをオンライン上で完結することができるので、管理や保管が楽になるうえ、アプリなどを利用していつでも申請や承認が可能です。

領収書の保管が最低限で済む

法人では原則として7年間の保管義務がある領収書ですが、クラウドソフトを導入し電子化をすれば、第三者が確認するまでの最短期間で済み、管理コストも減らせます。さらに、検索機能も利用できるので後から確認が必要になった時に精算書のデータが探しやすい点も魅力です。

クラウドソフト導入のデメリット

様々な機能で立替経費の処理業務を楽にしてくれるクラウドソフトですが、導入にはデメリットもあります。デメリットを理解して、導入時に問題が起こらないよう注意しましょう。

導入コストがかかる

新しいシステム導入に伴い、初期費用や月額利用料などのシステムを利用するためのコストが新たに必要です。さらに、社内規則の整備や社員のシステムに関する教育なども必須となるため、利用料金だけでなく目に見えにくい人的コストがかかってきます。

自社にあったクラウドソフトの選定が難しい

多くの会社が立替経費の処理ソフトを提供しており、種類は何十種類にも及びます。その中で自社に必要な機能をもち、費用対効果の期待できる適したクラウドソフトの選定が必要となります。しかし、使い勝手などは実際に導入してみなければわからないため、無料トライアルが可能なら利用したほうが良いでしょう。

社員教育の難しさ

すんなりと新システムに馴染める社員は問題ありませんが、スマートフォンにアプリをインストールできない、ログインできない、写真の撮り方もわからないというような、いわゆるIT関係が苦手な社員は、システムの利用に抵抗を感じるでしょう。提供されているソフトは、どれも直感的に操作できるよう開発されてはいますが、そういった社員には個別のフォローを要する場合もあることを念頭におく必要があります。

クラウドソフト導入に向けて

実際のクラウドソフト導入に際しての、大まかな流れや注意点を踏まえ、クラウドソフト導入の準備を始めていきましょう。

クラウドソフトの選定

クラウドソフトを選定するためには、まず自社に必要な機能の洗い出しが必要です。領収書の自動読み込み、自動差し戻し機能、交通系ICカードやクレジットカードの明細データの取込など、どこまでの機能が必要か、また、どのくらいの人数が使用するかを明確にする必要があります。

選定を行なう際は、条件にあう複数のサービスの資料を請求し比較検討することも重要です。サービスによっては無料トライアルもありますので、一度試してみるのも良いでしょう。また、社外に情報管理をゆだねることになるので、セキュリティ対策がしっかりと行なわれている会社を選ぶ必要もあります。

社内体制の整備

立替経費の処理業務のあいまいだった部分は明確に、不必要な業務は省くなど、クラウドソフトへ移行する際には、業務フロー自体の見直しが必要になる場合があります。

また、移行に関しては、社員の理解は必要不可欠ですので、クラウドソフトの使い方を学ぶ機会やフォロー体制を設けていくことも大切です。完全移行の前に、対象となる全社員が問題なく使用できるよう整えていけることが理想となります。

まとめ

クラウドソフトの活用は、立替経費の処理業務を飛躍的に効率化することができる有力な方法と言えるでしょう。紙媒体のやり取りでは時間も手間もかかっていた申請や承認ですが、オンラインで行なうことによって手続きが迅速になり、自動入力やデータ取り込みなど様々な便利な機能でミスも防げるようになります。

システム導入には、社員のクラウドソフトに対する理解と協力が必要不可欠ですが、立替経費処理の業務負担を削減するために導入している企業も増えており、その効率化の効果が充分に期待できます。申請者も承認者も、お互いにスムーズなやり取りができるよう会社として、システム導入などの便利な環境を整えていきましょう。