本来なら社会保険の知識が必要とされるうえ、社員の個人情報に関わる給与計算は、総務や人事で行うことが一般的です。しかし、部門が分かれていない中小企業では、経理部門が給与計算を担うことがあるでしょう。
給与計算は、社員のモチベーションや会社との信頼関係を左右するミスが許されない重要な業務です。一方で、度重なる改定への対応や社会保険料などの煩雑な計算が必要とされる手間のかかる作業でもあります。経理業務の片手間に給与計算業務を行うことは、経理担当者にとっても大きな負担となります。そうした負担を軽減するためにも、代行の活用は大きな解決手段の一つです。
代行に委託できる業務を確認し、代行することで得られるメリットとデメリットについて知識を深めましょう。
経理代行とは
経理代行とは、会社の経理業務を外部の人間が代わりに行なうことを指します。経理業務は、法令や簿記のルールに則って定められており、会社独自のルールが少ないため代行に委託しやすい業務です。
委託できる業務の例
経理代行は、経営者的な観点からの判断が必要とされる業務を除けば、ほぼすべての経理業務が代行可能です。経費精算業務や記帳業務、売掛金・買掛金管理や決算・申告業務、支払や振込のデータ作成や手続き、給与計算や年末調整業務などさまざまな経理業務が委託可能です。
中小企業における経理部門
個人事業主や規模の小さい会社などでは、潤沢に人員を確保できないため、経営者や従業員が経理・人事・総務などを兼任する必要があるでしょう。
しかし、会社が成長し従業員が増えるにしたがって、社内規則や人事規定の整備、給与計算の業務量が増えたとき、専任の担当者を付けるか代行に頼むかを判断することとなります。
専任の担当者を雇用する場合、経理業務の質が担当従業員の能力に左右されてしまいますし、能力が不十分な場合でも容易に解雇することができません。
経理代行サービスは、経理担当者を社員として雇用するよりも低リスクで、煩わしい経理業務の一部または全てを可視化した状況で請け負ってくれます。
給与計算をアウトソーシングする
アメリカでは給与計算アウトソーシングの割合は70％であるのに対し、日本は約10％と割合が低い状態にあります。日本では、小規模の給与計算は会社と提携している社労士などに委託したり、社内で対応するのが通例になっており、給与計算のみでアウトソーシングする機会が少なかったことが要因でしょう。
しかし、今、日本は経験のある従業員が定年退職を迎えることを機に、新たに担当者を育成するのではなく、アウトソーシングを選択する機運が高まっています。また、プライバシーの保護の観点から社内で人事情報を取り扱うことへのリスクが高まりつつあることも、アウトソーシング化への後押しとなっております。
【参考】「給与計算代行」の歴史・背景｜給与計算.jp – 給与計算代行・アウトソーシング
意外とお手軽！？給与計算代行の料金の相場
実際のところ給与計算を代行業者に委託すると、どのくらいの料金がかかるのでしょうか。
実は、単純に給与計算のみのアウトソーシングならば、そんなに大きなコストにはなりません。最安の代行業者では、6,000円で10人まで給与計算を委託することが可能です。
さらに、手続きがわかりずらい年末調整さえも、一人当たり1,050円で請け負ってもらえる業者もあるのです。
アウトソーシングのメリット
給与計算をアウトソーシングするメリットにはどのようなものがあるでしょうか。
業務の品質の面、コスト面などの観点などからまとめてみましょう。
改定がある社会保険制度の把握・対応しなくて済む
社会保険制度は、毎年のように改定が行われ、その都度改定内容に合わせた対応が必要となります。経理業務を専門に行う代行業者に依頼すれば、煩わしい改定対応も行って貰えるので安心です。
給与計算業務の負担を軽減できる
片手間にやっていた給与計算も、従業員数が増えるにつれて業務負担も増えていきます。また、月初めや月末等、時期によって業務量が膨れ上がるので、対応が追い付かない事態に陥りかねません。こうした業務をアウトソーシングすることによって、本来の業務に集中できるようになります。
給与情報漏えいの防止
社外で給与計算を行うメリットの1つに社内への”給与情報の漏えい”を防ぐことができます。たとえ、実際に漏えいすることはなくても、同じ従業員が社内の給与情報を全て把握している状態は、気持ちのいいものではありません。おのずと給与計算を行う社員は少数に限定され、業務の属人化も心配されます。こうした属人化を防ぐことができるのもメリットの1つです。
経理担当者の引継ぎや育成の手間を避けられる
アウトソーシングによって業務の属人化が防げるため、引継ぎや給与計算担当者の育成に煩わされることがなくなります。引継ぎ期間、育成期間がないので、従業員のモチベーションに直結する給与関係の業務に穴を開ける心配もありません。
アウトソーシングのデメリット
給与計算のアウトソーシングには当然デメリットもあります。デメリットを把握した上での導入検討が必要となりますので、ここではデメリットについてまとめます。
ノウハウの蓄積ができない
社外に業務を委託すると、当然その業務に関するノウハウを蓄積するのはできなくなります。代行業者との何らかのトラブルが起こり継続契約が難しくなったときには対応が必要になります。もっとも、給与計算は勤怠実績と就業規則、法令にのっとり算出します。比較的容易にアウトソーシングが可能な業務ですので代行業者の乗換はしやすいといえます。
情報漏えいの恐れ
近年では、給与計算業務だけでなく、様々な業務でもオンライン上のやり取りが増えています。そこで、心配しなくてはならないのが、ネット上での人事情報の漏洩です。メールの送付ミスなどの人的ミスもありますが、ウイルスや悪質なアプリによる情報流出も起こりえます。きちんと、セキュリティ対策を行い、ネット上への流出を防ぐ必要があります。
中小企業に代行を勧める理由
アウトソーシングについて述べてきましたが、ではなぜ中小企業はアウトソーシングを導入すべきなのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
代行を利用すれば給与計算担当者を雇用する必要がない
今では少人数からの給与計算も対応してくれる代行業者も多くあります。あえて社内で専任者を作る必要がありません。よって引継ぎや育成の手間も、その間の業務の滞りも起こりません。
10人の給与明細を作るのも、100人の給与明細を作るのも必要な知識は変わりません。10人の明細を作るために法令から勉強しますか？いっそのこと専門家に任せたほうが安心ですし手間も省けます。
業務の属人化を防ぎ業務のブラックボックス化を防ぐ
専任の担当者の存在は、業務の属人化を招き、その従業員に何かが起こると業務が回らない事態を起こしかねません。アウトソーシングすることによって、業務のブラックボックス化を防ぎ、業務の安定が期待できます。
おすすめ代行業者3選
中小企業にお勧めの代行業者を3社紹介します。
Mamasan&Company株式会社
全国に在住するスキルを持ったママさんをオンラインで業務に結び付け、高いクオリティとコスト面を同時に確立した業務代行業者です。
【料金】給与計算 10名まで6,000円/月～ 年末調整 1,050円/人
【特徴】
■全国にちらばる知識を持つ在宅ワーカーをまとめ、徹底したリモート業務で効率化し、高い品質とリーズナブルな価格設定を実現。
■少人数からの対応も可能、リモートワーカーには有資格者も多数おり専門的な対応も可能。
■ISO27001情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）取得し、情報保全に取り組んでいます。
https://mama-sun.com/jp/operating/bpo/payroll/
東京経理・給与計算代行センター
記帳代行や給与計算に特化した経理代行業者です。
少人数からの対応も可能で、料金体系も明確です。勤怠データを提出するだけで、給与に関するすべての手続き代行が可能です。
【料金】 給与計算 10,000円～/月（※人数によります）
+勤怠管理（600円/人）
+給与明細作成（200円/人）
年末調整 12,400円～（※人数によります）
【特徴】
■税理士や社労士よりより身近に給与計算業務を肩代わり。
給与計算にかける社内の人件費を削減し、より本業へ集中できます。
■中小企業の方でも利用しやすい、少人数からの対応も可能。
料金体系も極めて明確で、リーズナブルです。
■税理士や公認会計士、特定社会保険労務士も在籍しており、給与計算だけでなく社会保険の加入などの各種手続きも対応可能。
https://www.kokopelli-inc.jp/calculation/
ペイロール
実績93万人、継続契約率97％を誇り、給与計算業務専門アウトソーシング企業としてトップクラスの処理実績をもつ給与計算代行業者です。
【料金】要見積り
【特徴】
■幅広い業種・規模の企業への対応実績・ノウハウがあり、それぞれの企業に合わせた給与計算が対応可能です。
■アウトソーシングを伴う業務改善の提案が可能。
■万全のセキュリティ対策。プライバシーマークなどの各種認定書の取得など、安全対策を徹底し、情報の流出の防止に取り組んでいます。また、災害等の、情報損失を防ぐため万全のバックアップ対策を講じています。
https://service.payroll.co.jp/
給与計算はアウトソーシングで効率化を！
給与計算のアウトソーシングは難しいものではありません。就業規則や賃金規定、社員情報、勤怠実績（タイムカードなど）などの必要書類さえ用意すれば、比較的スムーズにアウトソーシングできる業務です。
給与計算は必ず毎月発生するルーチン業務でありながら、ミスの許されない重大な業務であります。これらを、専門家にお任せすることにより、より安心して本来の業務に取り組めるのですからアウトソーシング導入を検討する価値があるでしょう。
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