テレワークをマネジメントする悩みを外注で解決！

働き方改革などの影響でテレワーク導入の機運が高まる中、企業では人員マネジメントの難しさに注目が集まりつつあります。

テレワークとは、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。

しかし、テレワーク導入の準備が整っていないと、コミュニケーションの希薄化やモチベーションの低下など、新たな問題が発生する可能性も少なくありません。

以上を踏まえ、テレワークが抱える問題点や成功事例、人員マネジメントの外注、テレワーク導入におけるサービスについてご紹介します。

テレワークが抱える問題点

テレワークとは、情報通信機器等を活用し時間や場所を有効に利用する、柔軟な働き方のことです。

社員側からみると、会社へ出社する必要がなくなることで通勤のストレスから解放されるなど、魅力的な点が多く存在する一方、管理者側からみると様々な問題点が表面化してきています。

では、どのような問題点があるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

リアルタイムのコミュニケーションが困難

テレワークにより、社員同士のコミュニケーションの希薄化が懸念されます。

現状、テレワークの従業員同士の連絡手段として、無料通話システムやメールなどのコミュニティツールは存在します。

しかし、どれほどシステムが高度化してきていても、顔を合わせた会話ができない点は大きなデメリットといえるでしょう。

テレワークでは、ともに働く社員の存在を近くに感じにくいために、孤立を感じてしまう可能性も否めません。

正確な勤怠の把握が困難

従来型のタイムカードを切るような勤怠管理がなくなることが想定され、正確な勤怠の把握はマネジメントの難しい問題の1つです。

社員の正確な勤務時間を把握するため、勤怠管理の方法を確立する必要があるでしょう。

評価基準を設定しにくい

上司にとって直接顔を合わせることが少ないテレワーク社員は、評価する対象へ目が届きにくくなる可能性があります。

例えば、オフィス勤務の社員とテレワーク社員の両者に、仕事上で同じ指摘や指導をする場合を想定すると、テレワーク社員はコミュニケーションツールを通した音声や表情から反応を判断することになり、より微細な温度感が伝わりにくいことがあります。

また、仕事上の評価については、オフィス勤務の社員のようにオフィスで実際の仕事ぶりを見られていない分、テレワーク社員自身がきちんと仕事をこなしているか、適切に人事評価がなされるか、という懸念が生まれます。

テレワーク運用のセキュリティ上のリスク

テレワークは自由度が高い一方で、社内のみで社員が仕事をする場合より、情報漏洩のリスクが高まります。

場所や時間にとらわれない働き方は、出勤して仕事をする場合と比較すると、外部に情報を持ち出すなどのリスクが高くなるでしょう。

情報漏洩を防ぐため、社員が自宅や社外で端末を使用する場合には、セキュリティ対策により一層慎重になる必要があると言えます。

テレワーク導入成功事例

総務省が調査を元に作成した「テレワーク事例集」には、テレワーク導入により良い結果を得られた成功事例が数多く紹介されています。

この中から、テレワーク導入の成功事例をいくつかご紹介します。

テレワーク導入で残業時間6割減（株式会社エー・トゥー・ゼット）

株式会社エー・トゥー・ゼットは、外国語学校経営や県内小中学校への外国語指導助手（ALT）の派遣を手掛けている企業です。

社員の8割が女性のため、出産や転居による退職の問題を早急に解決する必要がある中、2016年にテレワークを導入しました。

具体的には、一旦出社してから派遣先に行く場合の移動時間を、テレワークによって直接職場へ行けるようにするなどの取組みを行い、結果として残業時間を今までの6割程度減少させることに成功しました。

さらに、企業全体のワークライフバランスが改善することで社員のモチベーションも上がり、業務効率の上昇に繋がったと報告されています。

社員の離職対策に有効（株式会社はっぴぃりんく）

株式会社はっぴぃりんくは、学習塾やウェブ制作などの事業展開をしている、比較的少人数の企業です。

社員数の多い企業と比べ、優秀な人材が離職する損失は計り知れないことから、それを回避するためにテレワーク導入を検討し、実現しました。

人材確保が難しい時代に「自由な時間に在宅で働ける」というテレワークの特性を生かすことで、実際に限られた人員の流出を防ぐことができました。

【出典】総務省「地域企業に学ぶ平成30年度 テレワーク実践事例集」

人員マネジメントの難しさ

ここまで見てきたように、数々の企業によるテレワーク導入の成功事例が報告されています。

しかしながら、実際にテレワークを導入した後に、テレワーカーを統率しマネジメントするのに困難を感じることもあるでしょう。どのようなケースが考えられるのかご紹介します。

テレワークが抱える問題を解決できない

テレワークが抱える問題点として、勤怠管理の見えにくさ、評価の見えにくさなどを先に述べていますが、これらを解決する術を提示できなければ、テレワークでのマネジメントを成功に導くことは不可能と言えます。

管理者側が感じる不安点は、そのままテレワークを行う社員にも伝わり、マネジメントを行う前に組織としての統率力が失われてしまうことも否定できません。

テレワーカーをまとめ、管理していくために、まずは勤怠管理・評価基準などのルール制定といったハード面を整える必要があるでしょう。

社員のつながりが分からず統率しにくい

テレワークを行っていると直接のコミュニケーションの機会が圧倒的に少なくなります。そのため、全員で一致団結したプロジェクト遂行のような形での人員統率が難しく感じる場合もあるでしょう。

特にフルリモートにした場合、自分の担当業務や所属部署以外の状況が見えづらかったり、そもそもの業務全体のフローさえ不明になってしまう危険性もはらみます。

マネジメントを外注する

テレワークを導入した後の人員マネジメント部分を、全くノウハウがない状態で構築していくことはかなりの労力が必要です。

そのような場合には、「自社採用社員だけで運用していくことににこだわらず、人員マネジメント部分の外注を検討する」という選択肢もあります。

マネジメントを外注とは？社員外注との違いは？

社員外注とは一部社員を外注化すること、つまり個人事業主として独立させることです。
社員を外注扱いとすることで、消費税や社会保険料を削減する意図が考えられます。

一方でマネジメントの外注は、社員のマネジメントを外注することです。

同じ外注という言葉ですが、意味するところは全く異なり、必要な時に、その知識に長けた人材に参加してもらいます。

マネジメントを外注するメリット

そもそも外注のメリットは、必要な人材を必要な時に要請できる点にあります。

外注を利用することで、優秀な人材に出会える点は大きなメリットと言えるでしょう。フリーランスや元コンサルタントの経歴をもちながら、やむを得ない事情により埋もれてしまった人材を、マネジメント要員として一時的に迎え入れることも可能です。

また、テレワークについてノウハウを確立し、熟知している専門の人員をマネジメントに充てられるのも大きな利点と言えます。

テレワーク導入支援サービス

テレワークの導入および定着を目的としたサービスを提供し、テレワーク制度を推進している企業のサポートサービスを利用するという選択肢があります。

テレワークの導入を検討中の企業だけでなく、導入後の人員マネジメントのサポートの依頼としてもおすすめです。

各企業ごとに得意分野やサポート概要は様々なため、よく検討してみましょう。

Mamasan&Company株式会社

10年以上にわたり世界中のテレワーカーとともに多種多様な業務実績を誇るMamasan&Company株式会社は、自社のテレワーカーマネジメントのノウハウを活かした導入サポートサービスを提供しています。

具体的には、導入を検討中の企業がテレワークを実現するために必要な環境構築、マネジメントを行うスタッフのコーチングなどのトータルサポートを行います。

テレワーカーを管理する経験が豊富なので、ノウハウがない企業でも確実に導入に向けた体制を整えていくことが可能です。

その他にも、自社での運用ではなくアウトソーシングを考えている企業向けに、給与計算や経理業務などのバックオフィス業務、システム開発、クリエイティブ業務などの外注も取り扱っています。

【出典】Mamasan&Company株式会社「HP」

株式会社ダンクソフト

WEBサイトのコンサルティング関連やクラウドサービス、コンサルティングサービスなど多数の事業を手掛けている企業です。

テレワークに関しては、導入からその後の運用相談までサポートを実施しています。

テレワーク導入までのサポートとして、ICT（情報通信技術）環境の確認や、クラウド環境相談・アドバイスなどを行います。

また、デバイス・周辺機器周りのレクチャーや、テレワーク運用の各研修の用意も豊富です。

何より、社内ルール化アドバイス、就業規約作成のサポート、助成金獲得サポート等、細かなサポートが特徴としてあげられるでしょう。

テレワークを運用している企業向けとしては、テレワーク導入により日々発生する課題・問題のサポート、電子メールを基本とした質疑応答、解決支援なども提供しています。

【出典】株式会社ダンクソフト「HP」

株式会社イマクリエ

アウトソーシングやコンサルティング事業を手掛ける企業です。

テレワークに関しては、導入サポート面から細かな導入フローが明示されており、現状把握から導入に向けた環境構築、企業で抱える課題の解決まで相談可能です。

また、環境構築の足がかりとして、簡潔なチェックリストが掲載されている導入に向けた検討資料があり、すでにテレワークを運用している企業向けに、複数のアウトソーシングプランも比較できます。

アウトソーシングプランも、マーケティングやオフィス代行サービスなど様々です。

人員マネジメントでは、業務にスポットを当てた得意分野の登録テレワーカーを紹介されるので、企業で独自に人材を確保する必要はなくなるでしょう。

テレワーカ－社員を対象とした研修制度も、テレワークに特化した研修をテーマ別に用意しています。

社員教育の一環として、テレワークの知識習得や共有を深める点などで、このようなサービスを活用するのもひとつの選択肢です。

【出典】株式会社イマクリエ「HP」

まとめ

一見魅力的なテレワークという働き方ですが、マネジメントは一筋縄ではいかないのが現状です。

その一方で、リモートワーカーのマネジメントに苦戦する企業が続出する傍ら、マネジメント自体を外注するという新しい手法で成功を収めている企業も多数出てきています。

従来のやり方から一歩抜け出したところに、テレワーク導入後の運用やマネジメントの課題解決の糸口が見つかるかもしれません。

テレワークという、この新たな制度の運用をサポートする企業が充実してきている今、自社に見合った最適な人員マネジメント方法を検討するために、外注サービスを利用してみてはいかがでしょうか。

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