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テレワーク導入支援を利用するときにチェックしたい注意点

2019年12月3日 12:48 カテゴリー : BPO Times

近年、情報通信技術(ICT)を利用している、一人一人のライフスタイルに合わせた柔軟な働き方であるテレワークが注目されています。

政府では、2017年より2020年までの毎年7月24日を「テレワーク・デイ」とし、企業による全国一斉のテレワーク実施を呼びかけています。企業において実際にテレワークを導入するうえでの注意点を、具体的な導入支援方策を含めて見ていきましょう。

【関連記事】テレワークとは何?導入メリットや注意点を解説!

業務環境の構築について

テレワークの環境構築においては、対応する職種の設定や業務分析などの業務の見直し、
コミュニケーションツールの検討などIT環境の整備が必要となります。またこれらの対応に伴う費用も発生します。上記解決においてどのように対応すべきでしょうか。

社内だけではなく、外部専門家の目を入れる

業務環境の構築においては、IT環境構築などのプロや社会保険労務士などの外部専門家のコンサルティングが必要になります。そのような専門家の下、一つ一つの構築にむけて、コミュニケーションを取りながら、細かくみていく必要があるでしょう。

また業務環境を構築する上での費用においては、対象範囲はあるものの時間外労働等改善助成金(テレワークコース)などの補助金も準備されているため、こちらの活用を検討してはいかがでしょうか。

【参考】「厚生労働省 時間外労働等改善助成金(テレワークコース)

労働環境の整備について

テレワークを行う労働者に対しては、オフィスで働く労働者とは異なり、使用者の指揮監督の程度が弱くなるという特殊性があります。
そのため、テレワーク導入・実施にあたって適正な労務管理を行うためにはどのような点に
注意すべきでしょうか。

各々のテレワークにおいて就業規定を明示

在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務のいずれのテレワーク時においても労働基準法は適用されます。そのため、導入にあたっては以下の点に注意すべきでしょう。

・労働時間
・賃金
・通信機器等の費用負担など

特に労働時間においては、長時間労働の抑制として、システムへのアクセス時間制限や労働者への注意喚起も行うことが好ましいです。

セキュリティ対策について

テレワークにおいて最も重要視することの一つが、セキュリティ対策です。テレワークは、会社という場所に囚われず作業できることがメリットである反面、それに伴いセキュリティ上の情報漏えいといった課題が発生します。
テレワークにおけるセキュリティ対策とは何か、注意すべき点について見てみましょう。

ルールを定め、定期的な指導・通知が必要

セキュリティにおいては、どこか1ヶ所に弱点があれば、他の対策をいくら強化しても全体のセキュリティレベルの向上にはつながりません。まずはセキュリティの担当者を決めて、保護すべき情報資産を洗い出し、どのような脅威や脆弱性、リスクがあるのかを十分に把握、認識したうえで、長期的な計画のもと行われなければなりません。

何よりもテレワークを行う方がルールを認識するために、定期的な指導・通知が必要になります。

コーチングについて

テレワーク導入において、環境構築はもちろん、テレワーカーとして働くスタッフへのコーチングも必要になります。では、どのような点をコーチングすべきなのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

テレワーク導入の目的や理想とする目標着地点の共有

テレワーク導入により、目標とする成果がどこなのかを企業全体で共有することが必要です。明確な目標を共有することで、それに近づけるためにどのように稼働すべきか、意識して取り組むようになります。

管理職への指導

部下がテレワークをすぐに受け入れることができるようにするためには上層部の意識改革が必要です。管理職が積極的に取り入れ、周囲に導入を訴えるようにしましょう。

勤務時間など就業規則等の作成および共有

テレワークを導入すると、自律的な業務の実施が求められます。そのための下地となる就業規則を作成し、始業および終業時間の徹底や緊急時の連絡方法などを明示し共有しておきましょう。

導入支援を活用する

いざテレワークの導入が決まってもなにから手を付けるべきか、どの程度の設定が必要かなど多くの課題にぶつかるでしょう。そこで外部企業による導入支援を活用することが必要です。では導入支援活用によって、どのようなメリットが受けられるでしょうか。

導入から実践まで最短距離で行える

自社で構築する場合、多くの知識とそれに伴う時間が必要となります。しかし依頼した場合、必要な箇所の情報を提供してもらえるため、短い時間で導入までたどり着けます。

専門的かつ新しいノウハウを取り入れられる

豊富な経験と情報量から、自社にない新しいノウハウを取り入れることができます。そのような点も踏まえ、外部の導入支援企業を選定することが望ましいでしょう。

「外部の知見」が得られることで、現状必要な点だけ提案が受けられる

現状の組織の無駄や必要な点の提案を受けることができます。また外部の目を入れることで、違った視点の考え方も新たに発見できるでしょう。

おすすめ企業

導入支援企業としてどのような企業があるのか、実際に見てみましょう。

Mamasan&Company

子育て中の母親など、世界中のテレワーカーが働くBPO企業で、デザイナー、SE、プログラマ、PMなど、あらゆる分野を網羅できる数多くの人材が在籍しています。
経理、総務のBPO、クラウドワーキングに関する実績が豊富なので、ノウハウを生かしたシステム開発も可能です。

https://mama-sun.com/jp/

株式会社テレワークマネジメント

社員の約7割以上が在宅勤務というテレワークを実践する企業です。
国の事業や民間企業など、200件以上のコンサルティング実績を元に質の高いサポートが定評です。

https://www.telework-management.co.jp/services/consulting/

日立ソリューションズクリエイト

日立グループの情報・通信システム事業の一翼を担うIT企業です。
高度なITと幅広い業種・業務分野における経験・ノウハウをベースに、先進のソリューションを提供しています。

https://www.hitachi-solutions-create.co.jp/

まとめ

これまでの技術では社会の発展に伴い、出来なかったことが可能になり、企業にとっても様々な面において多様性が求められるようになりました。テレワークもその一つであり「人口減少」「高齢化」「女性の社会的進出」など社会的背景から今後も導入検討が必要になってくるでしょう。

そのような場合に、自社ですべてを構築することは莫大な時間や労力、費用など負担が大きくかかってしまいます。導入支援企業を上手に活用して、テレワーク導入を進めてみてはいかがでしょうか。

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