世界的な感染症対策でテレワーク導入が加速される中、社内のコミュニケーションをどうするか悩んでいる企業は多くあります。
その中でも通常に行っていた会議をどうするか、どの通信会議方法が自社に適しているか模索している企業は少なくないのではないでしょうか。
今回は通信会議の中でも導入がしやすく、現在最も使用している企業が多いWeb会議について、会議方法を中心に紹介します。
メリットとデメリット、セキュリティ対策などをはじめ、おすすめのWeb会議ツールの紹介もありますので、この機会にスムーズにWeb会議を開催しましょう。
Web会議の方法は？
通信会議には大きな区分として、「テレビ会議」「ビデオ会議」「Web会議」があります。
テレビ会議とビデオ会議は専用端末を備え、社内サーバーの環境でモニタやマイクなどを使用して行う会議です。両方とも基本的に機能面で差がないため、同一のものとして考えられています。
一方、Web会議とは、普段使用しているパソコンやスマートフォンを用いて、ツールやアプリなどを使い、インターネット環境で行う会議です。ネット環境があれば、場所や時間を問わずに会議を行うことができるため、現在最も注目されている会議といえます。
では具体的に、Web会議はどのように行っていくか見ていきましょう。
Web会議で必要なものを準備する
まず最初に必要なのが、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのネット環境が使用できる端末です。すでに自社で使用している場合は、新しい物を購入する必要はありません。
その他に必要となってくるのは、マイクやスピーカー、Web会議でよく使用されるのが、ヘッドセットです。イヤホンとヘッドフォン、マイクが一つになったもので、パソコンを操作しながら会議に参加ができるのでとても便利です。
映像はパソコンやスマートフォンについているWebカメラで代用できるでしょう。
ツールやアプリを導入する
次に必要になるのが、Web会議に必要なシステムやツールの導入です。
それぞれのパソコンやスマートフォンの端末に導入し、Web上で音声や映像などの通信を行い会議をします。音声だけの会議をはじめ、カメラを使った映像を通した会議など基本的なサービスは製品が異なっても同じですが、サービスには無料のものと有料のもので利用できる範囲が異なります。サービス内容を把握し、自社に適したシステムやツールを導入しましょう。
会議の日程を調整する
システムの準備が整ったら、Web会議が可能になります。
会議参加者と日程調整をして会議に備えましょう。
通常の会議と大きく異なるのは、会議の場所を指定しなくてもよいという点です。参加者は会議の時間になったらWeb会議システムにログインし、インターネット上で会議を行います。
会議で必要な資料を共有する
会議に必要な資料があれば、あらかじめ共有しておくことが必要です。
メールなどで参加者に送付することもできますが、Web会議システムによってはシステム上で共有できる場合があります。システム内で共有することにより、メールの誤送信などの防止にも役立ちます。
Web会議のマナーやルール
気軽に行えるWeb会議ですが、会議を円滑に進めるためにはマナーやルールを守ることが大切です。ではどのようなマナーやルールがあるのか、具体的に見ていきましょう。
服装や身だしなみ
映像を通して会議を行う場合は、服装や身だしなみに注意が必要です。
特に在宅で行う場合、普段着でも問題ないと思いがちですが、Web会議といってもビジネスシーンになるため、清潔感のあるビジネスカジュアルを心がけましょう。
場所と背景
Web会議はそれぞれの場所で行うため、周囲の環境への配慮が必要になります。
マイクは思っている以上に周囲の音声を拾いますので、騒音や音楽などがない場所で行うように心がけましょう。自分の発言がない時には、マイクをオフにするのも効果的です。
また映像を通しての会議は、背景の配慮も大切です。周囲に動くものがあれば、会議参加者の気を散らしてしまうことになりかねません。また自宅で行う場合も、人にあまり見られたくないものが映らないようプライベートを守ることも必要になります。
また、会議では会社の重要情報が議題となることが多く予想されます。周囲に情報が漏れないよう、細心の注意を払いましょう。
会議中のマナー
会議参加者が複数いる場合、誰に質問をしているのか、誰が意見を出しているのか特定しにくいケースが考えられます。質問は誰に対してなのかを明確にし、必要以上の発言は控えるようにしましょう。特に相槌は会議の遅れの原因にもなりますので、注意が必要です。
また、インターネット回線を使用するので、回線状況によって会議内容が聞こえにくい場合があるでしょう。聞こえにくい、わかりにくいと発信することも大切です。
Web会議におけるセキュリティ
Web会議システムを導入するにあたり、一番の懸念事項はセキュリティ問題です。システムやツールには、あらかじめセキュリティ対策がされているものが多く存在します。
セキュリティ対策を行っておかないと、情報漏えいにもなりかねないので対策はできる限り万全にしておきましょう。
暗号化機能
まず最初に、暗号化機能がついているか確認しましょう。Web会議はインターネット回線を使用するため、外部から侵入される危険があります。
暗号化機能は、音声や映像を暗号化することにより、内容を外部にわからなくする機能です。一般的な暗号化の種類として、SSL暗号化とAES暗号化があり、どちらも強度な暗号化として知られています。
セキュリティコード（接続ID）の設定
Web会議では、会議ごとにセキュリティコード（接続ID）が設定できるようになっています。コードを設定することで、会議参加者を限定し参加者に制限を設けることができます。外部からの侵入を防ぐための、有効的な方法です。
IPアドレスの指定
端末を特定するIPアドレスを指定して、会議参加者を特定することができます。
IPアドレスとは端末を識別するもので、いわば住所のようなものです。
このIPアドレスを限定して通信を許可することで、社外の人と通信を防ぐことも可能になります。
Web会議のメリットとデメリット
とても便利なWeb会議ですが、他の会議同様、メリットとデメリットがあります。
ここでは具体的に、どのようなメリットとデメリットがあるかを紹介します。
Web会議のメリットは？
数多くのメリットがあるWeb会議ですが、まず場所の確保がいらず移動の手間が省けることでしょう。
コスト面では、遠隔地との会議が可能となることで交通費がなくなり、通常の会議で印刷をしていた資料が不必要となるため事務用品や消耗品の削減にも繋がります。
また小規模から比較的大きな規模まで、様々な会議設定ができます。通常の会議より会議設定がしやすいため、今まで以上に柔軟な会議を行うことが可能になるでしょう。
Web会議のデメリットは？
Web会議はインターネット回線を使用するため、接続状況によって音声品質が低下するなど会議の妨げになる可能性があります。
また、通常会議と比べ会議参加者の表情や会議の雰囲気が読み取りづらく、慣れるまで会議がやりにくいと感じることもあるでしょう。
Web会議のオススメツール
Web会議には無料で使用できるものが多く、音声会議や映像会議などの基本的なサービスはどの製品も変わりがありません。資料の共有やチャット、会議設定など会社によっては有料となる場合がありますので、どの製品が自社に適しているか比較して検討しましょう。
ここではおすすめのシステムやツールを紹介します。
Zoom
アメリカを中心に利用されているツールで、日本企業でも多く使用されています。
ホワイトボード機能や画面共有機能などで会議参加者同士で共有ができ、メールアプリやカレンダーアプリと連携できるためスケジュール管理をスムーズに行うことが可能です。
また、Web会議の動画や音声を録画することができ、背景が気になる人にはバーチャル背景機能を使用することで背景に悩む手間が省けます。
無料版でも多彩な機能がありますが、有料版ではユーザー管理機能や長時間の会議が可能になり、より効率的にWeb会議を行うことができるでしょう。
Microsoft Teams
Microsoft社が提供するWeb会議ツールで、Skypeビジネス版が終了したことにより後続されたサービスです。世界225の国と地域で活用することができます。
Microsoft社が提供していることで、Office365との連携はもちろんのこと、WordやExcelなどのOfficeアプリのファイルをMicrosoft Teams内で編集できるほか、共有ファイルを保存することも可能です。
また無料版でも参加可能人数が300名まで可能なので、大規模な会議の設定ができるようになっています。
V-CUBE
インストールが不要のブラウザ上で利用できるWeb会議システムで、モバイル対応に力を入れているため、モバイルでのWeb会議を想定している企業におすすめです。
Office365と連携しているためカレンダー登録やスケジュール管理をシームレスで行え、パソコンの画面共有が可能なので会議中でも資料の修正やアンケートを行えるのが特徴です。
またサポート体制が充実しており、24時間問い合わせが可能なため、安心して導入や運用ができます。
まとめ
Web会議システムは会社によって提供されている内容は異なりますが、基本的な方法はどのサービスも同様です。会議の規模や便利な機能など、どのサービスが自社にあっているかを検討するために、まずは無料版ツールから使用してみるのもいいでしょう。
今回のWeb会議の方法を参考にして、この機会に有意義なWeb会議を実施してみましょう。
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