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楽楽精算で経費精算はこんなに変わる!アウトソーシング企業も紹介

2019年11月12日 11:43 カテゴリー : BPO Times

毎月大量に発生する煩雑な業務と言えば、必ずそのひとつに経費精算が上がるのではないでしょうか。

特に人数が多い会社になると、申請ルールが守られなかったり、領収書の数も膨大になったりと大変な負担でしょう。更に経費申請の他にも、チェックや承認・会計処理も手間がかかり、経費精算処理に大きく時間を割いている会社も少なくありません。

そこでお困りの企業に紹介したいのが、経費精算システムを導入し、業務のボリュームを低コストでぐっと小さくする方法です。
特に近年は経費精算システムの機能が素晴らしく進化しているため、アウトソーシングと併用すれば驚くほど社員の負担を減らすことができるのです。

今回は経費精算システムの便利な機能の紹介と、アウトソーシングについてもご紹介しましょう。

経費精算システムとは一体どういうもの?

経費精算システムとは、交通費申請や立替経費精算など、日々発生する経費の申請から承認までの流れをスムーズかつスピーディに行えるよう作られたシステムです。
具体的にどのような機能があるのか、代表的なものを紹介しましょう。

レシートを撮影するだけで自動読込

スマートフォンやタブレットで領収書を撮影するだけで、日付や金額を自動で読み込むことができます。いくつかの項目を記入すればあっという間に申請データが作れ、そのまま上長に承認申請として出すことも可能です。

更に事前に登録しておけば、取引先データも撮影時に一気に読みこむこともでき、この手軽さと速さが経費精算システムの大きな特徴のひとつと言えるでしょう。

ICカードとの連携で交通費も簡単に精算

各社交通系ICカードと連携させることができ、その中から必要なものを選んで経費として申請することができます。
区間ごとに交通費を調べる手間が省ける上に、実際の交通費データを使用するので申請金額のミスもなく、過払いや重複も防いで正しい交通費の精算が可能となります。

クレジットカードデータとの連携も可能

交通系ICカードだけではありません。法人クレジットカードのデータと連携させ、プライベートでの使用分を除外した上で経費を申請することもできます。
取り込まれたデータは途中での金額修正は不可能なため、不正や計上漏れを防ぐ大きな助けとなるでしょう。

経費精算システム導入のメリット

経費精算システムには便利な機能が多数あることが解りました。
では実際に経費精算システムを導入することで、企業にとって更にどのようなメリットがあるのでしょうか。

社員・上長・経理それぞれ負担が軽くなる

経費精算システムを導入することで、経理だけでなく様々な部署での負担を軽くすることができます。

・社員…煩雑な経費申請処理を領収書撮影やICカードのデータからそのまま申請することができ、大幅な時間短縮になります。

・上長…申請データの自動チェックで負担を軽減します。また、申請があるとリアルタイムで承認依頼が飛んでくるので、承認完了までをスピーディに行うことが可能です。

・経理…数字の間違いや申告漏れが減少し、チェックが楽になります。更に会計ソフトと連動させることで、申請された経費をそのまま仕訳処理することができます。

数字のミスや不正がなくなる

ICカードやクレジットカードのデータをそのまま使用するので、数字の間違いや申請漏れ、不正な申請がなくなり、正しい経費が計上できるようになるでしょう。
更に交通費の変更や定期区間分の控除にも対応しているので、重複申請も防ぐことができます。

コスト削減&業務効率化

これまでの経費精算が紙媒体であったなら、経費精算システムでペーパーレス化することで、業務効率化に加えて印刷代・紙代といったコストの削減も期待できるでしょう。
何より人的コストが大幅に減るため、余ったリソースを他に回して生産性を上げることも可能です。

システム導入の事例

それでは実際に、経費精算システムを導入した会社の事例を紹介しましょう。

出張精算がスマホからできるように!社員の負担が一気に軽く

月200件以上の社員の出張があったA社は、経費精算システムを導入することで一気に効率化と時間短縮に成功。
出張先や隙間時間にスマートフォンから経費と交通費を申請でき、更に海外出張先からも申請できるので、社員による申請の負担が大きく減りました。

出金作業の時間が80時間からゼロに

導入前は、出金伝票を手書きで作成し銀行に行っていたB社は、経費精算システムの導入でそれまで店舗ごとの作業で約80時間かかっていた出金伝票作成の時間がゼロになりました。
また、会計ソフトにそのまま読み込みを行うことで、1日かかっていた経理の仕訳作業も1時間に縮小したそうです。

データ連携と自動チェックでミスが激減

エクセルに申請経費を手入力していたC社は、経費精算システムの導入で連携したデータを活用できるようになったことから入力ミスが激減。
また、自動チェック機能でそれまでチェックが行き届いていなかった交通費や交際費も、ルールごとに適切に振り分けられ、正しい経費が計上されるようになりました。

代行サービスの活用という選択肢

このように非常に便利な経費精算システムですが、「うまく使いこなせる自信がない」「導入のための人的コストに余裕がない」といった場合には、代行サービスに委託するという方法もあります。

経費精算の代行サービスとは、一体どのような内容になるのでしょうか。

常に一定以上のクオリティで経費精算を遂行

代行サービスのような外部へ委託をする場合、代行業者には経理資格保持者や、経費精算システムについて豊富な知識があるメンバーが多数在籍しています。
経費精算システムの使い方が解らなくても、代行業者がスキルと知識を使って、毎月期日までに一定以上のクオリティで経費精算システムで処理を行ってくれます。

社員を雇うよりもコストがかからない

有資格者をはじめとするプロフェッショナルが作業を行ってくれますが、契約は作業報酬や諸経費のみで人件費がかからないため、代行サービスは社員を雇うよりもかなりのコストダウンが望めるでしょう。

社員の負担も軽減できコア業務や他の業務へ集中ができる

経費精算システムに加えて代行サービスも利用すれば、経費精算のチェックや仕訳処理まで、ほとんどを任せることができるようになります。
社員は煩雑な経費精算処理から開放され、コア業務へ力を注いだり、趣味や私生活を充実させたりと、生まれた余裕を活かすことができます。

おすすめ経費精算システム「楽楽精算」

いざ経費精算システムを導入しようとしても、そのサービス数は大変多く、どれが良いか迷ってしまうかもしれません。
今回は優れたサービスのひとつとして、「楽楽精算」をピックアップしてみましょう。

楽楽精算は多くの企業に選ばれる使いやすいさ

「日本一使われている」とうたわれているだけあって、シンプルで解りやすい上に、経費精算がしやすくなるための機能が多くあるからです。
個人企業から従業員数千名の大企業まで対応、基本的な機能はすべて備わっているので、最初の導入にもぴったりの経費精算システムです。

導入までのサポートでしっかり内容が検討できる

社内への導入方法や、メリット・デメリットについてなど、導入に関する様々なWebセミナーを無料で定期開催しています。
また、価格や機能が一目でわかる資料や無料トライアル、自動チャットサポートもあり、導入に関して手厚いサービスが用意されているため、内容をしっかり把握した上で検討することができます。

ほとんどの会計ソフトと連携が可能

経費精算をするだけでなく、CSVにして会計ソフトに読み込みさせることができ、そのまま経費計上まで進めることができます。
対応している会計ソフトが非常に多く、主要な会計ソフトにはすでにテンプレートが用意されているので安心です。

以上の理由から、楽楽精算は経費精算システムの導入には非常に良い選択と言えるでしょう。

おすすめ代行会社「Mamasan&Company株式会社」

https://mama-sun.com/jp/

経費精算システムの導入はやはり敷居が高いという場合には、代行会社を利用するのがおすすめでしょう。そのひとつに、テレワークで10年以上の実績を持ち、現在世界中に200人以上のワーカーが在籍しているMamasan&Company株式会社があります。経費精算の代行を行っている会社は多くありますが、どこを選べば良いのか迷っている際にはおすすめです。

その理由を詳しく紹介しましょう。

経理のエキスパートが多く所属している

事務やWeb、プログラミングなど様々な分野の業務を請け負っており、経理の経験や資格を持つメンバーも多く在籍しています。
楽楽精算をはじめとした各種経費精算システムにも精通しているため、小さなコストで大きな安心をもって任せることができるでしょう。

会計ソフトへの取り込みなど連携サービスも充実

Mamasan&Company株式会社は経費申請処理だけでなく、仕訳や給与計算など、幅広い経理業務を請け負っています。
そのため、楽楽精算で計上された経費をそのままご利用中の会計ソフトに取り込み、月次仕訳や給与計算とともに経理業務のほとんどを委託することが可能です。

また、経費精算代行だけでなく、導入やマニュアル作成などのサポートについても相談することができます。

個々の会社に合わせてカスタマイズが可能

積み上げた経験と実績がありますので、承認経路やチェックの規定など、その会社に合わせた細かなカスタマイズが可能です。
また、申請ルールや承認のフローに関しても、ご希望があれば業務を可視化し、効率的なフローを提案することもできます。

このように、個々の会社の目的やご予算に合わせて、自由にカスタマイズができることが魅力です。

まとめ

経費精算は今まで量が多い上に煩雑で、チェックや承認も必要なため確定までの時間もかかる作業でした。しかし今は、経費精算システムで領収書からの数字の読み取りやデータ連携ができることで、ペーパーレス化と簡略化が可能になっています。更に、正確な数字が計上できるよう、何重にも工夫がなされているのです。

導入の手間はありますが、一度使ってみるときっとその速さと便利さに驚くことでしょう。
使い方が解らないなどのお悩みがある場合は、代行サービスに委託をするのも有効な手段です。

業務の効率化を考えている企業は、まずは経費精算システムの導入から考えてみてはいかがでしょう。