毎月大量に発生する煩雑な業務と言えば、必ずそのひとつに経費精算が上がるのではないでしょうか。
社員の数が増えるほど、申請ルールが守られなかったり、領収書の数も膨大になったりと大変な負担です。更に経費申請の他にも、チェックや承認・会計処理も手間がかかり、経費精算処理に大きく時間を割いている会社も少なくありません。
そこでお困りの企業に紹介したいのが、経費精算システムを導入し、業務のボリュームを低コストでぐっと小さくする方法です。
特に近年は経費精算システムの機能がさまざまに進化しているため、アウトソーシングと併用すれば驚くほど社員の負担を減らすことができます。
今回は経費精算システムについてと、導入数国内最多を誇る「楽楽精算」の評判について見ていきましょう。
また、システム導入に合わせて活用する企業が増加している代行サービスの活用についてもご紹介します。
経費精算システムって一体どういうもの？
経費精算システムとは、交通費申請や立替経費精算など、日々発生する経費の申請から承認までの流れをスムーズかつスピーディに行えるよう作られたシステムです。
具体的にどのような機能があるのか、代表的なものを紹介しましょう。
レシートを撮影するだけで自動読込
スマートフォンやタブレットで領収書を撮影し、日付や金額を自動で読み込むことができます。いくつかの項目を記入すればあっという間に申請データが作れ、そのまま上長に承認申請することも可能です。
さらに、事前に登録しておけば、取引先データも撮影時に一気に読みこむこともでき、この手軽さと速さが経費精算システムの大きな特徴のひとつと言えます。
ICカードとの連携で交通費も簡単に精算
各社交通系ICカードと連携させることができ、その中から必要なものを選んで経費として申請することができます。
区間ごとに交通費を調べる手間が省ける上に、実際の交通費データを使用するので申請金額のミスもなく、過払いや重複も防いで正しい交通費の精算が可能となります。
クレジットカードデータとの連携も可能
交通系ICカードだけではありません。法人クレジットカードのデータと連携させ、プライベートでの使用分を除外した上で経費を申請することもできます。
取り込まれたデータは途中での金額修正は不可能なため、不正や計上漏れを防ぐ大きな助けとなるでしょう。
経費精算システムを導入するメリットは？
経費精算システムには便利な機能が多数あることが解りました。
では実際に経費精算システムを導入することで、企業にとって更にどのようなメリットがあるのでしょうか。
社員・上長・経理それぞれ負担が軽くなる
経費精算システムを導入することで、経理だけでなく様々な部署での負担を軽くすることができます。
・社員…煩雑な経費申請処理を領収書撮影やICカードのデータからそのまま申請することができ、大幅な時間短縮になります。
・上長…申請データの自動チェックで負担を軽減します。また、申請があるとリアルタイムで承認依頼が飛んでくるので、承認完了までをスピーディに行うことが可能です。
・経理…数字の間違いや申告漏れが減少し、チェックが楽になります。更に会計ソフトと連動させることで、申請された経費をそのまま仕訳処理することができます。
数字のミスや不正がなくなる
ICカードやクレジットカードのデータをそのまま使用するので、数字の間違いや申請漏れ、不正な申請がなくなり、正しい経費が計上できるようになるでしょう。
さらに交通費の変更や定期区間分の控除にも対応しているので、重複申請も防ぐことができます。
コスト削減＆業務効率化
これまでの経費精算が紙媒体であったなら、経費精算システムでペーパーレス化することで、業務効率化に加えて印刷代・紙代といったコストの削減も期待できるでしょう。
何より人的コストが大幅に減るため、余ったリソースを他に回して生産性を上げることも可能です。
「楽楽精算」が評判なのはなぜか？
楽楽精算
https://www.rakurakuseisan.jp/
いざ経費精算システムを導入しようとしても、そのサービス数は大変多く、どれが良いか迷ってしまうかもしれません。
今回は、国内シェアナンバーワンと評価の高い「楽楽精算」をピックアップしてご紹介します。なぜ評判なのか、導入するメリットを見てみましょう。
国内導入社数No.1の使いやすいさ
「日本一使われている」だけあって、シンプルで解りやすく、経費精算がしやすくなるための機能を多く展開しています。
個人企業から従業員数の多い大企業まで対応可能で、基本的な機能はすべて備わっているため、最初の導入にもぴったりの経費精算システムです。
導入サポートでしっかり検討できる安心感
社内への導入方法やメリット・デメリットなど、導入に関する様々なWebセミナーを無料で定期開催しています。
また、価格や機能が一目でわかる資料や無料トライアル、自動チャットサポートで導入への不安もしっかりフォローしてくれるため安心です。導入に関して手厚いサービスが用意されているので、内容をしっかりと把握した上で検討することができるのも人気の理由と言えます。
会計ソフトのほとんどが連携可能！
経費精算をするだけでなく、CSVにして会計ソフトに読み込みさせることができ、そのまま経費計上まで進めることができます。
対応している会計ソフトが非常に多く、主要な会計ソフトにはすでにテンプレートが用意されているので安心です。
【関連記事】「経費精算はアウトソーシングと楽楽精算がおすすめ！導入事例もご紹介」
システム導入の事例
それでは実際に、経費精算システムを導入した会社の事例を紹介しましょう。
出張精算がスマホからできるように！社員の負担が一気に軽く
月200件以上の社員の出張があったA社は、経費精算システムを導入することで一気に効率化と時間短縮に成功。
出張先や隙間時間にスマートフォンから経費と交通費を申請でき、更に海外出張先からも申請できるので、社員による申請の負担が大きく減りました。
出金作業の時間が80時間からゼロに
導入前は、出金伝票を手書きで作成し銀行に行っていたB社は、経費精算システムの導入でそれまで店舗ごとの作業で約80時間かかっていた出金伝票作成の時間がゼロになりました。
また、会計ソフトにそのまま読み込みを行うことで、1日かかっていた経理の仕訳作業も1時間に縮小したそうです。
データ連携と自動チェックでミスが激減
エクセルに申請経費を手入力していたC社は、経費精算システムの導入で連携したデータを活用できるようになったことから入力ミスが激減。
また、自動チェック機能でそれまでチェックが行き届いていなかった交通費や交際費も、ルールごとに適切に振り分けられ、正しい経費が計上されるようになりました。
代行サービスの活用という選択肢
このように非常に便利な経費精算システムですが、「うまく使いこなせる自信がない」「導入のための人的コストに余裕がない」といった場合には、代行サービスに委託するという方法もあります。
常に一定以上のクオリティ
外部へ委託をする場合、代行業者には経理資格保持者や、経費精算システムについて豊富な知識があるメンバーが多数在籍しています。経費精算システムについてのノウハウがなくても、毎月期日までに一定以上のクオリティを保ち作業を完遂してくれるでしょう。
社員を雇うよりもコストがかからない
有資格者をはじめとするプロフェッショナルが作業を行ってくれますが、契約は作業報酬や諸経費のみで人件費はかかりません。代行サービスは社員を雇うよりもかなりのコストダウンが望めるでしょう。
社員の負担も軽減できコア業務や他の業務へ集中ができる
経費精算システムに加え代行サービスも利用すれば、経費精算のチェックや仕訳処理まで、ほとんどを任せることができるようになります。
社員は煩雑な業務から開放され、コア業務へ注力することができるでしょう。
【関連記事】「経理業務は大変？テレワークを活用して負担軽減！楽々簡単に！」
面倒な経費精算は「Mamasan&Company」が代行
https://mama-sun.com/jp/rakuraku_s/
経費精算システムの導入と合わせて活用する企業が増えているのが、経費精算業務を代行会社へ委託するという方法です。
今回は10年以上の実績とノウハウを持つ「Mamasan&Company」をご紹介します。
テレワークの実績は10年をこえる
今、導入が進められるテレワークにおいて10年以上の実績を持ち、現在世界中に300人以上のワーカーが在籍しています。経費精算の代行を行っている会社は多くありますが、どこを選べば良いのか迷っている際にはおすすめです。
経理のエキスパートが多く所属している
理の経験や資格を持つメンバーも多く在籍し、バックオフィスはもちろん、Webやプログラミングなど様々な分野の業務を請け負っています。
楽楽精算をはじめとした各種経費精算システムにも精通し、経理精算システムの設定代行からトータルでサポートしてくれます。
会計ソフトへの取り込みなど連携サービスも充実
Mamasan&Companyは経費申請処理だけでなく、仕訳や給与計算など、幅広い経理業務を請け負っています。
そのため、楽楽精算で計上された経費をそのままご利用中の会計ソフトに取り込み、月次仕訳や給与計算とともに経理業務のほとんどを委託することが可能です。
また、経費精算代行だけでなく、導入やマニュアル作成などのサポートについても相談することができるのも魅力です。
個々の会社に合わせてカスタマイズが可能
積み上げた経験と実績がありますので、承認経路やチェックの規定など、その会社に合わせた細かなカスタマイズが可能です。
また、申請ルールや承認のフローに関しても、ご希望があれば業務を可視化し、効率的なフローを提案することもできます。
このように、個々の会社の目的や予算に合わせて、自由にカスタマイズができることが魅力です。
まとめ
経費精算は今まで量が多い上に煩雑で、チェックや承認も必要なため確定までの時間もかかる作業でした。しかし今は、経費精算システムで領収書からの数字の読み取りやデータ連携ができることで、ペーパーレス化と簡略化が可能になっています。さらに、正確な数字が計上できるよう、何重にも工夫がなされているのです。
導入の手間はありますが、一度使ってみるときっとその速さと便利さに驚くことでしょう。
使い方が解らないなどのお悩みがある場合は、代行サービスに委託をするのも有効な手段です。
業務の効率化を考えている企業は、まずは経費精算システムの導入から考えてみてはいかがでしょう。
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