経費精算はアウトソーシングと経費精算システムを活用すべき！

2020年12月21日 10:00 カテゴリー : BPO Times

あなたの会社では、経理業務をどのように行っていますか。

経理部門では日々、大量のデータ入力やチェックを行い、繁忙期には人手不足になるほど膨大で大変な仕事量をこなさなければならず、頭を抱える企業も少なくありません。

特に、月に数千件規模の処理を行っている企業では、負担の軽減と効率の良い作業のために対策が必要となるでしょう。

まだまだエクセルや紙媒体を使用して経理精算業務を行っている企業も多いですが、経理精算システムや様々な便利ツールを活用する企業が増え、さらに、効率的かつリーズナブルに業務を進めるため、外部に業務を委託する「アウトソーシング」が近年普及しています。

ここでは、経費精算の現状をお伝えするとともに、アウトソーシングの活用、楽楽精算などの経費精算システム、そしておすすすめのアウトソーシング企業について見ていきましょう。

経費精算の大変さ

経費精算とは、経理業務の一部であり、各部署の社員が業務のために立て替え払いした費用を項目ごとに仕分けし、社員に払い戻しをすることです。経理担当者はもとより、申請する社員も手続きが必要となり社内で行われる事務作業の中でも大変な労力がかかります。企業の規模が大きくなればなるほど、処理件数も多くなり、負担は増大していきます。

2020年現在、経費精算はアウトソーシングの活用が増えています。実際の経費精算の大変さを見てみましょう。

経費精算の業務内容とは？

経費精算と一言で言っても、業務内容は多岐にわたります。その中で主に手間がかかる業務として以下が挙げられます。

・経費精算書の入力
・交通費や移動費の確認
・上長による確認と承認
・会計ソフトの入力と支払い処理

小さなミスが大きな問題に

人間がおこなう作業ですから、ミスが発生するのは仕方がないことです。処理件数が多ければ多いほど、ミスの数も多くなってしまうでしょう。しかし、経理精算の業務においては、細かい入力ミスやチェックミスは重大な問題に繋がりかねません。また、小さなミスを発見し、修正するのには時間がかかります。お金を扱うため、1円でも合わないと帰宅できない場合もあります。特に、多忙な決算期の直前などは業務量が急激に増え、ミスが起こりやすいと言えるでしょう。

経理部門以外の社員も負担

たとえば、通勤交通費の経費精算では、経理担当者はもとより、申請する社員も手続きが必要となります。電車やバスなどのルートを検索し料金を調べ、必要な書類を作り、立替経費として申請することは社員にとって大きな手間です。また、経理担当者も同様に経路検索などをし確認する必要があり、多大な労力がかかっています。

アウトソーシングの活用と経費精算システムの導入

近年、よく耳にするようになったアウトソーシングは、経費精算の分野でも活用が進んでいます。定期的に日々の業務をアウトソーシングしたり、繁忙期だけ利用したり、活用方法はさまざまです。

経費精算のアウトソーシング拡大

アウトソーシングの活用を経費精算システムは、どちらも昨今成長が目覚ましいサービスです。アウトソーシングは比較的安価で利用できるサービスであり、経費精算システムも1度導入したら長い間使うことができ、費用対効果は抜群です。経理部門だけでなく、会社全体の利益を考えると、両者を活用することでより良い仕事環境が期待できるでしょう。

外注によるコスト削減

経理精算部門では年末年始や年度末などは業務量が増大します。そこで経理精算システムやアウトソーシングを活用することで、大きな効果を発します。人員を増やす必要がなくなり経費精算担当者の残業も減らすことが可能です。さらに、アウトソーシングは社員一人の給与と比べると安価なため、コスト削減につながるでしょう。

専門性の高い業務

アウトソーシング先の経験・知識が豊富な人材が業務をおこなうため、作成資料やデータなどの正確性が高くなると言えます。同時に、作業工程に無駄がなく業務効率化されているので、スピーディな対応も可能となります。専門知識が必要な法律の改正、スポットでの依頼もできるため、安心して任せることができるでしょう。

アウトソーシングの活用にあたって

現在、多様な働き方が推進されている世の中において、テレワーカーが活躍するアウトソーシングを提供する会社は増え続けています。それぞれの会社によって、得意とする分野や使用しているシステムはさまざまです。自社のニーズや値段を慎重に見極めたうえで、相性のいいアウトソーシング先を選定することが重要となるでしょう。

アウトソーシングにも、メリットだけでなく自社にとってデメリットとなる面が隠れています。事前にしっかりと精査することが得策です。

経費精算システム活用に期待されること

大規模企業での膨大な処理に、経費精算システムを活用するという方法があります。現在では、電子帳簿保存法にも対応しているシステムも多くあり、利用することで何が期待でき、どんなメリットがあるのかを紹介しましょう。

作業の大幅な効率化

1つ1つの非効率的な手作業とは対照的に、大幅に時間短縮ができます。現在では、スマートフォンなどのアプリを使って領収書を撮影し、簡単にシステムへ申請処理を行うことができます。そのため、外出先からすぐに申請しすることも可能でしょう。

また、各部署の従業員が申請した費用項目を、勘定科目に自動で振り分ける機能などが搭載されているため、経理担当者が仕訳作業をする必要がありません。これまで2人で行っていた作業を1人で、何時間もかけていた作業を数十分に、ということが可能になるでしょう。

スケジュール管理の容易さ

これまでは経費精算の申請書が経理担当者のもとに到着しなければ、作業ができませんでした。また、どのくらいの量を該当月分として処理すべきか把握できないという問題もありましたが、システムの活用でスケジュール管理が容易になるため、負担や手間の軽減が期待できます。申請の締め切り近くに集中してしまっていた業務を、分散化することも可能になるでしょう。

既存のサービスとの連携

たとえば、多くの人が通勤時や買い物に使用しているICカードやパスモ、スイカなどとの連携サービスが挙げられます。これまでは交通費や経費の精算時に、申請者も経理担当者も、1つ1つの入力やチェックに非常に多くの時間をかけていました。しかし、サービスの連携によって、ICカードの情報がダイレクトに経費精算システムに反映されます。システムの活用により、作業が非常に効率的になるでしょう。