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経理を外注?テレワーク導入?悩める業務の解決策を比較!

2019年9月23日 12:00 カテゴリー : BPO Times

人材不足や働き方改革が社会問題としてメディアで取り上げられる今日、多くの企業は業務の効率化と向き合わざるをえません。「効率化を図る上で、何から着手すればよいのか」と頭を抱える企業も多いでしょう。どの企業も、できるだけ費用をかけずすぐにでも効果の出る方法を採用したいはずです。

そこで、提案したいのは、どの企業にも存在し人手を多くとられてしまう経理業務をアウトソーシングするという方法です。

経理業務をアウトソーシングできれば、大きくコスト削減につながり業務の安定化を図れるはずなのですが、その重要性・専門性がアウトソーシングへの舵切りを鈍らせています。

実際、データ入力など頻雑な事務処理業務を外部委託にシフトしている、もしくは検討している企業は全国的に増えています。

以下では、外注を活用するにあたり何が課題となっているのか、またその課題に対しての解決方法と、今注目される「テレワーク」の導入についてを紹介します。

経理の課題解決方法

多くの企業の経理部門が抱える主な課題には、下記の3点が挙げられます。

1.人材不足

2.専門知識の必要性

3.業務の属人化

これらの課題は、業務の外注、もしくはテレワークの導入が解決のカギになります。

外注

経理業務は、専門の業者へ外注することでさまざまな課題解決に繋がります。

経理の業務には伝票処理など、数を多くこなすような仕事以外に、「決算処理」や「税の申告」など、専門知識がないと対応不可能な仕事も多くあります。
そのような複雑な業務をプロに任せることで、ミスの無い確実な作業が可能となるでしょう。

また、委託したい内容を選定し外注することはもちろん、経理業務全般を委託することで人材不足の解消にも繋がります。さらには、第三者へ業務を委託することにより、経理業務の属人化も解消され、不正抑止も期待できるでしょう。

テレワーク導入

テレワークの導入は、人材不足の課題解決へ大きな一投となるでしょう。

待機児童問題のあおりを受け、決められた職場以外でも仕事ができる「テレワーク」を導入する企業も増えており、その施策は社員の退職に歯止めをかける一手になっています。

また、全国的に家庭の環境やライフイベント、副業などさまざまな理由でテレワーカーとしての働き方を積極的に行う人が増えていることもあり、「社員が会社へ出勤しデスクで就業する」ということに固執しなければ、即戦力となる人材を呼び込むことも可能となるでしょう。

【参考記事】「経費精算をもっとラクに!おすすめ会計ソフトと経理BPOサービス」

経理を外注した場合に期待できるメリット

経理業務を外注する場合のメリットを紹介します。

業務の安定化

経理部門は、他部門と比較しても時期によって業務量の繁閑の差が大きいため、業務量に応じてサービス内容を見直すことができるのは、外注する上での大きなメリットです。

また、経費精算などの日常的に発生するデータ処理を外注することで、社員が主力業務に集中する環境を整えることができ、効率アップも期待できます。

人件費のコストダウン

専門性の高い知識を必要とするため、社員を一人前に育てるにはそれなりの時間とコストがかかります。また、繁忙期のみ経験豊富な人材を一時的に採用するにしても、都度採用コストを考慮しなければなりません。

その点、外注では人材確保や育成にコストがかからないため、外注費用が発生したとしても全体的にコスト削減につながるでしょう。

業務の可視化

経理はその専門性の高さから、社員が属人化しやすい分野です。
特定の社員が長期間業務を担当することで、処理プロセスが担当社員にしかわからず、経理部門以外の社員へは業務内容が共有しにくくなってしまいます。

閉鎖的な環境で経理業務を行うと不正に気付きづらくなるため、外注することは不正抑止にもつながるでしょう。

経理を外注した場合に想定されるデメリット

外注することで想定されるデメリットもあります。主に留意すべき点を確認しましょう。

社内にノウハウが蓄積されない

一部、もしくは全般業務を外注するということは、社内でその実務を行う社員がいなくなることを意味します。外注先としっかり情報共有するなど、業務フローを明確にしておくことが必要です。

特に、煩雑な業務は外注業者が正しく理解し進められるようマニュアル化しておく必要があります。

対応に時差が発生する

急ぎで社内の承認が必要になったり、書類のやり取りが発生したりする場合、迅速な対応ができない可能性があります。万一を想定したフローの確認や、予め対策を立てておく必要があるでしょう。

テレワークを導入した場合に期待できるメリット

専門業者に外注をするほか、テレワークを導入するという選択肢もあります。
テレワークの最大のメリットは、働く場所を選ばず仕事ができることです。
「場所や環境に縛られることなく仕事ができる」ということを魅力に感じる人も多くなっています。

テレワークを導入することが社員の流出を抑えることや、潜在的な人材を自社に呼び込むことに繋がるなど、多くのメリットがあるでしょう。

短納期対応

前述の通り、テレワーカーはインターネットにつながる環境であれば、いつでもどこでも作業ができます。出勤する必要がないことを魅力に感じるテレワーカーもいれば、会社の営業時間に縛られない働き方を魅力に感じるテレワーカーもいます。

多様な働き方を受け入れ、それぞれの状況に配慮しながら仕事を割り振れば、社内勤務の人材だけでは対応しきれないような作業量でも対応することができます。それはテレワーク導入の大きなメリットと言えるでしょう。

大幅なコストダウン

テレワークの導入により、足りなくなった社員を補充するのに必要な労務管理や採用・育成に時間と費用をかける必要がなくなり、大幅なコストダウンに繋がります。

また、社外のテレワーカーと仕事をする上で、業務のペーパーレス化が進む、また通勤が不要なため交通費の削減や維持費にかかる費用の削減も含め、事業運営の面でもコストカットが期待できるでしょう。

テレワークを導入した場合に想定されるデメリット

テレワークを導入するにあたって想定されるデメリットを見てみましょう。

マニュアルが必要

テレワーカーが対応しても同じクオリティーを保てるよう、マニュアルの作成は必須です。テレワーク導入後しばらくは、不測の事態が想定されます。
まずは業務を可視化しフローを確立させ、誰がどこで仕事をしても同じ結果となる正確なマニュアルを作成しなければなりません。
また、必要に応じてマニュアルを見直すことも重要になります。

情報漏えいのおそれ

自社の大切な情報を社外へ持ち出し業務を行うことで、情報が外部へ漏れてしまうリスクも高くなります。情報漏えいを防ぐためには、より万全なセキュリティ対策が必要になるでしょう。

テレワーカーに会社の貸与するパソコンのみで仕事をすることを義務付ける、セキュリティソフトを必ずパソコンに入れるなど、安全なセキュリティ対策を徹底することが重要です。

コミュニケーションの減少

テレワーク導入で懸念されるのが、社員間のコミュニケーション減少です。
コミュニケーションが少ないと、労働意欲を維持することを困難に感じたり、情報不足に不安を感じたりすることに繋がります。

定期的にWeb会議やチャットの機会を設ける、共通のツールを用いるなどの対策が必要です。

おすすめ企業

経理業務をアウトソーシングするにあたり、委託したい業務を洗い出し、その業務フローを確認する必要があります。
また、候補となる外注先・委託先のサービス内容や料金、セキュリティ対策もしっかりと確認し、選定しましょう。

ここでは、おすすめする3つの企業を紹介します。

Mamasan&Company

国内外のテレワーカーが300名ほど在籍し、BPOサービスを展開している企業です。テレワーカーが案件ごとにチームを組み、連携して業務を遂行する体制が特徴です。

経理業務以外にも、コール業務やシステム開発など、幅広い業務を請け負い、自社のノウハウを生かし、テレワーク導入の支援なども行っています。

https://mamabpo.jp/telework/

メリービズ

2013年に経理代行サービスを開始した新しい企業です。メリービズは女性の社会復帰を後押しする方針の元、主に経理に強いテレワーカー700名程と委託契約しています。プライバシーマークも取得していて、多くの企業と安定した取引実績があります。

https://merrybiz.jp/

ジャスネットコミュニケーションズ

経理や会計などの分野に特化したアウトソーシング企業です。専門性の高い企業による人材紹介・派遣、テレワーカーとのマッチングが可能なため、即戦力となる人材の選定が期待できます。

http://www.jusnet.co.jp/index.html

まとめ

いかがでしたでしょうか?

大きな費用を投入せずとも目の前の問題を解決する方法として、経理業務の外注やテレワークの導入についてを紹介しました。

経理を専門とする業者に外注する安心感や、テレワークを導入することによる人材流出の抑制とそれぞれにメリットがあり、経理の負担を減らしコア業務に注力させることは、会社全体の効率化につながります。

自社の必要性に沿って業務を外注するべきか、またはテレワーカーを導入するべきか、メリット・デメリットを含めて検討してみてはいかがでしょうか。