テレワークの課題は導入支援サポートを活用！外注企業に相談しよう

2020年4月28日 14:46 カテゴリー : BPO Times

多くの企業で、様々な情勢への対応や適応に頭を抱えているのではないでしょうか。

今、このような情勢下で注目されているのがテレワークへの移行です。テレワークは労働人口の減少による人材不足や、災害などの状況でも柔軟な対応ができる特徴を持っていることから、導入を進める企業が増加しています。

しかし、導入をしようと動き始めたものの課題や問題点をクリアにすることが難しく、導入に踏み切れずにいる、または導入後に生じた課題に戸惑っているという企業も少なくないのが現実です。

では、どのような不安や問題点、課題などが挙げられているのでしょうか。その問題点を確認し、解決策を見ていきましょう。
さらに、テレワークの導入から管理サポートまで任せられる委託企業を紹介します。

テレワークの不安や問題点

テレワークを導入しようと検討を始めた時に、どんな不安や問題点が挙げられるのかを見てみましょう。

仕事環境の整備

テレワークを導入するには、様々な環境の準備が必要になります。
どのようなシステムを導入すべきか、どのような方法で管理ツールを使用するのかなど悩むことも多いでしょう。

ビデオ会議システムやチャットツール、タスク管理や勤怠管理など、様々なサービスが展開されているため、自社に合ったものを選定する必要があります。それぞれにメリットがある反面、登録可能なアカウント数や利用したいサービスによる料金プランなど、自社に合ったものを選択しなければ後々課題点が出てくる可能性もゼロではありません。

就業規則の取り決め

就業規則の取り決めと聞いても、どこをどのように決定していけばいいのか漠然としています。働き方は職種や部署によっても様々なため、在宅勤務として認める業務や認可条件、作業時間に関する規則など、その働き方によって様々なことを決めなければなりません。

また、ルールを作成する際には就業場所やセキュリティ対策、情報の取り扱いや勤怠管理に評価など、細かな取り組めが必要となるでしょう。

社内コミュニケーションの方法

テレワークは同じ空間での業務では無いため、作業に関する内容、状況、成果の確認などの業務上のコミュニケーションや意思統一について、明確な方法を決める必要があります。

現在では、様々なツールの活用で、離れた場所でもビジネスチャットなどを活用しコミュニケーションを取ることも可能です。また、Web会議システムなどを活用すれば、インターネットを活用しこれまでと同じように会議を行うこともできるでしょう。

しかし、このツールについても人によって理解度の違いがあるため、社内でしっかりと共有することが重要です。

テレワークにはどんな課題があるの？

テレワークの導入後、様々な管理をしていかなければならず、管理の中でも重要であり、大切なのがセキュリティと労務管理と言えます。テレワーク導入後に考えられる、課題点を見てみましょう。

セキュリティ管理上の課題

テレワークでは重要機密や情報を社外へ持ち出すことになるため、重要機密や情報の漏洩、または喪失を起こさないことがセキュリティ管理で重要になります。

社外へ情報を持ち出すことで情報漏洩や喪失が起こる危険性が伴い、これらのことを防ぐためには業務上のルール作り、人材教育、社内の意思統一やIT環境の強化が必要になるでしょう。特に、IT環境の強化は専門性が必要となるため、自社内で行うことが難しいケースもあります。

労務管理上の課題

テレワークは今まで同じ空間で業務をしていたことを、お互いに違う空間で行うことになります。そのため、どれだけの時間で仕事をしているかなどを管理・監督することは難しくなります。

企業や業種によって、社内勤務時のように勤務時間を設定する、または一日を通して勤務合計時間で労務管理をする、成果報酬型にするなどを取り決めなければなりません。

また、業務に対する評価の方法をどのように設定するのかなど評価についての仕組みや取り決めを明確に作らなければなりません。さらには、不公平感を生じさせないようにすることも考慮していかなければならず、繊細な部分も含まれているため、慎重に検討していくべき課題です。

業務を行う場所も検討が必要

テレワーク業務を行う場所は自宅とは限らず、移動の車中、訪問先、外出先のカフェなど様々です。業務を行う場所としてセキュリティ対策上、認められるのがどこまでの範囲なのか、明確にしなければならないでしょう。

また企業によってはテレワークを行う場所として、サテライトオフィスを用意するケースもあります。サテライトオフィスを用意する場合、場所の選定や必要設備、自社のみでの使用とするのか他社との共有とするのか、様々な側面で検討する必要があります。

導入も管理サポートも任せるという選択

テレワークは業務環境の整備から就業規則の作成など、多くの時間と人材を割くことが必要になります。自社内では負担が大きいといった理由から、外部へ委託する企業が増加ししています。テレワーク導入の経験豊富な企業に任せることで、時間や人材を抑え最適なテレワーク導入が可能になるなど多くのメリットを持っているでしょう。

また、テレワーク導入後の管理も合わせて任せることが可能で、プロによる迅速な対応と必要に応じたアドバイスが受けられます。では、どんなサポートがあるのか見てみましょう。

まずはセミナーを活用しよう！

委託企業ではセミナーを開催しているところが数多くあります。セミナーでは導入の流れや実際に導入した事例をもとに、具体的な内容を確認することができます。検討すべき事項や曖昧だった点を明確にする機会として活用しましょう。さらに、委託企業の選定をする際の判断材料にもなります。

導入支援でスムーズにテレワークをスタート！

導入支援サポートでは企業に合ったテレワーク環境を提案し、職種や必要に応じたツールの選定、導入をサポートしてくれます。
また、セキュリティ対策や就業規則についてなど、快適にトラブルなく働く環境の構築が可能になるでしょう。

さらに、スタッフのコーチングまで請け負っている企業もあり、テレワーク環境をしっかりと取りまとめるスキルやノウハウでしっかりと支援してくれるのが魅力です。
その企業によって起こる問題や課題は様々なため、経験と実績によるノウハウを活用することが、スムーズにテレワークを始めるための大きなポイントと言えます。