経費精算は外部委託に丸投げできる！？メリットや費用とは

2020年10月28日 14:00 カテゴリー : BPO Times

企業において経費精算業務は日々発生する手間のかかる作業です。申請への対応、領収書や請求書、伝票の管理や帳簿への記帳など様々な業務があり、申請が集中する月末月初は経理部門にも大きな負担がかかるでしょう。

経費精算業務を全て外部委託することで、こうした煩雑な手間や時間が大幅に軽減できます。さらに、アウトソーシングは業務負担の軽減だけでなく、経理業務の総括的なサポートや業務品質の安定、コストの削減や不正防止など様々なメリットもあるため、前向きに利用してきたいところです。

アウトソーシング活用のメリットやデメリット、委託する際の注意点や料金の目安など理解を深め、積極的に経費精算のアウトソーシングを導入していきましょう。

経費精算を外部委託するメリット

経費精算を外部委託するとどのようなメリットがあるのか、確認しておく必要があります。3つのポイントを見ていきましょう。

経費精算システムの導入サポート

経費精算はクラウドシステムなどを活用すると、その業務負担を大幅に軽減することができます。しかし、自社の環境に合わせたシステムの選定や社員のシステムに対する教育など、導入には様々なコストと時間が必要なため、導入を負担に感じる会社もあるでしょう。

経費精算を請け負う多くの外注業者は、料金を低く抑えるために、クラウドシステムを活用した業務の効率化を行っています。様々なクラウドサービスについての知識も期待できるため、自社に合うシステム選定や導入の大きな助けになるでしょう。

業務品質の安定化

経費精算業務を外注することで、常に経験豊かな外注先のスタッフが業務を行うため、業務品質を安定させることが可能です。自社で専任スタッフを在中させようとすれば、採用コストや教育費、給与やそれに付随する社会保険料なども必要になるうえ、病気や家庭環境などによる退職・休職リスクも負わなければなりません。

業務をアウトソーシングしてしまえば、退職や教育期間などで業務に穴を開けることもなくなり、一定の業務品質を維持することもできるでしょう。

コストの削減

経費精算のために専任スタッフを雇用する必要がなくなり、本来かかるはずだった採用費用や教育コスト、給与や社会保険料などの人件費を削減することが可能です。もちろん、外部委託する際には外注費がかかってきますが、作業に対する料金を払うだけで済むため、総合的にはコストを抑えることができるでしょう。

また、経理のプロならではの、業務効率化や業務フロー改善などのアドバイスも受けられ、経理全体の業務負担を軽減することも期待ができます。

社内負担の軽減

専任スタッフのいない中小企業では、こうした経費精算業務は社員が兼任で行う場合が多く、業務量が増えれば、他の業務を圧迫する恐れがあります。また、経費精算の申請は、月末月初に増えることも考えられ、少人数での対応を余儀なくされる場合、経理部門の負担は大きなものとなるでしょう。

精算業務は、単純な業務でありながら、申請者への対応や申請書の整合性確認、領収書の管理や帳簿への記帳など、手間と時間がかかります。これらを、一括してアウトソーシングしてしまえば、時期による業務の増減への対応や人手の確保が不要になり、社内の負担を軽減することが可能です。

属人化を防ぎ不正防止

業務をアウトソーシングすることで業務フローが誰からも明らかとなり、業務の属人化によるブラックボックス化を防ぐことができます。また、外部の第三者が行うこと不正を防ぐことができ、申請への対応が一律となるため社員の不公正感を減らすことができるでしょう。

委託できる経費精算の業務内容と費用の目安は？

経費精算業務の中で具体的にアウトソーシングできる業務内容について解説するとともに、外注する際の目安となる料金についてみていきましょう。

アウトソーシングできる業務の事例

一口に経費精算業務と言っても、実際の経費申請から始まり、振込みや帳簿への記帳など様々な業務が混在します。外注できる業務について具体的に確認していきましょう。

■経費申請の確認と承認
申請に対して、領収書との突き合せや交通費の料金確認、記載事項への不備がないか、規定に則しているかどうかなどの確認を行います。

■会計ソフトへの入力
承認された経費精算書を元に会計ソフトへの記帳を行います。

■支払い処理
承認された経費精算書を元に、社員が立て替えた経費をそれぞれの口座に送金するなどの支払処理を行います。現金で返金を行うと、小口現金や小口現金出納帳などの管理に手間がかかるため振込対応にする企業が増えています。

常駐型とセンター型

経費精算のアウトソーシングの方法は、大きく分けて訪問型かセンター型に分類されます。常駐型は、外注先が経理経験豊富なスタッフを常駐させ、自社の経理フローにあわせて業務を行うため、新システムの導入や業務フローを変更することなく業務を外部委託できます。費用はセンター型と比べて割高になりますが、日単位の派遣も依頼でき自社の経理業務にあわせた依頼が可能です。

センター型は、システム導入を前提とし、クラウド上で外注スタッフが経費精算業務を行うスタイルです。センターに業務を集中することで、効率的に業務を行うことができるため比較的低コストで委託ができます。

料金は月額制が主流

経費精算は処理件数も多くなるため、外部委託を請け負う各社の提示金額には幅があります。
また、アウトソーシングの内容が経費処理全体か、その一部のみなのかによっても、金額の差があります。

一般的に、経費精算業務のうち一部の外部委託で約5万円から、カバーする内容が大きくなると約20万円ほどからというケースが見受けられます。

業務のボリュームによっては要相談であったり、見積りを個別にて作成する場合もあるので、自社で求めるサービス内容のものを選ぶとよいでしょう。

初期費用に要注意

経費精算のシステム導入にあたり、初期設定などの費用が別途生じる場合があります。
例えば、初期設定が10～20万位で、月額の費用は10万位からというケースなどです。

大きな費用が発生するので導入を躊躇してしまいがちですが、最初にシステムを作ることで、外注後はスムーズに業務を引き継げるメリットもあります。

デメリットについても確認！

外部委託はたくさんのメリットがありますが、デメリットも考えておく必要があります。
事前に把握しておくべき内容をおさえましょう。

緊急対応のタイムラグがある

すでに外注している業務の内容について緊急に連絡したいという時、社内の部署と違って連絡にタイムラグが発生する場合があります。

タイムラグの対策としては、緊密に連絡を取って連絡の遅れをいつも防ぐようにするほか、契約前の条件確認の時点で、急な作業に対応できるか確認しておくと良いでしょう。

社内の人材育成に繋がりにくい

外部委託になると、経費精算の業務が軽減する反面、社内で専門に作業する人材育成に繋がりません。

長期的に同じ企業へ業務を委託できる場合は注視する問題ではないかもしれませんが、社内で経費精算業務をする必要が出たときや外注先を見直しを検討する場合には、注意が必要になります。

社外対応の準備に手間がかかる

外部委託に出すにあたっては、経費精算業務の内容を把握できるマニュアルや、具体的な作業内容の指示書を完備する必要があります。

社内のルールや不備に対する対応を明確に伝えることで、外注先も作業しやすくなりますが、社内では経費精算業務の内容を明文化するまでに時間がかかることもあります。
業務委託によって作業負担が減るように、準備は時間をかけて整えておくべきでしょう。

委託先を選ぶポイント

外部委託先を選ぶ際に、確認しておきたい点にはどのようなものがあるか、ひとつずつ見ていきましょう。

経費精算システムのお導入対応

経費精算業務そのものの効率化にはシステムの導入が最も効果的です。システムを導入することで、人為的なミスを防ぎ、作業時間を減らすことができるため、外部委託する際の料金を抑えることが可能になります。アウトソーシング会社から経費精算システム導入のサポートが受けられるか、自社の既存システムへの対応が可能かどうかを予め確認しておきましょう。

外部委託できる業務の範囲

アウトソーシング会社によって業務委託できる範囲が異なるため、自社が委託したい業務に対応しているかどうかの確認が必要です。今後、経理業務全般に対して委託を増やす予定がある場合や、業務効率化などのサポートや財務に関する相談も希望する場合は、幅広く対応している専門性の高いアウトソーシング会社を選ぶ必要があります。