経費精算業務は毎月大量に発生し、経理部門だけでなく申請を行う人にとっても、手間と時間がかかる業務です。
そこで、従来の紙ベースからデータベースへ変更するため、システム導入を考えている企業は少なくないでしょう。

システム導入にはペーパーレス化、手間や時間の短縮など多くのメリットがある反面、導入を行う人材や経理担当の人手不足など、デメリットとなる課題があるのも事実です。
しかし、システム導入だけでなく、経費精算システムを使ったBPOサービスを使うことで、デメリットの多くは解決へと導いてくれます。

今回は、経費精算システムの導入のメリットやデメリットをおさえながら、現在人気の高い「楽楽精算」を使って経理業務を代行するおすすめのBPO企業を紹介します。

経費精算とは？現状の流れと問題点

経費精算とは、会社の業務で必要になった費用を社員が立て替え、申請書などの書類と引き換えに会社が後日支払うことをいいます。

経費精算には小口精算、交通費精算、旅費精算の3種類があり、費用によっては経費精算できない場合があるので注意しましょう。

実際の細かい経費の仕訳は会社によって異なりますが、おおまかに旅費や交通費、通信費、接待交際費、消耗品費などが対象になります。

経費精算の流れ

一般的な経費の流れを見ていきましょう。

最初に社員が必要な経費を立て替え、支払いの証明として領収書を受け取ります。企業によって、あらかじめ稟議書や起案書などが必要な場合がありますので、社内ルールを確認していくことが大切です。

立て替えた社員が経費申請書や精算書などに領収書を添付し、必要項目を記載の上押印した後に、経理部門に申請をします。企業によって精算書等の内容は異なる場合がありますが、上席の承認印が必要なケースが多いでしょう。

経理部門は、申請書等の内容を確認し、内容に問題がなければ費用科目の仕訳をした後に精算をします。

経費精算の申請する手間

経費として立て替える社員は営業担当者が多く、立て替えた領収書が溜まってしまう傾向があります。そのため、領収書の紛失もしやすくなり、再発行の手続きなどが発生するケースも少なくありません。

また、外勤のために社内で作業する時間が取れず、なかなか申請書を作成できないなど、上席に承認を得るまで時間を要することが多くみられます。

さらに申請書に不備があった際は、再申請を行わなければならず、申請の締め切りに間に合わないという事態が起こってしまう場合もあるでしょう。

経費精算の承認の手間

外勤が多い部門では、上席となかなか一緒になる機会が取れず、承認をもらうまでに時間がかかることがあります。

申請書に不備があった場合は、立て替えた社員と承認者のやり取りが必要になり、経理部門への申請が遅れてしまうことも少なくありません。

経理部門の手間

小口精算の場合、経理部門は現金をあらかじめ手元に置き、申請書等に不備がなければその場ですぐに支払うケースがあります。その場合、小口現金からの出金を出納帳に記帳が必要です。

その他の精算の場合でも、申請の細かいチェックや費用科目による仕訳、さらには会計システムへの記帳など、多くの時間が必要になります。特に大きな企業では、毎月の経費精算の数が膨大になり、経費精算業務が大きな負担となっていることでしょう。

経費精算業務の改善方法は？

従来の経費精算のやり方は多くの手間が発生し、実際の申請が完了するまでに時間がかかるのが現状です。

その手間と時間がかかる業務をスムーズに行うために注目されているのが、経費精算システムの導入で、実際に導入している企業は毎年増加しています。

では経費精算システムを導入するにあたり、どのようなメリットとデメリットがあるか見ていきましょう。

経費精算システムの導入

現在は、様々な経費精算システムが開発され、従来の紙ベースからデータベースで作業ができるようになりました。

経費精算システムを導入することで、手間の改善や申請書の記入漏れ防止、さらには大幅な作業時間の削減が可能になります。

経費精算システムのメリット

大きなメリットは、手間や時間が大幅に削減でき、作業や管理の効率化ができることです。
申請者は、すべて手書きで行っていた作業を、領収書やレシートを撮影するだけでおおまかな入力が削減できるだけでなく、領収書の紛失防止にもつながります。

さらに多くのシステムでは、交通系のICカードと連携されており、細かい交通費の申請がなくなるとともに不正防止対策に有効です。

また、いつでもどこからでも申請や承認が可能になるので、外勤が多い部門でもスムーズに行うことができるでしょう。

経理部門においても、経費精算システムを利用することで仕訳処理が自動で行われ、経費精算システムのデータを会計システムにそのまま取込みができるようになるなど、手間の大幅な削減となります。

経費精算システムのデメリット

多くのメリットがある経費精算システムですが、デメリットについても見ていきましょう。
まず、システム導入に際し、導入のコストが発生します。コストは初期の導入時だけでなく、利用料として継続的に発生するものもあるでしょう。

また、一番大変となるのが、システムの使い方を全社員に共有することです。従来の流れから新しいやり方に変更するため、わかりやすいマニュアルの整備やルールの構築、社員教育が必要になります。

楽楽精算システムとは？

楽楽精算は、株式会社ラクスが提供しているクラウド型経費精算システムで、国内で5,000以上の企業が導入し、様々な業種で使用されているシステムです。

数多くの経費精算システムの中でも使いやすく人気の高い、楽楽精算システムの内容を紹介します。

申請者に便利な機能

AI機能搭載の領収書読み取り機能があり、様々なカスタマイズ設定が可能なので、設定によって従来使用していたエクセルのフォーマットなどと同じ感覚で使用できます。

スマートフォンやタブレットにも対応され、交通ICカードやクレジットカードと連携されているので、利用明細を自動で取込みできるのも特徴の一つです。

経理担当に便利な機能

楽楽精算では、申請されたデータから振込データを作成したり、現在利用している会計システムに合わせて一括取込みができるcsvデータの作成があります。

また、承認された経費精算データから振込データが作成し、社員への振込や取引先への振込の手間が省けるため、経理部門の大きな負担軽減となるでしょう。

BPOを利用して経費精算システムの導入

経費精算システムの導入は多くのメリットがあり、年々導入している企業は増加しています。しかし、いざ導入しようとしても、システムや経理業務に詳しい人材がいないと、なかなか業務の効率化ができません。

その解決となるのが、BPO企業です。導入がスムーズに行われるだけでなく、導入後の経理業務も一括で請け負ってくれます。

実際にBPOサービスを利用することで、どのようなメリットやデメリットがあるか、見ていきましょう。

自社で経費精算システムを導入する場合

自社で経費精算システムを導入する際は、システムに係る費用のほか、導入にあたって詳しい人材の確保など様々なコストが発生します。さらに経理業務に詳しい人材が必要となるため、求人広告や人材育成にかかる費用も必要です。

人材不足を考える企業は少なくないでしょう。

BPOを利用して経費精算システムを導入するメリット

BPOを利用した場合、すでに経理部門やシステムに関して詳しい人材が確保できているため、新しく人材を確保する必要がありません。特に、経理部門は経費精算以外の業務も多数あり、他の業務に時間を使うことができるでしょう。

BPOを利用して経費精算システムを導入するデメリット

デメリットとしては、経費精算やシステムに詳しい人材が社内にいないことから、問題が起きた場合の対応が難しくなる可能性があります。

また、データを社外に持ち出すことになり、情報漏えいのリスクが高くなります。ただしBPOサービスを行っている企業は、セキュリティ対策を万全に行っている場合が多いので、委託先のセキュリティ管理を確認するとよいでしょう。

「楽楽精算」を使ったBPO企業

「楽楽精算」を導入している企業は毎年増加し、さらには他社からの乗り換えが300社以上の人気の高いシステムです。カスタマイズ設定が豊富で、自社にあった設定が可能ですので、現在の社内ルールの変更が最小限に抑えられるのが人気の理由の一つです。

その「楽楽精算」を使ってBPOサービスを提供している、おすすめの企業を紹介します。

Mamasan&Company

https://mama-sun.com/jp/rakuraku_s/

2008年からBPOを行っているMamasan&Companyでは、「楽楽精算」を使用した経費精算業務を一括で代行しています。

システム導入や経費精算に詳しい人材を兼ね備え、入力されたデータ内容のチェックから、現在自社で使用している会計ソフトに合わせたデータの作成まで、経費精算に関わる細かな作業を任せることができます。

また、それぞれの会社に合わせたフォーマットやフローの作成など、設定代行のサポートも充実しているので、安心して導入ができるでしょう。

NOC経理アウトソーシング

https://www.noc-net.co.jp/account/keiri/expenses.html

NOC経理アウトソーシングでは、経費精算業務の代行以外にも、システムの導入と運用を提供しています。
経理実務経験者が担当をし、それぞれの会社の仕訳に応じた業務を行っているのが特徴です。

楽楽精算のシステムだけでなく、マネーフォワードクラウド経費のシステムも取り扱っています。

まとめ

経費精算システムによって多くのメリットがわかっていても、人材不足などが理由でシステム導入までなかなか踏み込めない企業は少なくありません。
しかし、BPOサービスを利用することで、その問題を解決することができます。

システム導入だけでなく、経費精算代行業務を利用することで経理業務の負担削減にもなり、本来の業務が集中できるようになるでしょう。

中でも楽楽精算システムは、多様なカスタマイズ設定により、従来のフォーマットやフローを大幅に変更することなく、導入によって社員への負担は最小限に留まります。
楽楽精算システムを使ったBPOサービスを活用して、より安定した経理体制を実現してみてはいかがでしょうか。

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