皆さま、こんにちは！三重県在住のMです。早いもので、私がMamasan&Companyに参加して6年。随分と古株になってしまいました。その当時は、まだ小学生だった子どもたちも、今は中学生と高校生ですっかり手が離れましたよ。
さて、今回はお仕事を効率よく進めるためのツールについてご紹介します。
現在、Mamasan&Companyでは、AIやアプリを利用した「業務の自動化」に力を入れていますが、「便利なアプリを使えば誰でも簡単に自動化ができるのか？」と問われれば答えはNOです。便利なアプリはアカウント数制限があるため、専用環境に入らなければ触れないことも多いですし、アプリによるプログラムの作成に慣れるためには習熟も必要。何より自動化する前に絶対に必要なことは「業務の可視化と効率化」です。
それでは、Mamasan&Companyでどのように自動化のためのプログラムを作成しているのかをお話しします。
Mamasan&Companyの自動化ツール
現在、Mamasan&Companyが使用している自動化ツールは、 Excelのマクロを簡易的に作成できる xoBlos（ゾブロス）、PDFファイルをAIで読み取るドキュメントフォース、プログラムと画像情報認識で様々なシステムを操作できるロボオペレータ、TeamsやRedmineを連携させ、状況に合わせ通知を自動配信するPower Automateなどがあげられます。他にも誰でも使える便利ツールなどをIT担当班がたくさん用意してくれているので、ぜひ使ってみましょう！
でもやっぱり基本はexcelが大切！
しかし、業務で一番お世話になるのは、なんと言っても超有名な表計算ソフト「excel」です。できなくても一般作業はできますが、このexcelを習熟するのがとっても大事。ロボオペレータを操作する際も、「関数」と呼ばれる計算式を excelに入力させる場合もありますし、何より早くて作業者の誰もが使えます。
excelだけでも結構いろいろなことを自動計算させることが可能です。例えば、伝票No.などの特定の文字列を検出させ、それに付随するデータを書き出すとか、支払先分類によってリストを振り分けるなどなど。足したり引いたりするだけがexcelじゃないんです。同じ値が入る場所は、1箇所入れるだけですべての箇所に反映させたり、自動で今日の日付を表示させたり、本当にいろいろなことができます。関数を覚える必要はないですが、「できる」と知っていれば「調べる」ことに繋がります。
自動化の肝は業務の効率化
そしてexcelだけではできない時、PDFの読み取りや管理サイトに入りデータを取得する、複数のexcelファイルの連携など…そういったときに出てくるのが、先程紹介した自動化ツールです。ただ、工程の多い複雑な作業をそのまま自動化するとプログラムも大変ですし、工程が増える分エラーやミスも出やすくなります。このあたりは人間もロボも変わりません。まずは、業務の見直しを行い作業フローを整え、excel管理表を改良し、それが終われば、いよいよ自動化です。現在Mamasan&Companyでは業務フローの一部に自動化ツールを組み込もうという取り組みが行われています。
ロボオペレータでできること
ロボオペレータはメールを確認して請求書をDLしたり、サイトやデータにアクセスして最新情報を取得・通知をしたりと様々な業務が行えます。また、画像を認識させ操作指示を出すことができるため、基本的にどんなシステムにも対応可能です。複数のツールをまたいで業務を遂行できること、これがロボオペレータの大きな特徴と言えるでしょう。特に、ファイル名を通し番号で変更などの単純で大量の繰り返し作業、毎日のチェックシフト、月一回しかないけど手間のかかる作業・定型業務にはもってこい。一度設定してしまえば、繰り返し稼働させられる働き者です。
結局はツールに戻る
そんな便利なロボオペレータですが、結局操作するツールの機能に依存しています。そのため、ツールを開いた操作画面や使用できる機能、各種ショートカットキーなど操作させるツールについてよく調べる必要があります。サイトの挙動、エラー画面やポップアップ画面なども把握し、それを回避するためのプログラムも重要。安定的に稼働させるためには、なるべくシンプルなフローがいいことは間違いありません。日付を判断して行う操作を分岐させたり、様々な設定もできますが、結構ややこしいんです。また、サイトやツールの構成変更が行われれば、それに合わせて修正が必要になってきます。作りっぱなしではなく、必要に応じてお手入れも肝心です。
いつでもトライアンドエラー
お仕事もロボのプログラムもいつも試行錯誤、トライアンドエラーが重要です。（子育ても）エラーを出しながら、一つずつ原因を特定しクリアーしていきます。より安定的な業務やプログラムのために、より良い方法を模索していく姿勢が重要。Mamasan&Companyではツール変更もたびたびありますので、新しいツールに忌避感を持たず思い切ってチャレンジして欲しいです。覚えることは大変ですが、様々なツールを実際に触れる機会がたくさんありますので、ぜひぜひ楽しんで使ってください。
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