マニュアル作成で私が大切にしていること

2020年12月23日 07:00 カテゴリー : 国内在宅ワーカーブログ

こんにちは！久しぶりの登場となります、もっぷです。
クリスマスを翌日に控えてウッキウキ☆彡ではありますが、今回は家族の話ではなく、私が携わっている仕事のお話です( *´艸｀)

マニュアルとフローチャート

Mamasan&Companyで働いていると必ず誰もが一度は作るものがあります。
それは、マニュアルやフローチャートです。

マニュアルやフローチャートはどの会社にもあるかと思いますが、もしかするとフローチャートはないという会社もあるかもしれません。では、なぜMamasan&Companyがマニュアルやフローチャートをきちんと作るようにしているかご存知ですか？

①『作業の可視化』

作業者が今、どの工程を作業し、次の作業はなんだろう？と把握したり、初めてそのシステムに触れる方が作業に入ったとしても、同じことができるようにするためです。また、マニュアルやフローチャートをお客様へお渡しすることにより、お互いにどういうプロセスを踏んで作業しているかを把握することができます。

②『誰が作業しても同じクオリティで作業ができる』

たとえば、1つの作業でコピーして貼り付けをおこなう作業がマニュアルに記載されていなければどうなるでしょう？

システムを扱った経験のある人は「●●でこの文章をコピーして、△△に貼り付ける。」、という作業はマニュアルを見なくてもわかりますが、初めてそのシステムを扱う人にとってはその文章をコピーすること自体がわかりません。

ですが、マニュアルを見ることによって「これをコピーする。コピーをしたら△△に貼り付ける。」という作業ができるようになります。ということは、マニュアルを見ながらその作業をおこなえば同じクオリティを保ったまま複数人がその作業をできるということになります。

③『作業の理解度が深まる』

②でも書きましたが、マニュアルを見ることによって初めての作業もできるようになります。初めての作業は理解が難しくても、その作業を繰り返すことによって少しずつ理解しはじめ、最終的には「Aの作業をすることでBの作業につながる！」と、点と点だった作業が線と線でどんどん結ばれていきます。理解ができたときは達成感に包まれます(*´▽｀*)

昔と今、私にとってのマニュアルとは

実は私、Mamasan&Companyに入るまでは「マニュアルはわからなくなったときに読めばいいもの。」くらいに考えていました。たとえばDVDプレイヤーを購入したとして、実際にリモコンを触って不明点が出てきたらマニュアルを開いて読む、これくらいの存在感でした。

それくらいマニュアルを読まない私がマニュアルについて語るのはなぜかというと、Mamasan&Companyにはマニュアル班があるからなのです！

Mamasan&Companyマニュアル班

マニュアル班は作成チームとチェックチームに分かれています。作成チームは案件内でどうしても作成する時間がないときに代わりに作成を依頼されるチームです。チェックチームは作成されたマニュアルの構成や統一感、作成ルールに基づいたつくりになっているかなどをチェックするチームです。私はどちらのチームにも所属しておりますが、いろいろなマニュアルを拝見することができ、最後まで作り終えたときの達成感を感じられたり、とてもやりがいのある仕事です！！

ちなみに、私がマニュアル作成やチェックで一番大切にしていることは、【誰が見ても悩まずに作業できるマニュアルを作ること】です。資料や議事録でも同じことが言えるかもしれませんが、私が作ったものは私には理解できるけど、私以外の方が見たときに理解できなかったら作成した意味がありません。

文章の枠の位置を合わせたり、コピーして貼り付ける手順があれば、貼り付ける前の図と貼り付けた後の図を並べて配置したり、出来るだけ図が重ならないように配置するなど、ちょっとしたひと手間でマニュアルがどんどん見やすいものに変わっていきます。

きれいに整ったマニュアルは輝いて見えます！ぜひみなさんも輝くマニュアル作りを目指しましょう♪
私も輝くマニュアルを作れるよう、より一層頑張ります！

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