面倒な経費精算を楽に！申請ルールを可視化しアウトソーシングで解決

2020年4月27日 23:55 カテゴリー : BPO Times

会社の成長と共に増大する経費精算は、正しく計上することで節税にもつながる重要な業務ですが、申請を行う各部署の人たちにとっても、承認する経理部門にとっても毎月の煩雑な業務の一つであることには間違いないでしょう。

経費精算の申請ルールがしっかり定まっていない、あるいはルールはあるが守られていない、違反があった場合のチェックが機能していないなど、様々な課題により本当に必要な業務時間が削られているのが現状です。

では、どうしたら経費精算業務の時間短縮や効率化を進めることができるのでしょうか。

特に効率化には申請ルールの見直し、そして業務内容を可視化してワークフローを確立することが必須となります。また経費精算システムを導入する企業も増えていますが、導入にかかるコストや運用開始までの準備期間などの問題によりなかなか踏み切れないケースもあるでしょう。

そこで、経費精算システムの導入とアウトソーシングを組み合わせることで経費精算の課題を解決する方法について考えてみます。

経費精算はなぜ面倒？

一般的に「経費精算は大変な作業だ」と言われますが、なぜ複雑で大変な作業なのかを改めて考えてみると、申請ルールやワークフローがない、または守られていないことが大きな原因と気付くでしょう。ルールやフローを整えることこそが改善への近道です。

経費精算の申請ルールはなぜ必要？

経費精算とは、従業員が経費を立て替えた場合にその費用を払い戻す業務のことですが、どのような費用が経費として認められているのかなど、細かいルールや申請方法については企業によって異なります。

従業員と経理担当者はこの経費精算規定（申請ルール）に従って経費精算を行いますが、正しく計上することが節税につながる一方で、重大な計上ミスがあった場合は税務署からの指摘が入る可能性があります。

そのため、適切に経費を計上するための経費精算規定（申請ルール）が必要かつ重要となるでしょう。

経費精算の種類とフロー

一口に「経費精算」と言ってもその業務は多岐にわたります。
申請書類には種類があり、仮払経費精算、交通費精算や出張旅費精算、小口精算など様々です。

基本的な流れとしては、まず各経費精算書類を作成して明細を添付し申請します。次に、上長による内容チェックと承認作業を経て、経理部門での内容チェックと承認作業に問題がなければ、最後に支払処理や会計ソフトの入力を行います。

なお、月次締切時期に申請が集中すると業務量や処理時間が増大して人手不足が発生する可能性があるでしょう。

申請ミスによる経理担当者の負担

申請ミスが見逃されたまま、経理担当者の最終確認で発覚して差し戻し処理となった場合は、その分手間も時間もかかります。また、申請ミスだけでなく不正請求についても細心の注意を払う必要があるため、経理担当者の負担は大きくなります。

経費精算の申請ミスが発生する原因としては以下の点があげられます。

・経費精算の規定（申請ルール）が不明確
・ワークフローが決まっていない
・申請書類の作成手順が複雑、作成時のチェックがない

申請ルールの見直しと可視化が必要な理由

現在の申請ルールが現状と合っていない場合や、経費精算の種類によってルールがしっかり定義されていない場合は、不明点やミスが多発する可能性が考えられます。ルールを見直して細かく作成することは、そうした不明点やミスを無くすことにつながります。

面倒な経費精算の作業を効率化するには

まずは、現在の経費精算業務のプロセスを確認しましょう。
業務を可視化し問題点や改善点を見つけ、認識できたそれぞれの課題に対して、具体的な解決策を検討・実施し、ワークフローを確立することで効率化が進みます。

申請ルールを見直すことのメリット

経費精算の申請ルールとは、その会社においてどのような費用を経費とするか、どのような手順で精算するかを明文化した規定のことで、就業規則と同じように社内規定の一つです。

申請ルールの作成や見直しを行い、従業員全体へ共有・遵守されれば、差し戻しの減少による経理担当者の負担軽減だけではなく、他にも様々なメリットが考えられます。

・利用範囲や条件を明記することで必要以上の経費申請を抑制する効果が期待できる
・接待交際費の一部や出張時の日当が経費となり会社と従業員双方に節税効果がある
・上司の個人的な判断や経理担当者の裁量によってではなく、ルールに則った承認作業により社員の不公平感が解消できる

不正やミスによる会社への影響

申請ルールが定まっていないことに起因するリスクは、経理担当者の負担増だけではありません。必要以上に経費を使用できてしまったり、不正使用された場合は会社の損害だけでなく社会的信用を失う危険もあります。

申請ルールを作成して社内へ周知徹底することは、経費使用の適正化と法的リスクを回避する効果もあるでしょう。

申請ルール作成時の注意点

では、どのように申請ルールを作成すればよいでしょうか。
経費精算のルールは経費の種類毎に作成し、取扱いについて細かく規定する必要があります。作成のポイントや注意点をご紹介しましょう。

申請ルール作成のポイント

経費精算にも種類があり、従業員が申請をする際に疑問を抱かないよう適切なガイドラインを規定する必要があります。
作成する上で押さえたいポイントとしては、以下のようなものがあります。

・誰に対してどんな種類の経費を適用するのかを明記する
・一度に申請できる上限金額を設定する
・申請期限を設定する

他にも、領収証がない場合の処理をこのようにするかなど、経費の種類によって細かいルールが必要です。

どんな点に注意が必要？

申請ルールを作成するにあたり、注意すべき点もあります。

・自己決裁を禁止し必ず他の決裁者からの承認を必要とすること
・例外は認めずにルールを徹底すること

不正の防止とルールを形骸化させないため、このような内容を含めることも検討しましょう。また、定期的な見直しを行い改訂することも大切です。

スムーズに運用するには

申請ルールの作成や見直しを行ったら次は社内へ周知し、ルール遵守を徹底してもらうことが必要です。

また、運用を開始してからもルールが浸透しているかを定期的に確認しましょう。不明点を解決するための仕組み作りにより、漏れやミスを防ぐ体制を整えるなど、いったん作成したらそれで終わりではなく、常に改善しアップデートしなければなりません。

経費精算業務のシステム化とアウトソーシング活用

経費精算業務の効率化には、業務の可視化と申請ルールの作成が重要ですが、通常業務を行いながら進めるにはかなりの時間と労力が必要です。そこで、経費精算業務のシステム化とアウトソーシングを導入する企業が増加しています。

業務の可視化には客観的な視点が必要

業務プロセスを可視化する作業は、アウトソーシングを利用することでスピードアップが期待できます。なぜなら、通常業務と並行して行うには手間と時間がかかること、そして属人化した業務や慣例で行われている業務は社内で改善・効率化を進めにくいケースがあるためです。経費精算業務の可視化や改善も例外ではありません。

経費精算のアウトソーシング

経費精算業務でアウトソーシングを活用する場合、業務の一部を委託する方法と業務プロセス全体を委託する方法「BPO」があります。申請ルールの作成や業務の可視化・改善に至るまでの全体を委託するBPOであれば、経営的な視点での課題解決を目的としているため、継続的なアウトソーシングが可能です。

経費精算システムとBPOを同時に活用する

どんなに申請ルールを整備したり業務改善を行っても、人が行う作業のため申請ミスや差し戻しが完全になくなるわけではありません。

そこでさらに効率化を目的とし、システム導入と業務全体についてはBPOの活用を同時に行う方法がおすすめです。特に、近年はクラウド型サービスの開始によりシステム化する企業が増え、現在はシステム化とBPOの両方を導入する企業も増えています。

Mamasan&Company × 楽楽精算

今回は今増加する「経費精算システム」「BPOサービス」両方の活用についておすすめを紹介します。楽楽精算をMamasan&CompanyのBPOで導入することにより、申請ルール・フローの構築や業務の効率化が継続的に実現可能になります。どちらかのみを選択した場合より人的リソースの負担軽減が見込めるでしょう。

Mamasan&CompanyのBPOサービス

Mamasan&Company では「クオリティ・スピード・低コスト」をコンセプトに、10年以上にわたり経理・給与計算・労務管理などのバックオフィス業務、システム開発、WEBやDTPなどのクリエイティブ業務をBPOで請け負っています。日本国内だけではなく世界中に300名以上のテレワーカーが在籍し業務を行っています。
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