現在、様々な国でおうち時間の充実を目的に、ネットで様々なものを購入する人が増えてきました。それに伴い、ECサイトの売上増加や商品種類や在庫数の拡大などは運営者にとって嬉しい反面、受発注管理など運営の業務負担が大きくなっているともいえます。日々のショップ運営や顧客対応に追われ、マーケティングやキャンペーン企画の立案、広告運用など手が回らないことに頭を悩ませている企業も多いのではないでしょうか。
こうした受発注業務を始めとするバックオフィス業務の効率化や負担の軽減には、外注の活用がおすすめです。さらに、管理システムやツールを導入し、システム運用ごと外注することでさらなる効率化も可能となります。
システムや外注を活用するメリット、導入時の注意点などを踏まえ、前向きに業務効率化を行っていきましょう。
負担が大きいECサイトの受発注管理
ECサイトを運営するには様々なバックオフィス業務が必要となります。そのうちの1つである受発注管理とはどんなものでしょうか。注文数や商品数の増加が起こす、受発注管理業務の負担について理解を深めましょう。
受発注管理とは
受発注管理とは受注管理と発注管理のことを指し、販売管理とも呼ばれています。受注管理は、お客様からの注文を受け、出荷し決済を行うまでの過程を管理するとともに、見積もり作成や請求書の発行、社内システムへの反映など受注に関する様々な業務を行います。
一方、発注管理は、必要な商品を発注し、仕入れるまでの管理をするとともに、在庫状況の把握や商品の特性に合わせたタイミングの見極め、発注先の業者選定などを含めた業務です。
受発注管理は注文数や商品数が増えるほど、受注確認のほか商品に対する問合せなどの顧客対応、商品管理の負担などが増えていくため、少人数でwebサイト運営を行なっている店舗にとって大きな負担となるでしょう。
ミスが許されない受発注管理業務
受発注管理の良し悪しは顧客の信頼に直結する重要な業務のため、ECサイトの運営者は極力ミスを防がなくてはなりません。受注業務では、注文内容や注文者情報、希望納期や配送予定日、請求先や金額など、1つでも間違えると顧客に商品を届けることができなくなります。受注確認メールや発送連絡など、顧客とのやり取りも迅速に行わなくてはならず、緊張感を持った対応が求められます。
また、発注管理は在庫管理の側面もあるため、欠品などが起こらないよう確実な在庫確保やページに掲載されている情報を最新の状態に保つなどの注意が必要です。
受発注管理における課題とは
ECサイトの運用には、さまざまな疑問や課題があります。とくに煩雑な作業である受発注管理を外注することで、抱えやすい問題をクリアすることもできるでしょう。
では、受発注管理の外注が有効であるポイントを紹介します。
店舗を増やしたが手が足りない
自社サイトを少人数で運営しているといった企業は少なくありません。そのため、受発注管理に時間を取られてしまうと、ほかの仕事が滞ってしまいます。
また、自社サイトだけでなく楽天やamazonなど、複数のモールを管理する場合、その作業は重複し様々な作業が必要となるでしょう。そのため、ネットショップや実店舗を増やしたいと思っても、人材が足りず実現することが難しくなります。
受発注管理で必要となる細かな作業を外注することで、店舗管理や新たな業務に使う時間が確保できるため、店舗数拡大も可能となるでしょう。
サイトをブラッシュアップしたいけど仕事量が多くて作業が進まない
ECサイト運用の中でもとくに煩雑で時間を取られがちなのが受発注管理です。受発注管理を外注することで、運用スタッフは時間を有効的に活用することができるようになるでしょう。そうすることで、時間的余裕が生まれ自社サイトのブラッシュアップ、SEOやSNS向けの対策強化や動画の配信、カート周りの整備などサイトやサービスを改善させることができます。
在庫管理が苦手で毎月差異が生じてしまう
サイトマップやデザインの構成、商品撮影やコンテンツ作成など、制作は得意でも在庫管理や発注・受注などの管理や経理関係が苦手という運営者も少なくないでしょう。毎月差異が生じていると、運用にも影響してしまいます。受発注管理を外注することで苦手な作業に煩わされることなく、質の高いサイト運用が可能になるでしょう。
業務効率化の方法①Web受発注システムの導入
受発注管理の効率化の方法にWeb受発注システムの導入があります。このシステムを導入することで、データ入力の自動化や顧客データの一元化が可能となり、業務負担の大幅な軽減が可能です。システム導入の具体的なメリットや選び方について解説していきます。
Web受発注システム導入のメリット
システムを導入することで、受発注管理の様々な業務の自動化や、複数にわたる販売チャネル上の情報統合がなされ、人為的なミスの防止や業務負担とコストの軽減が可能です。
また、在庫管理システムとの連携で、リアルタイムで在庫数を確認できるようになったり、販売管理システムと連携することで、顧客情報の一元化が実現できたりと、既存のシステムと連携可能なサービスを選ぶことで様々なメリットが得られます。
Web受発注システムの選び方
システムを選定する際は、他システムと連携可能かどうか、例えば楽天市場やyahoo!ショッピングなど、出店しているショッピングモールへ対応しているか、自社の業務フローに対する適合性などは留意しておきたいポイントです。
また、既に使用しているシステムとの連携や対応ショッピングモールの確認はもちろん必要ですが、今後のシステム拡充や新規出店も視野に、その受発注管理システムが連携できる他のシステムやショッピングモールについても調べておくとよいでしょう。
システムの操作性や業務フローへの適合性などは、実際にシステムに触れてみないとわかりにくいため、無料トライアルを活用するのも良い方法です。導入事例を参考にシステム導入後の運用をイメージすることもできます。
Web受発注システムのタイプ別料金目安
Web受発注システムのタイプには、自社に合わせた開発の程度でいくつかタイプが分けられます。それぞれのタイプと料金の相場について紹介します。
■フルスクラッチ
制作会社が自社専用に一からオリジナルでシステムを開発するため、自社が要望する機能と利便性を備えた独自のシステム構築が可能です。開発にかかる時間でも変動しますが、初期費用は数百万～数億円、維持費用は3万円～数十万円かかり、サーバーなどの周辺機器の更新費用も別途必要で、かなりのコストを要します。
■ハーフスクラッチ
基本となるパッケージがあり、業務に合わせ一部機能を追加開発を行います。フルスクラッチと比較し、初期費用も100万円～数千万円ていどに抑えることができます。維持費用は、フルスクラッチと同じ3万円～数十万円ほどです。
■クラウド
基本パッケージの機能だけを利用し、オプションなどで機能を追加します。初期費用が無料のシステムもあり、維持費用も月額980円～5万円ていどで利用可能です。導入方法も自社サーバーが不要で、アカウントを作成するだけと簡単なため、最も導入しやすいタイプです。
■オープンソース
ソフトウェアを動かすためのプログラム「ソースコード」が無償で一般公開されているシステムです。カスタマイズ性が高くコストも抑えられますが、自社向けに構築するためには相当の知識と経験が必要です。不具合があった際のサポートも一切ないため、トラブル対応は自己責任となります。自社に専任のエンジニアがいない場合はこの方法は避けたほうが良いでしょう。
業務効率化の方法②アウトソーシングの活用
受発注管理システムの運用を外部に委託することで、運営担当者の業務負担を大幅に軽減することが可能です。アウトソーシングのメリットや選び方、料金の目安について紹介します。
アウトソーシングを活用するメリット
受発注管理業務の外注化は、ECサイト運営担当者の業務負担を減らすことができます。受注確認メールや発送お知らせメールなどの送信、顧客の注文状況ステータスや在庫数をシステムに反映させるなどの様々なバックオフィス業務が委託可能です。
また、アウトソーシング化に伴い、受発注業務の効率化もなされ、業務フローが整理されます。そのため、顧客に対するリスポンスが良くなり、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。
アウトソーシング先の選び方
どの業務に対しても同じことが言えますが、業務をアウトソーシングする際には、委託する範囲や分野を明確化し、希望する業務に対応できるサービス会社であるか、料金は適正か、信頼性がある企業かどうかの確認が必要となります。また、サイト運用業務の流れ全体をコンサルティングしてもらえるか、自社と同じ業種に対して実績があるかどうかも判断材料の1つです。
アウトソーシングの料金相場
受発注管理業務の料金体系は大きく分けて、従量課金制と月額固定制に分けられます。同じ受発注業務でも、業者によって対応可能な範囲が異なるため、サービスの範囲を把握し自社の予算と合わせて比較検討を行うことが重要です。以下に料金の一例を紹介します。
メール対応のみ
受注数 ～300件:68,000円 301～1,000件:148,000円 1,001～2,000件:298,000円
電話・メール対応込
受注数 ～100件:100,000円 101～600件:300,000円 601～2,000円:600,000円
電話・メール対応込 料金タイプ選択可能
従量課金制 1件/250円 月額固定制 50件/10,000円～
外注で業務効率化を！具体的なメリットは
受発注管理システムの運用をアウトソーシング化するメリットについて、詳しく見ていきましょう。
自社に最適な管理システムを選んでもらえる
受発注管理代行を請け負う外注業者には、今まで培われたノウハウがあるため、自社に最適な受発注管理システムを選定してもらうことが可能です。色々な機能や料金、制約などがあり選ぶべきシステムがわからない、自分たちだけで選定することに不安を感じるといった場合は、システム選定から設定までサポートが受けられるため、アドバイサーとして外注を利用することができます。
販売情報の一元管理ができる
Web受発注システムを導入することで、複数にわたる販売チャネルの情報を統合することができ、販売情報の一元管理が可能となります。一元管理が行えることで、情報の共有や検索がスムーズになり、業務負担が減り顧客対応のスピードも上がるでしょう。
受発注業務を外注し業務負担を軽減
受発注処理は、購入者へのサンクスメール送信のほか配送完了の案内や入金の確認など、意外と手間と時間がかかる作業です。しかし、外注することで、これらの時間をカットすることができます。受発注管理を外注し、サイト内運用やメンテナンスに力を入れられれば、サイトや店舗、取り扱う承認数を増やすことができるなど、今後の販路拡大につながるでしょう。
幅広いチャネルへの対応が可能に
外注に委託することで、人手不足でできていなかった、FAX、Web、電話、郵送など様々な方法で顧客アプローチを行うことが可能になります。また、新規キャンペーンの打ち出しに対し、作業員の確保も頼めるため販売戦略の幅が広げられます。
データを分析・販売戦略へのアドバイスに期待ができる
受発注管理で得られたデータを元に、購買層や顧客の購買傾向などの分析やアンケートの実施、統計資料の作成など、今後のマーケット戦略のための様々な指針を得ることができます。アウトソーシング会社には、豊富なマーケティング知識も有しているため、専門的な立場からのアドバイスにも期待ができます。
外注に委託する際の注意点
ECサイトの受発注管理を外注は、時間的余裕や煩雑な作業の回避など多くのメリットが得られる反面、デメリットもあります。外注する際は、デメリットも把握した上で導入を検討しましょう。
コストがかかる
ECサイトの受発注管理は細々とやることが多く、自社で行う場合は時間をとられてしまう部分です。外注することで時間は削減できますが、外部に依頼する場合は費用がかかります。外注費用は、委託先のサービス内容やプラン、自社事業の規模によっても異なるため、その点も含めてしっかりと検討しましょう。
顧客とのコミュニケーションが減る
受発注管理はさまざまな作業のなかに、サンクスメールや問い合せといった、顧客と直接コミュニケーションを取れる部分も多くあります。外注してしまうことで、お客様の声を拾いにくくなったり、見逃す可能性もあるので注意が必要です。
ノウハウが蓄積できなくなる
受発注管理に関わらず、外注した場合のデメリットによく挙げられるのが、ノウハウの蓄積ができなくなることです。管理を外注先に任せる際は、運用方法をしっかりと確認し把握、共有することで、今後の運用に活用できるようにすることがおすすめでしょう。
外注活用で業務負担を軽減しよう！
受発注管理システムには、業務を効率化するための様々な機能があり、負担を減らすだけでなく、品質そのものを向上することができます。さらに、外注にシステム運用をまかせることで、運営に最も大事な今後のマーケティングや販路の拡大、仕入れ先の精査などに集中できるようになるでしょう。また、ECサイト運用のプロならではのアドバイスが受けられるのも魅力です。
システムの導入には、選定の難しさやコスト、習熟までの手間など多くの課題がありますが、メリットも大きいため、外注を活用することも念頭に置いて、是非積極的に行いましょう。
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