昨今、働き方改革や人材不足が社会問題として日々メディアで取り上げられています。
少子高齢化も相まって、多くの企業は人員の確保や業務の効率化への対応をせざるを得ない状況です。
毎月煩雑な経費精算業務をおこなう会計事務所や経理部門も例外ではないでしょう。
解決案の1つとして、外注サービスを利用するという手があげられます。経費精算業務などの経理業務を外注することで、大幅なコスト削減や業務の効率化が期待できるのです。
ここでは、経費精算の外注を活用するメリットや外注可能な内容をお伝えするとともに、おすすめの企業についてご紹介します。
経費精算を外注したい理由
経費精算とは経理業務の一部で、社員が業務のために立て替え払いした費用を、項目ごとに仕分けし、社員に払い戻しをすることです。そのような経費精算業務の外注を活用する企業が近年増えています。
経費精算業務とは？
経費精算の業務内容は多岐にわたります。その中で主に手間がかかる煩雑な業務として、以下のことが挙げられます。
・経費精算書の入力
・交通費や移動費の確認
・上長による確認と承認
・会計ソフトの入力
・支払い処理
経費精算の現状
年度末や年度初め、年末年始などの繁忙期には業務量が増え人手不足となり、経理担当者は残業せざるを得ないという悪循環に陥りがちです。また、通勤交通費の経費精算では、経理担当者をはじめ申請する社員も手続きが必要となります。通勤ルートを検索し料金を調べ必要な書類を作り、経費として申請することは、社員にとって大きな手間です。また、経理担当者も同様に経路検索をしたりと確認作業が発生し、多大な労力がかかります。
外注を活用するという手段
経費精算の負担を減らすために、外注するという選択肢があります。日々の煩雑な業務を外注することはもとより、コアな業務を発注することも可能です。自社のニーズや外注にかけることができるコストなどの状況に合わせて、オーダーすると良いでしょう。
外注のメリットって？
経費精算を外注することで、さまざまなメリットが発生します。ここでは、3つのメリットをご紹介しましょう。
コスト削減
外注の場合は、新たに自社雇用の経理人員を増やす必要がないため、人材育成費・福利厚生費・交通費といった人件費が抑えられます。また、時間給ではないため、業務の量が膨大でも残業費もかかりません。結果として、自社雇用に比べるとコストは大幅に削減することが可能となるでしょう。
人材不足の解消に期待
経費精算業務は、年度末・年度初めや月末月初など忙しい時期があります。しかしそこで煩雑な業務を外注することにより、自社員は業務に追われることがなくなり、コアな業務に集中して取り組むことが可能となるでしょう。繁忙期であっても人材・リソースを確保することができるようになります。
業務の可視化
経費精算を含む経理業務は、専門性の高い分野であると言えるでしょう。そのため、特定の社員が長期間業務を担当し、処理のプロセスが担当社員にしかわからないという属人化の現象が起こりやすいです。しかし外注することで、誰が見ても分かるようにマニュアル化され、業務の可視化に期待ができます。
どこまで外注できるか？
経費精算の外注ではどのようなことがオーダーできるのでしょうか。それは、目視での確認作業から、最新の経費精算システムを使用した業務まで、多岐にわたります。
申請データの確認作業
社員が立替えた申請データ×領収書の突き合せ作業を外注することも可能です。これは人間の目でチェックをする目視確認が一般的ですが、集中力が必要であり、多大な労力と時間がかかります。これは日々発生する煩雑な作業であるため、外注を活用している企業が多いです。
申請不備の問い合わせ
申請された金額やデータに不一致または不備がある場合、もしくは不正が発覚した場合は、申請者に問い合わせ・確認をします。問い合わせ先の申請者が顔見知りであったり、仲の良い間柄だった場合、不正を見逃す可能性も出てくるかもしれません。そういった点においても外注先のワーカーは、ビジネスライクな作業が可能です。
データ作成・仕訳作業
外注では外注先にデータを送るだけで、資料作成や仕訳作業をおこなってくれます。本来であれば申請数が多ければ多いほど業務量が増える大変手間のかかる業務です。しかし、外注先の企業内で、ダブルチェック、トリプルチェックをおこなっているため、信頼性が高く、安心して任せられでしょう。
Mamasan&Company
2008年に設立し、サービスを開始した東京・沖縄・埼玉・熊本にオフィスを構える外注専門企業です。密なコミュニケーションや丁寧で確実な業務遂行に定評があります。また、ローコストな依頼が可能で、自社のコスト削減にも一役買ってくれることでしょう。
https://mama-sun.com/jp/rakuraku_s/
外注専門企業の強み
Mamasan&Companyでは、経理・会計、給与といったバックオフィス業務を総合的に扱う外注を専門としている企業です。専門知識があり経験豊富な人材に加え、世界中にいるクラウドワーカーによる作業で、迅速かつ正確に業務遂行をします。
サービスを開始して約11年ですが、さまざまな企業から依頼を請け負い、近年知名度が上がってきている要注目の外注専門企業です。
幅広い業務の発注が可能
安心のセキュリティ管理のもと、さまざまな業務をおこなっています。業務フローの可視化やバックオフィスのBPOサービス、システム開発やデザインサービス、またコールセンター業務も発注可能です。
経費精算業務では、楽楽精算といった経費精算システムを活用し、一般経費計上や立て替え経費精算、帳票チェックをおこなっています。さらに、経理プロセスの見直しや補助ツールの作成も必要に応じて依頼することが可能です。
導入サービスで安心のフォロー体制
Mamasan＆Companyの大きな特徴は、テレワーク導入支援サービスをおこなっていることです。クラウド型の業務環境を構築・提供、専門家による労働環境の整備、またスタッフのコーチングまでをトータルで支援してくれます。テレワーク導入のノウハウがない企業でも、丁寧なフォローを受けながら、安心かつ確実にテレワークの導入が可能です。
パーソルワークスデザイン
まもなく創業50年を迎える、老舗の外注企業です。長年にわたるノウハウの蓄積や実績の積み重ねにより、安心感があり、信頼してお任せできることでしょう。
頼もしい体制を持つ企業
バックオフィス業務をはじめとしたさまざまな部門の業務を、クリアなフローのもと、効率よく遂行してくれます。また、大きな魅力の1つとして、それぞれの企業のニーズに合ったフローの作成、実行、サポートをすると同時に、社員の個別業務フォローもしてくれることが挙げられるでしょう。外注後の変化による従業員の混乱を防ぐことが可能なのは、大きな長所ではないでしょうか。
請け負う業務内容
さまざまな業務をおこなっています。BPOサービスをはじめ、ヘルスケアサービス、コールセンターサービスまで幅広いです。BPOサービスは、経費精算を含む経理業務、 マーケティングサポート業務、資格検定のサポート業務、受発注業務などがあります。自社のニーズに合わせた選択をするために、発注する業務内容を相談し、見積もり価格を出してもらうのがいいでしょう。
情報セキュリティの万全さ
情報資産をハッキングや漏えいなどあらゆる脅威から守るため、セキュリティ管理には余念がありません。頑丈な情報管理のシステム構築をし、従業員に対する情報セキュリティ教育に力をいれています。また、セキュリティに問題が発生した場合も早急な対応が可能です。そのような環境下で、安定的かつ継続的にサービスを利用することに期待ができます。
NTTビジネスアソシエ
NTTグループのバックオフィス業務で培ったノウハウやスキルを活かし、スピーディかつ信頼性の高いサービスを提供してくれます。創業20年を誇り、外注が普及してきた近年さらに成長を続ける企業です。
柔軟な依頼に対応
さまざまな業務のアウトソーシングはもちろん、コンサルティングも受けられるのは魅力ではないでしょうか。また、どの企業でも時期によって業務量は変わりますが、その変化に柔軟に応じた稼働調節が可能です。
頼める業務とは？
バックオフィス業務から、人材育成、さらにはAIなどの最新技術に関連する業務まで幅広くおこなっています。経理業務を効率化するためのコンサルティング、経費精算システムを利用した経理業務サービス、専門的な知識を要する経理人材育成サービスなどが強みです。
導入例をご紹介
サービス業を営む某社の事例をご紹介します。この会社では、伝票投入業務を外注しました。もともと経理部門の人手不足に悩んでいたものの、導入実績がないことや費用がネックとなり、外注に踏み切れずにいたそうです。しかし、丁寧なカウンセリングとサポートを受け、SaaS型経理システムの伝票投入業務の外注を実現しました。NTTという安心感のもと、顧客に寄り添ったサービスが提供されています。
まとめ
毎月大変な経費精算作業も、外注を上手く活用すれば、より効率的な作業が可能となります。コスト削減が期待できたり、リソースの確保が可能となったり、メリットも多いです。
近年、外注の活用が活発になるにつれて、外注を専門とする企業も非常に増えてきました。多くの企業の中から自社のニーズに合った外注先を見つけることがポイントとなるでしょう。
よりよい業務環境のための選択肢の1つとして、この機会に外注の活用をぜひご検討されてみてはいかがでしょうか。
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